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契約書製本(袋とじ)とは?製本の仕方と注意点を紹介

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契約書製本(袋とじ)とは?製本の仕方と注意点を紹介

契約書のページ数が複数枚になる場合では、製本テープ等を使って製本(袋とじ)します。この製本の目的やとじかた、製本する業務を効率化するポイントについてご案内いたします。

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契約書製本(袋とじ)とは?

複数のページがある契約書を本のような状態に留める契約書の製本。書面の片側をステープラー(ホチキス)などで留めて、製本テープを用いて固定する方法が一般的です短冊状の紙を用いて糊付けする方法もございますが、どのような方法にしても業務上の時間と手間は必要となります。

契約書を製本(袋とじ)する目的とは?

この契約書の「製本」が行われるには明確な目的がございます。大きく二つの観点で製本の目的をご案内いたします。

改ざんを減らすため

一つ目の目的は契約書の改ざんを防止し、改ざんを減らすためです。
複数枚の契約書の場合、一部のページを後から差し替えたり、抜き取ったり、あるいは加えたりといった改ざんが行われるリスクがございます。そこで、改ざんがされていない事の証明のために「契印」を押します。契印をする事で、契約書のページが正しく連続している事を証明します。
製本された契約書の場合は、製本テープの上などページをまとめている部分へ契印を押して改ざんを防止しております。

押印する箇所を減らすため

二つ目の目的は、押印する箇所を減らせるという利点です。押印回数を削減し業務効率を向上させる事へつなげる上でも製本は役割を果たしております。
複数枚の契約書を製本しない場合は、ステープラー(ホチキス)などで片側を留めた状態となりますが、その場合には契印をページの見開き部分、すべてに対して、契約当事者全員が契印を押す必要がございます。複数ページの連続性を証明するためにページの見開きを跨ぐように契印を押します。枚数が増えれば増えるほど、見開きごとに押す作業工数が増えるため非効率になります。
一方、製本(袋とじ)を行った場合であれば、袋とじにした製本部分へ契印を押すのみになりますので、押印する箇所を減らすことができます。

契約書の製本(袋とじ)の仕方

それでは、実際に製本する場合の袋とじの仕方についてご案内いたします。A4の紙での契約書が複数枚あり左側をステープラー(ホチキス)などで留めた状態と仮定します。
袋とじの仕方として、「紙」で行う場合と、「製本テープ」を利用する場合で、それぞれの方法でご案内いたします。

紙で製本(袋とじ)する場合

紙で製本(袋とじ)をする場合は、まず初めに製本に使用する高さと幅の紙を用意いたします。
A4サイズの高さ(縦の長さ)よりも両側が少しはみ出る位の帯状に紙を切ります。はみ出る部分はマーキングしておけばカットする際の目印となります。
横幅はステープラー(ホチキス)で留めた部分を隠せる幅の3倍程で用意します。
用意した紙を三等分に折り、左右のはみ出る部分をカットすれば、製本にする「紙」の完成です。三等分にした左右をカットしてますので、真ん中の部分だけがはみ出る長さの状態になります。
この製本用に用意した紙の左端を、契約書の左端へ揃えます。更に、三等分にした一番、左側の部分へ糊付けし契約書へ貼り付けます。
糊付けされていない部分を、糊付けした側へ折りこみます。
こうすると、A4の高さよりもはみ出ている部分が、契約書の左端に揃う状態となります。
はみ出た部分の上下をそれぞれ、契約書の裏側へ折りこみ糊付けします。
最後に左側に余る部分も裏側へ折りこみ糊付けします。
仕上げとして、綺麗に紙のシワは伸ばしておきます。
以上の流れで、上下左右をしっかりと糊付けされた製本の状態となり、改ざん防止に有効となります。
契印をする際は、糊付けした紙と契約書を跨ぐように契印を押します。

製本テープで製本(袋とじ)する場合

市販されている製本テープを使用すると、より簡単に製本(袋とじ)が可能です。
製本テープで製本する場合は、契約書の長さよりも少し長めにカットし上下にも折りこめるように用意しておきます。
製本テープの片側を剥がし、上下を残しながら契約書へ貼り付けます。この際、製本テープの裏紙にある方眼にテープの位置を合わせながら真っすぐ貼るようにします。
次に契約書の裏側も袋とじにしながら製本テープのもう片方で貼り付けます。
上下に余る部分へ切り込みを入れ、表、裏と折りこんで貼付け上下も包む形にして完成です。
製本テープを使用する方が、紙で製本するよりも作業は楽になります。
とはいえ、都度、製本をして契印をしていくのはやはり非効率になって参ります。

電子契約の場合

このように、紙の契約書を製本する作業は、紙で製本する場合はもちろん、製本テープを使用してもそれなりに手間がかかる作業となります。
電子契約の場合では、紙の書面への押印そのものが不要となりますので、印刷して製本して、といった手間や作業が必要なくなります。どうしても人為的な作業になりますので、製本に失敗したり、契印や押印に失敗したり、という経験をされた方もいらっしゃるかと思います。このような作業工数を削減し生産性の向上へつなげることができます。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

電子契約サービス「DX-Sign」では、クラウド上に契約書をアップロードし契約当事者双方の合意締結を電子署名を施すことで証明いたします。そしてDX-Signの場合、契約の相手方は、DX-Signへのアカウント登録が必要ありませんので、これまで製本し相手方の契印を求めていた、というような契約書の場合でも、自社のみならず、相手方にとってもメリットのあるサービスとなります。クラウド上での契約合意締結となりますので、郵送するといったことも不要で、印紙代も削減することができます。
また、電子契約で締結した書類はクラウド上で管理する事になりますが、DX-Signであれば書類を管理するグループやキャビネット、あるいは、各書類へのメンバーの閲覧権限など細かく設定する事ができます。
業務効率にもコスト削減にも、そして社内のガバナンス強化にもつなげられる電子契約としてDX-Signはお勧めです。

まとめ

今回は契約書の製本(袋とじ)についてご案内いたしました。
製本は、複数枚にわたる契約書の改ざん防止に大切で必要なことですが、一方で契約業務での手間やコスト増になっておりました。製本した契約書は相手方にも契印を求める必要があり、面倒な作業も多くございました。
電子契約であれば製本や押印の手間をなくし業務効率向上と合わせてコスト削減が可能です。
もしも、これから契約書の製本しようとしていた、という方は一度、電子契約サービスをお試しいただくことをお勧めいたします。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

執筆 ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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