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【法人向け】印鑑証明書取得のための事前準備
印鑑証明書とは、会社の代表印が、法務局に実印としてきちんと登録されていることを証明するための書類です。使用シーンとしては会社を設立する際の法人登記や法人口座の開設、賃貸契約を結ぶ際などが挙げられます。
印鑑証明書は提出が必要な時に取り寄せることができますが、取り寄せるには法務局にて印鑑登録を済ませ、印鑑カードの取得が必要になります。ではその具体的な準備について見ていきましょう。
印鑑登録
印鑑証明書をもらうには、まず初めに印鑑登録が必要です。
登録の仕方としては法人の場合「印鑑届出書」という書類に必要次項を記入後、管轄の法務局に提出します。
提出は、代表者本人による提出と代理人による提出の二通りがございます。
代表者本人による提出の場合、代表者個人の実印(市区町村に登録済みの個人印鑑)が必要です。
また、代理人を立てる場合であっても、委任状欄で、個人の実印(市区町村に登録済みの個人印鑑)が求められますので注意しましょう。なお、個人の実印の印鑑証明書を添付する際は、発行から3カ月以内のものを使用してください。
登録する印鑑のサイズにも規定があり、「辺の長さが1cmを超え、3cmいないの正方形の中に収まるもの」である必要がございます。辺の長さと規定されますが、丸い印鑑では直径で算出します。
印鑑届出書の概要や注意点については以下コラムで詳しく解説しておりますのでよろしければ合わせてご覧ください。
参考）印鑑届出書とは？書き方や注意点を記載例とともに解説！
印鑑カードの取得
印鑑登録が完了したら、次は「印鑑カード」の取得手続きをしましょう。
印鑑証明書を発行するには、印鑑登録だけではなくこの印鑑カードというものも必要になります。
具体的な取得方法としましては、「印鑑カード交付申請書」に必要事項を記入し、管轄の法務局に提出します。簡単に取得できますので、印鑑登録をしたついでに印鑑カードの取得も済ませておきましょう。
印鑑証明書は、印鑑カードがなければ発行できません。突然求められても慌てないように事前に手続きを行ってください。
【法人向け】印鑑証明書の取得方法
さて、印鑑登録と印鑑カードの手続きを終えたところで、いよいよ印鑑証明書の発行に移ります。
印鑑証明書は、法務局だけではなく様々な場所で発行が可能になっております。
以下より詳しくご紹介しますので参考にしてください。
法務局の窓口
一つ目は、会社の本店や支店を管轄する法務局の窓口で申請を行う方法です。この方法が一般的な方法です。
管轄する法務局については法務局のHPで調べることができますので参考にしてください。
参考）管轄のご案内：法務局
具体的な申請の流れは、窓口にて印鑑証明書の「交付申請書」に必要事項を記入後、提出します。この時、前項でご説明しました印鑑カードのカード番号を記載する欄がございますので、必ず印鑑カードを持参してください。
最後に、決められた手数料額の収入印紙または登記印紙を購入して交付申請書に添付し、印鑑カードと一緒に窓口に提出すれば、印鑑証明書を取得できます。窓口での書面請求の手数料額は1通450円です。
オンラインで請求すれば価格が少々お得になりますので少しでも価格を抑えたい場合はおすすめです。オンラインの申請方法については後ほどご説明いたします。
郵送
二つ目は、郵送で交付申請を行う方法です。
法務局のHPより「印鑑証明書交付申請書」をダウンロードし、印刷後、必要事項を記入して郵送してください。その際、印鑑カードと返信用封筒・郵便切手を同封して郵送する必要がありますので注意してください。
特に、大切な印鑑カードを同封しますので、郵送の間の紛失にご注意ください。その場合、書留や配達証明などのオプションサービスや追跡可能な宅配便を利用すると安心です。
♦印鑑証明書交付申請書(見本)
参考）法務局ホームページより
https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001328652.pdf
オンライン
三つ目は、オンラインから申請を行う方法です。
具体的には、法務局が提供する「申請用総合ソフト」を使用します。
「申請要総合ソフト」とは申請書の作成や電子署名の付与、電子公文書の取得などの操作が行えるソフトのことです。法務局のHPよりダウンロードし、お手持ちのPCにインストールして申請します。インストール前に、ソフトがご自身のPC環境と適合するか確認してください。
