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電子契約とは
電子契約とはオンライン上で行う契約手続きのことを言います。
従来、契約の合意締結にあたっては、紙へ押印し取り交わす書面契約が主流でした。
インターネットの普及、電子取引の増加といった時代背景を受けたことや、電子帳簿保存法やe-文書法など、電子取引に関連する法整備により電子契約の有効性や証拠力が認められてきたことを受け、急速に普及してきているのが電子契約です。
リモートワークも定着している現代において、押印の為の出社といった課題も書面契約の場合はございましたが、電子契約により押印は不要となり、効率的に契約手続きを進められるようになりました。
電子契約と書面契約の違い
電子契約と書面契約の違いは、どのように証拠力を認めるかという法的な観点と、どのように締結を行うのかという業務的な観点があげられます。
法的な観点としては、紙の契約の場合は印鑑と印影で押印により証拠力を認められていますが、その押印に代わるものとして電子署名が認められること。また本人性の担保としての電子証明書、そして、いつ合意締結を行ったかをタイムスタンプにより記録する点、などが紙での契約と大きく異なります。
業務的な観点では、印刷して印紙を貼って郵送して、という業務プロセスを電子化する事ができるのと、そもそも印紙が不要となる点が大きく異なります。
電子文書の法的効果
では、電子契約による合意締結がどのように法的効果として証拠力を認めるのかについてご案内いたします。判断のポイントとしましては、「本人による電子署名が行われているかどうか」という点です。
電子契約の場合、押印に代わるものとして電子署名という暗号処理を行い本人性と改ざんされていない事を証明しております。また押印の場合の印鑑証明書にあたるものとして、第三者機関が発行する電子証明書が本人性を担保いたします。
さらに、電子契約で締結した書類へはタイムスタンプが施されますので、電子署名と合わせて、「誰が」「何を」「いつ」合意したかを証明する事ができます。
電子署名の仕組みについては別途コラムでご紹介しておりますので宜しければ合わせてご参照ください。
電子契約のメリットとは
電子契約では、紙での契約と異なり契約書の印刷や製本、相手先への郵送などの作業を省くことができます。よって契約業務に関わる業務効率が改善され業務コスト改善につなげる事ができます。また電子契約では印紙も不要になりますので、契約内容によっては高額な印紙代が発生しているケースもございますが、印紙代を削減できるメリットも大きな特徴です。
さらに、契約手続きの内容が可視化された状態で管理できますので、更新漏れの防止や解約時の検索強化などコンプライアンを強化できる面もメリットとしてあげられます。
業務効率化
紙の契約での業務プロセスは、契約書面への合意から始まり、印刷し製本し印紙を貼って押印し、郵送の場合には封入をして宛名などを記載し送付します。
対して電子契約の場合においては、合意された契約書面をPDFでアップロードし、電子署名を行い、相手先へは電子メールの送信により契約締結を進める事ができます。
また、管理面でもリストを作成したりファイリングしたり事務所の書棚ごとに保管したりといった手間もなく、書類ごとの情報入力のみでサーバーで保管する事が可能となります。
コスト削減
電子契約は印紙税の課税対象とはなりませんので印紙代を削減する事ができます。またクラウド上ですべて完結する事ができますのレターパックなどの郵送代や、そもそもの印刷代やインク代といった諸経費も削減する事ができます。業務効率化により関わる人員の業務時間短縮によるオペレーションコスト削減にもつながります。
コンプライアンスの強化
電子契約により合意締結された書類はクラウドサーバー上で管理され、所定の検索機能により管理する事が可能となります。契約の更新漏れであったり、そもそも締結が完了していなかった、といった事態を防ぐ事ができます。
電子契約サービス「DX-Sign」ならグループ管理機能やキャビネット機能、メンバーへの閲覧権限の管理もNormalプランで実装されていますので社内の運用に合わせたリスクマネジメントが可能となります。
電子契約のデメリットとは
電子契約によるデメリットとしては、運用のコストと契約相手先側での対応がございます。
運用のコスト
まず運用のコストですが、一般的な電子契約サービスの場合、月額の固定費用と契約送信1件ごとに発生する変動費用が主なコストとなります。例えばDX-Signの場合はNormalプラン利用時には月額8,800円（税込）と契約1件220円（税込）の費用が発生いたします。
月間での送信件数がほとんどない場合などは固定費用が割高になってしまいます。
想定される件数が常に5件未満で組織上、グループ管理などの必要性がないのであれば、Freeプランをおすすめしております。Freeプランはユーザーが1名に限定され送信も5件までとはなりますが無料でご利用いただく事が可能です。
相手先側での対応
契約行為には相手先が存在します。電子契約においては相手先から電子契約への理解が得られるか、という点もひとつの問題となります。電子契約を未導入という企業も少なくありません。未導入の場合には電子契約での締結になる旨の理解と、契約書面に対しては電子上での締結と電子ファイルの保存を明記しておいたり、クラウド上での電子契約の受け取り方や合意の仕方についてご案内が必要となります。
DX-Signでは、ご導入後のお客様や契約書を受信される相手先様に向けたガイドやサポートを無料で提供しております。
詳しくはお問い合わせください。
電子契約サービス導入のポイント
業務効率とコスト削減のために電子契約サービスを導入しようとする企業や自治体が増えております。
しかしながら、数多くある電子契約サービスの中からどのようなポイントを抑えて導入するサービスを選定すべきかは悩ましいところかと思います。
ここでは、大きく4つのポイントに絞って、電子契約サービスを導入する際に抑えておくべき点について解説いたします。
導入の目的を明確に
まずは目的を明確にしておく必要があります。
