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契約書の書き方!ルールやマナーも解説【例文・テンプレート付き】

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契約書の書き方!ルールやマナーも解説【例文・テンプレート付き】

契約書の書き方!ルールやマナーも解説【例文・テンプレート付き】

契約書の書き方や、そもそも契約書という書類について契約締結日に関するコラムの中でご紹介させていただいた事がございました。
(参考)コラム:契約締結日とは?定義から契約締結で注意する点まで解説
その際に、契約書の書き方において詳細なご質問をいただく事もありましたので、契約書の書き方でご質問の多かった点も踏まえ、今回は契約書の書き方をテーマに、ルールやマナーを解説させていただきます。

契約書とは?

契約書の書き方!ルールやマナーも解説【例文・テンプレート付き】

契約書とはどのような書類でしょうか。企業間で取引をする時、お客様へサービスや商品を提供する時、従業員を採用する時、様々な場面で色々な契約書が取り交わされています。
まずはじめに、契約書がなぜ必要なのか、個人と法人での違いはあるのか、など契約書についてから互案内いたします。
なお契約書の基本についてまとめた資料もご用意させていただいております。
簡潔にポイントだけ抑えたい、という方は以下のボタンより資料(E-book)を無料でダウンロードいただけますので是非ご参照してみてください。

なぜ契約書が必要?

企業が行う経済活動では様々な場面で契約書を必要とします。契約行為そのものは口頭でも成立するものですので必ず契約書を交わさなくてはいけない、というのではありませんが契約書を必要とするには大きく3つポイントがございます。
1つ目は、紛争やトラブルの防止と紛争が起こった時の解決のためです。契約者同士の認識のずれによって生じるトラブル、契約当事者での「言った言わない」など書面でしっかりと明示しておかなければ様々なトラブルが想定されます。契約には当事者双方における権利と義務があり、契約書にはその内容を漏れなく正確に記載しておく必要がございます。また紛争やトラブルが発生しえる事項(商品の納入期日が遅れる)などについては、予めその解決方法を明示しておくのも大切です。
2つ目は、取引の円滑化です。取引の内容を取り決め契約書にまとめておく事で、契約書に従ってその取引を進めていくことができます。双方での確認する手間を減らすことができるでしょう。
3つ目は、社内コンプライアンスの意識強化です。企業間における取引を担当者の勝手な判断で進めてしまうのは大きなリスクを抱えてしまう原因となりかねません。契約書を厳格に作成し、社内での運用やルールを定めておくことで、企業としてコンプライアンスを遵守する事ができ、大切な社員を守ることにもつながります。
以上に掲げました「紛争やトラブルの防止と、紛争が起こった時の解決」「取引の円滑化」「社内コンプライアンスの意識強化」の3つのポイントにおいて契約書は必要となり、大切な役目を果たすことができます。

個人契約と法人契約の違い

契約を行うのは法人の場合もあれば、個人で行う場合もございます。原則としましては、個人でも法人でも契約における違いはございません。法人であることを前提にしした条件が摘要される法律やルールも存在はしますが、個人契約と法人契約、個人契約書と法人契約書、について違いを意識する必要はございません。

契約書の法的効力

先述しておりますように、契約というのは契約書が存在しなくても成立します。一部の契約を除き、口頭であっても契約は成立します。なぜ契約書が必要なのかの説明の際に、トラブルや紛争が起こった時の解決という観点をご紹介いたしました。取引において思わぬ損害が生じることもございます。その際のルールや取り決めを契約書にまとめておくことで、裁判における証拠書類としての法的効力を持たせることができます。その為、契約書へは取引におけるリスクをカバーできる内容を具体的に明示しておくことが大切です。

契約方法は3種類

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契約を締結する方法(手段)は大きくわけますと、「口頭契約」「書面契約」「電子契約」の3通りです。それぞれについて詳しく見てみましょう。

口頭契約

当事者同士の合意によって成立する契約類型のことを諾成契約といいます。
契約とは口頭でも成立させることができますので、口約束であっても契約には変わりありません。
口頭契約は、売買や業務の委託において、申し入れを行い相手方が了解すれば成立します。

書面契約

現代のビジネスにおいて最も多いと思いますのは、書面で契約書を作成し締結する書面契約ではないでしょうか。
契約における取引内容が書面に明示され保管されますので、裁判での証拠書類としても機能させることができます。トラブルを防止しリスクを回避するうえでは、口頭契約よりも書面契約の方が望ましいです。また、契約の類型によっては書面を原則とするものございます。

