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電子契約とは?メリット・デメリットやサービス導入のポイントについて解説

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電子契約とは?メリット・デメリットやサービス導入のポイントについて解説

電子契約とは?

電子契約は、電子化した文書に電子署名する事により書面契約と同様の法的根拠を認める契約行為です。
電子契約サービス、DX-SignならPDFの契約書をクラウド上にアップロードいただくだけで契約を締結する事が可能となります。

電子契約とは

契約の合意締結にあたってはこれまで、紙へ押印し取り交わす事が主流でした。インターネットの普及、電子取引の増加といった時代背景を受け、電子帳簿保存法やe-文書法など、電子取引に関連する法令により、電子契約の有効性や証拠力が整備されて参りました。
これにより従来の紙での契約に代わり、電子上での契約行為が普及し電子契約を導入する企業も増えていっております。

電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約の違いは、どのように証拠力を認めるかという法的な観点と、どのように締結を行うのかという業務的な観点があげられます。
法的な観点としては、紙の契約の場合は印鑑と印影で押印により証拠力を認められていますが、その押印に代わるものとして電子署名が認められること。また本人性の担保としての電子証明書、そして、いつ合意締結を行ったかをタイムスタンプにより記録する点、などが紙での契約と大きく異なります。
業務的な観点では、印刷して印紙を貼って郵送して、という業務プロセスを電子化する事ができるのと、そもそも印紙が不要となる点が大きく異なります。

電子文書の法的効果

では、電子契約による合意締結がどのように法的効果として証拠力を認めるのかについてご案内いたします。
電子署名の仕組みについては別途コラムでご紹介しておりますので宜しければ合わせてご参照ください。
▼▼電子署名とは?▼▼
また電子契約で締結した書類へはタイムスタンプが施され、電子署名と合わせて、いつ・誰が契約へ合意締結したのかを確認する事ができます。
電子契約では、押印に代わるものとして電子署名という暗号処理を行い本人性と改ざんされていない事を証明しております。また押印の場合の印鑑証明書にあたるものとして、第三者機関が発行する電子証明書が本人性を担保いたします。

電子契約のメリットとは

電子契約では、紙での契約と異なり契約書の印刷や製本、相手先への郵送などの作業を省くことができます。よって契約業務に関わる業務効率が改善され業務コスト改善につなげる事ができます。また電子契約では印紙も不要になりますので、契約内容によっては高額な印紙代が発生しているケースもございますが、印紙代を削減できるメリットも大きな特徴です。
さらに、契約手続きの内容が可視化された状態で管理できますので、更新漏れの防止や解約時の検索強化などコンプライアンを強化できる面もメリットとしてあげられます。

業務効率化

紙の契約での業務プロセスは、契約書面への合意から始まり、印刷し製本し印紙を貼って押印し、郵送の場合には封入をして宛名などを記載し送付します。
対して電子契約の場合においては、合意された契約書面をPDFでアップロードし、電子署名を行い、相手先へは電子メールの送信により契約締結を進める事ができます。
また、管理面でもリストを作成したりファイリングしたり事務所の書棚ごとに保管したりといった手間もなく、書類ごとの情報入力のみでサーバーで保管する事が可能となります。

コスト削減

電子契約は印紙税の課税対象とはなりませんので印紙代を削減する事ができます。またクラウド上ですべて完結する事ができますのレターパックなどの郵送代や、そもそもの印刷代やインク代といった諸経費も削減する事ができます。業務効率化により関わる人員の業務時間短縮によるオペレーションコスト削減にもつながります。

コンプライアンスの強化

電子契約により合意締結された書類はクラウドサーバー上で管理され、所定の検索機能により管理する事が可能となります。契約の更新漏れであったり、そもそも締結が完了していなかった、といった事態を防ぐ事ができます。
電子契約サービス「DX-Sign」ならグループ管理機能やキャビネット機能、メンバーへの閲覧権限の管理もノーマルプランで実装されていますので社内の運用に合わせたリスクマネジメントが可能となります。

電子契約のデメリットとは

電子契約によるデメリットとしては、運用のコストと契約相手先側での対応がございます。

運用のコスト

まず運用のコストですが、一般的な電子契約サービスの場合、月額の固定費用と契約送信1件ごとに発生する変動費用が主なコストとなります。例えばDX-Signの場合はノーマルプラン利用時には月額8,800円(税込)と契約1件220円(税込)の費用が発生いたします。
月間での送信件数がほとんどない場合などは固定費用が割高になってしまいます。
想定される件数が常に5件未満で組織上、グループ管理などの必要性がないのであれば、無料プランをおすすめしております。無料プランはユーザーが1名に限定され送信も5件までとはなりますが無料でご利用いただく事が可能です。