初回利用時は、ソフトをインストールし、申請者の情報の登録や電子証明書の取得などの操作が必要になります。いざという時にスムーズに申請できるよう、余裕がある時間に事前にセットアップしておくと良いでしょう。
申請用総合ソフトによる申請・請求手順については、法務局のHPをご参考ください。
参考）申請用総合ソフトでの請求方法
申請した印鑑証明書は、受取先に指定した法務局の窓口で受け取るか、郵送してもらうかのどちらかを選択できます。
手数料ですが、オンライン請求＋窓口交付の場合は390円、
オンライン請求＋郵送の場合は410円となります。
オンラインの場合、該当のソフトをダウンロードする必要はございますが、一度設定をすればどこでもオンライン申請が可能となります。手数料の節約や利便性を考えますと、オンラインでの手続きも視野に入れてみてはいかがでしょうか。
証明書発行請求機
最後は証明書発行請求機を使う方法です。
証明書発行請求機がある法務局では、申請書を作成することなく、請求機へ入力するだけで印鑑証明書を窓口にて受け取れます。※印鑑カードを必ず持参ください。
証明書発行請求機の設置場所については法務局のHPをご確認ください。
参考）証明書発行請求機の設置場所 (法務局HP内)
【法人向け】印鑑証明書に関する注意点
最後に、印鑑証明書に関する注意点についてお話したいと思います。
大きく分けて3つございます。
受付・交付時間の違い
一つ目は、申請の方法によって受付・交付時間が異なるということです。
■法務局の窓口にて申請する場合
受付・交付時間は、平日の8時30分から17時15分までとなっております。
祝日の前後や週初めは特に込み合いますので、なるべく時間に余裕をもって申請に向かいましょう。なお、土日祝や年末年始はお休みとなります。
■郵送にて申請する場合
郵送の場合は、申請の時間を気にする必要はございませんが、休みや祝日を挟む場合は交付に時間がかかる可能性がありますのでご注意ください。
■オンラインにて申請する場合
オンラインの場合の申請は、平日の8：30～21：00までとなっております。
なお、受取方法を受取を法務局に指定している場合は、前述しましたように平日8時30分から17時15分までとなります。
法務局証明サービスセンターの窓口に指定している場合は、受取可能時間が平日8時30分から16時30分までとなっていますのでご注意ください。
受取を郵送にしている場合は来庁不要ですが、緊急の場合はなるべく窓口受取をおすすめしております。
コンビニでの取得は不可
二つ目は、コンビニでは発行できない点です。
個人の印鑑証明書であれば、コンビニでも取得可能なのですが、
法人の場合はコンビニで印鑑証明書の取得はできません。
法人の印鑑証明書は法務局の管轄となっておりますので、あくまでも法務局を通して取得しなければなりません。
印鑑カードの取得・管理を厳重に
三つ目は、印鑑カードの取得と管理についてです。
繰り返しにはなりますが、印鑑証明書を取得するには、印鑑カードが必要です。
したがって、印鑑登録をしたついでに印鑑カードの取得手続きも済ませておくことをおすすめします。
また、印鑑カードの紛失にご注意ください。
印鑑カードさえあれば代表取締役以外の誰でもが会社の印鑑証明書を入手できますので、紛失して他人に渡った場合、悪用される可能性もあるからです。
もしも印鑑カードを紛失したことに気づいた場合は、本店所在地を直轄する法務局で速やかに手続きをおこなってください。具体的には「印鑑カード廃止届書」で廃止の届出をし、「印鑑カード交付申請書」で新しいカードを再発行できます。
申請書は法務局のWEBでもダウンロードできますので参考にしてください。
参考）印鑑カード交付申請書
参考）印鑑カード廃止届書
まとめ
いかがでしたがでしょうか。
今回は印鑑証明書をテーマに、取得のための事前準備から取得方法、注意点までご説明しました。
印鑑証明書を発行するには、事前準備として印鑑登録と印鑑カードの取得が必要となりますので忘れずに行ってください。申請場所は、法務局の窓口で行うことが一般的ですが、手数料を少しでも安く抑えたい場合はオンライン申請もおすすめです。
なお、申請の方法によって受付・交付時間が異なりますので注意しましょう。
このコラムでは、会社印鑑の登録から証明書発行までに関する記事を度々お届けしております。次回もお楽しみに。