電子契約

近年増えてきておりますのが電子契約です。電子契約とはオンライン上で完結できる契約手続きです。通常、クラウド上に契約書をアップロードし、当事者双方がワンクリックで合意締結を済ませることができます。書面への署名や捺印、サインもワンクリックで行えますので業務効率を向上させる上では電子契約が大変便利です。

契約書の書き方

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それでは契約書の書き方について、代表的な項目をいくつか具体的にまとめてみましょう。契約書を作成する際の参考にしてみてください。

契約書の全体構成

各項目の説明の前に全体的な構成について解説します。
主な構成要素は「タイトル」「前文」「本文」「後文」「契約締結日」「甲乙」「署名捺印記名押印」となります。構成に決まりがあるというのではありませんが、見慣れた構成となりますので相手方にとっても見やすいのが上述の順番となります。

タイトル

表題とも呼ばれるタイトルへは、契約の内容を把握しやすいように記載しましょう。単に契約書と記載するのではなく、どのような取引内容の契約書なのかかわるように記載すると良いです。相手方が確認する上でもその方が効率的ですし、後々管理しながら探す際にも把握しやすいタイトルを心がけましょう。
例としては、売買契約書」「業務委託契約書」「取引基本契約書」「秘密保持契約書」「不動産売買契約書」「雇用契約書」などがございます。

前文

契約に関する当事者や要旨を明確にするために前文を書きます。
前文では、「誰が」「どのような契約を」「どのような経緯で」契約するのかをまとめるようにします。
なお契約当事者について契約書を読みやすくするために、「甲」「乙」など定義しておくのも前文の役割です。同様に契約内容については「本契約」、取り引きの対象となるサービスを「本サービス」とするなど、条文で利用される言葉を定義しておくと読みやすさが向上します。

本文

契約内容を具体的に書いていくのが本文です。本文は契約書において最も重要な部分となります。規定しておく事項は通常複数ございますので、「条」「項」「号」と段階構造でまとめていくのがポイントとなります。条鋼番号は契約の内容を示す所番地となります。なお「号」については、いくつかの事柄を列記する際に使われるもので、条の中にも号が使われる場合もございます。号を更に細かく列記する際には「イ・ロ・ハ」や「(1)・(2)・(3)」が使われます。
契約書の中で最も重要な箇所として漏れの無いよう、良く確認のうえ書いていくようにしましょう。

後文

後文を構成する要素は大きく4つございます。その契約書の「作成数」と当事者における「所持数」。そして所持する契約書の「分類(原本なのか写しなのか、など)」と契約締結における「締結方法」について、です。
例としては、「本契約の成立を証するため、本書2通を作成し、甲乙各自、記名押印または署名捺印の上、各1通を保有する。」、電子契約によるものであれば、「本契約の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、甲および乙が合意の後、電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する。」というように書きます。

契約締結日

いつ契約が締結されたのか、あるいは、いつ作成されたのか日付を記載します。契約締結日は実際に契約を締結した日付となりますが、効力が発生する日付が異なる場合がございます。契約の効力を発生させる日付は「契約開始日」となります。
また、契約締結日の決め方については正しい日付の決め方についてご質問を多くいただきます。
契約締結日の正しい日付の決め方については以下のコラムもご参照ください。
(参考)コラム:契約締結日とは?正しい日付の決め方と注意点も解説!

署名捺印、記名押印

契約の当事者がそれぞれ署名捺印、若しくは記名押印します。電子契約の場合は、署名捺印に代わるものとして電子署名を施しますので押印は不要となります。リモートワークでなかなか出社できないという方も多く、押印の為の出社というのも大変ですので、電子契約によって押印を不要にして業務効率化を進めるのも良いでしょう。

契約書作成におけるルール・マナー

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契約の相手方との良好な関係性のため、契約書作成におけるルールやマナーについても確認してみましょう。

第三者にもわかりやすい言葉を使う

契約書は紛争やトラブルになった際の証拠書類としても使われます。その為、裁判官など第三者にとってもわかりやすい言葉で記載することが大切です。特に業界で特有な言語を使用している場合などは、それらの言葉について契約書の中で予め定義するなどの工夫も必要となります。また、後々に「言った、言わない」にならないよう、曖昧な表現や省略した言葉も避けるようにしましょう。