相手先側での対応

契約行為には相手先が存在します。電子契約においては相手先から電子契約への理解が得られるか、という点もひとつの問題となります。電子契約を未導入という企業も少なくありません。未導入の場合には電子契約での締結になる旨の理解と、契約書面に対しては電子上での締結と電子ファイルの保存を明記しておいたり、クラウド上での電子契約の受け取り方や合意の仕方についてご案内が必要となります。
DX-Signでは、受け取った企業様やお客様に向けたガイドやサポートも無料で充実させております。
詳しくはお問い合わせください。

電子契約サービス導入のポイント

電子契約を導入するにあたっては、目的を明確にしておく事と目的に合った機能が充実している事を事前に確認しておく必要がございます。その上で必要な機能を網羅した場合のコストで電子契約事業社を比較される事をお勧めしております。必要な機能が無かった、あるいは必要な機能にはアップグレードが必要だった、という声も伺っております。
自社の目的を明確に、必要な機能を低コストで利用できるサービスを選ぶと良いでしょう。
また各サービスで無料のプランがあるケースがほとんどですので、まずは無料で試してみる、というのも大切です。

署名タイプの違い

導入するにあたっての検討のポイントともなりますが、電子契約の電子署名では「当事者型」と「立会人型」という二つの署名タイプがございます。

当事者型

当事者型の電子署名は、契約をする当事者双方が第三者機関である電子認証局より電子証明書を発行し電子署名をします。
自社のみではなく相手先にも電子証明書を発行いただく必要がございますが厳格な本人性と信用性が担保される電子署名タイプです。

立会人型

一方、立会人型の電子署名は、契約の当事者ではない第三者が、契約当事者の指示のもとで電子署名を付与する電子署名タイプです。
クラウド上にアップロードされたファイルに対し、メール認証で電子署名を行う事ができます。契約当事者双方は電子証明書を個別に発行する必要がなく手間やコストがかかりません。
利用開始がしやすく安価で進められる電子契約のタイプで様々な業種、業態の企業様で導入いただいております。
DX-Signは立会人型の署名タイプとなっており、電子署名用証明書と署名サービスにサイバートラストの「iTrust」を採用しております。「iTrust リモート署名サービス」は、電子署名を利用する電子契約サービスの信頼性を確保するため、「JIPDEC トラステッド・サービス登録(リモート署名)」の厳格な基準による審査によって運用されているセキュリティ面でも信頼できるトラストサービスです。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

電子契約サービスの導入と運用にあたっては、目的を明確にして目的に沿ったサービスを選ぶ事が大切となります。低コストで充実な機能のDX-Signは標準のプランでもグループでの管理や書類のインポートや検索など、便利な機能を利用する事が可能です。これらの機能を利用する事で2022年1月に改正が施行された電子帳簿保存法への対応が可能になったりガバナンス強化へつなげたりと、様々な目的に沿った運用が実現できます。
お試しでのご利用でも無料プランの他、ノーマルプランを期間限定で月額費用を無料にできる無料キャンペーンも実施しておりますので、自社に合わせた運用を試しながら始める事ができます。
ご利用いただいている企業様からは、シンプルなデザインで圧倒的に使いやすいと評判をいただいております。
利用されるユーザー様はもちろん、契約の相手先様へのサポートも充実しておりますので導入いただきやすい電子契約サービスとなります。
法的根拠を担保する仕組みも、iTrust リモート署名サービス」が電子署名を利用する電子契約サービスの信頼性を確保するため、「JIPDEC トラステッド・サービス登録(リモート署名)」の厳格な基準による審査によって運用されており、セキュリティ面でも信頼いただけます。

電子契約は紙での契約業務に比べて、業務効率化やコストの削減にメリットを打ち出す事ができます。
DXの入口として導入いただく企業様も多いです。自社の目的にあった機能を、より低コストで利用できれば、導入効果を一層高める事ができます。
電子帳簿保存法が改正される事もあって増々注目が高まる電子契約。これから導入をご検討される企業様へは無料でダウンロードいただける電子契約の基本資料もございますので一度ご覧ください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

執筆 ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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