安易にひな形を流用するのは避ける

契約書のひな形はインターネットで検索するとたくさん出てきます。しかし、それらをそのまま安易に流用してしまうのはリスクが伴います。自社にとって不利益な内容であったり、抑えておくべき権利などが漏れてしまったり、場合によっては、まったく異なる契約類型の契約書を当てはめてしまう可能性もございます。
必ずひな形にある条項は契約当事者で確認し合うのと、それぞれの取り決めに漏れがないか良く確認するようにしましょう。

送るにはルールがある

契約書の確認を終えて双方の署名捺印や記名押印をするため、相手方へ送る際にも注意が必要です。契約書は「信書」に該当しますので、郵便法と信書便法に定められた方法で送る必要があるからです。また相手方へ間違いなく到着する事を確認する為にも追跡できる手段を使われるのが良いでしょう。
郵送で送るのであれば、「レターパック」「簡易書留」「配達記録郵便」を利用するようにします。
また送付状を用意しておいたり、相手方が返送する際の返信用の封筒を同封しておくなど、相手方への配慮を行うとなお良いでしょう。

契約書を送る際のルールやマナーは以下のコラムでも詳しくご紹介しておりますので宜しければご参照ください。
(参考)コラム:契約書を郵送するには?正しいマナーや送付方法を解説!

複数作成する場合は割印をする

契約書は自社と相手方と少なくとも2部は作成するケースがほとんどでしょう。このように契約書が2部以上になる場合、その契約書が同一のものであるのか、あるいは関係性があるのかを証明する手段として「割印」を押します。
割印は複数の契約書にまたがるように押印するもので、押した印鑑が半分ずつに割れる事から割印と呼ばれます。
割印の押し方やルールについては以下のコラムでもご紹介しております。
(参考)コラム:契約書の割印とは?押し方のルールや意味についても解説!

枚数が複数の契約書は製本する

契約書の枚数が複数枚に渡る契約書も多いです。この場合、途中のページを差し替えられたり、一部を抜き取られたり、ページを加えられたりと改ざんがされないよう「製本」します。また製本をした契約書へは「契印」が必要となります。
製本の方法については下記のコラムで詳しくご紹介させていただいております。
(参考)コラム:契約書の正しい製本方法・綴じ方

訂正する際のルール

契約書に訂正が必要となる場合もございます。その場合の契約書への書き方もポイントになって参ります。
契約書を訂正する方法は、「訂正印や捨印による訂正」「訂正箇所への覚書の締結」「契約書の再作成や、再度の締結」といったことが考えられます。
それぞれ詳しいポイントや注意点について、以下のコラムでもご紹介しております。
(参考)コラム:契約の訂正方法は?手順や注意点を解説

印紙が必要となる場合がある

契約書の書き方と合わせて確認が必要なのが収入印紙の有無です。
契約の種類や取り引きの金額によっては、収入印紙の貼付けと消印が必要となって参ります。
収入印紙が必要となる場合の条件や金額については以下のコラムで詳しくご紹介しております。
(参考)コラム:契約書に収入印紙は必ず必要?条件や金額について解説!
また、収入印紙は印紙税法に定められる課税書類における納税の役割がございますが、収入印紙を貼付けるだけではその役割を果たせません。消印が必要となります。収入印紙への消印については以下のコラムをご参照ください。
(参考)コラム:収入印紙の割印(消印)とは?間違いやすい部分や注意点を紹介
なお、電子契約であれば収入印紙は不要となります。面倒な収入印紙の貼付けを行わず、印紙代も削減できますのでおすすめです。
電子契約については下記より無料で資料をダウンロードいただけますので、宜しければ合わせてご参照ください。

まとめ

今回は契約書の書き方について、ルールやマナーをご紹介いたしました。
合わせて契約書作成におけるルールやマナーについても改めて解説させていただきました。
契約書作成における、押印や製本、収入印紙など、ルールに沿って運用するのは大変ですし費用もかかって参ります。電子契約であれば、押印は不要となります、製本の必要性もございません。また収入印紙代も削減できますので便利にお得にご利用いただけます。契約書を郵送して返送してもらう時間も削減できます。
ぜひ電子契約の導入も合わせてご検討ください。
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DX-Sign メディア編集室

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ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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