業務効率化を目的にするのであれば現状のフローと電子契約サービスを導入することによって解消する部分をしっかり確認しておく必要がございます。
コスト削減を目的にする場合は、サービスの導入費用や追加のオプション費用や従量課金で、結果としてコスト増になった、という事がないようにシミュレーションしておく必要がございます。
また目的を明確にしておくことで、導入の効果検証も行いやすくなりますので、導入の目的は明確にしておくと良いでしょう。
関連して、どのような契約書や文書から電子化するべきかも議論しておくのもおすすめいたします。
いざ導入して運用しようとしても、事前に社内の運用の定着や契約相手先の理解を求める必要がございます。
その為、すべての書類をいきなり対応しようとするのではなく、部分的な書類から始めて徐々に広げていく、という方が電子契約の運用定着が進みやすいケースが多いです。
目的を果たす機能があるか
目的が明確になると、どのような機能が必要かも鮮明になって参ります。
契約書を相手先へ送付する前の社内の承認フローや、締結後の文書管理など、自社に合わせて様々な機能が必要になって参ります。
必要となる機能を一覧化しながら、必要な機能を使えるサービスと使う場合の費用をまとめると比較しやすくなるでしょう。
コストは適正か
次にコスト面です。
導入費用・月額費用・オプション費用・従量制費用などが確認し比較するうえで大切なポイントです。
当然、安い方が良いかもしれませんが、使える機能が不足していたり、電子署名法などの法律に準拠していないサービスもあったりしますので注意が必要です。
目的を果たす機能が使えて、法的にも安心できるサービスを前提に、価格面を比較していくと良いでしょう。
無料で試せるか
以上のポイントを抑えたとしても、実際の操作感も大切になってきます。
業務効率化を進めるにはシンプルでわかりやすい電子契約サービスの方が断然おすすめです。
複雑な設計が必要であったり、そもそも使いにくい、ということがないように、まずは無料で試せるサービスで試用してみましょう。
確認の仕方としましては、料金体系が複雑でわかりにくいサービスは、利用する画面も複雑でわかりにくい傾向はあったりします。
料金体系がシンプルでわかりやすいかという点も、無料で試せるサービスかどうかと合わせて確認してみるのもおすすめです。
電子署名の二つのタイプ
導入するにあたっての検討のポイントともなりますが、電子契約の電子署名では「当事者型」と「立会人型」という二つの署名タイプがございます。
電子契約を導入する際には、必ず必要な電子署名についても確認しておきましょう。電子契約に必要となる電子署名では「当事者型」と「立会人型」というふたつの署名タイプがございます。
また、電子契約サービスとしながらも電子署名が使えないサービスや、電子署名を使えても電子署名法には準拠していないサービスもあったりします。
電子契約サービスの導入においては、電子署名についても詳しく確認しておくのもおすすめしております。
電子署名については下記のページでも詳しくご紹介しております。
当事者型
当事者型の電子署名は、契約をする当事者双方が第三者機関である電子認証局より電子証明書を発行し電子署名をします。
自社のみではなく相手先にも電子証明書を発行いただく必要がございますが厳格な本人性と信用性が担保される電子署名タイプです。
立会人型
一方、立会人型の電子署名は、契約の当事者ではない第三者が、契約当事者の指示のもとで電子署名を付与する電子署名タイプです。
クラウド上にアップロードされたファイルに対し、メール認証で電子署名を行う事ができます。契約当事者双方は電子証明書を個別に発行する必要がなく手間やコストがかかりません。
利用開始がしやすく安価で進められる電子契約のタイプで様々な業種、業態の企業様で導入いただいております。
DX-Signは立会人型の署名タイプとなっており、電子署名用証明書と署名サービスにサイバートラストの「iTrust」を採用しております。「iTrust リモート署名サービス」は、電子署名を利用する電子契約サービスの信頼性を確保するため、「JIPDEC トラステッド・サービス登録（リモート署名）」の厳格な基準による審査によって運用されているセキュリティ面でも信頼できるトラストサービスです。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
電子契約サービスの導入と運用にあたっては、求めるものを明確にしてその要望に沿ったサービスを選ぶ事が大切となります。
最後に、実際にお客様から寄せられた代表的なご要望をもとに、DX-Signをお勧めする理由をご紹介させていただきます。
①費用を安く抑えられる
新規での導入はもちろん、他社からのお乗り換えの際に導入コストを気にされるお客様は多くいらっしゃいます。DX-Signでは、導入費用は一切いただきません。Normalプランなら、月額8,800円で、充実した機能をお使いいただけます。詳しくはこちらのページをご参考ください。
→料金・プラン②アップグレードせずとも機能が充実している
一見安く思えても、本当に必要な機能を使うにはアップグレードをしなければならず、結局コストがかかってしまうというお声もよく聞きます。DX-Signなら、標準のNormalプランでもグループでの管理や書類のインポートや検索など、充実した機能を利用する事が可能です。
これらの機能を利用する事で2022年1月に改正が施行された電子帳簿保存法への対応が可能になったりガバナンス強化へつなげたりと、様々な目的に沿った運用が実現できます。
詳しくはこちらのページをご参考ください。
③導入後のサポートが充実している
導入後、契約の相手先様に使い方をどう説明したらよいか分からないというお声もよくいただきます。DX-Signでは、利用されるご本人様に対してはもちろん、契約の相手先様へのサポートも無料で行っております。当社から相手先様への使い方のご説明をさせていただきますので、安心してご活用ください。
詳しくはこちらのページをご参考ください。
④操作が簡単
導入後、一人で使いこなせるか不安というお客様もいらっしゃいます。DX-Signでは、新規で導入する方だけでなくこれまで電子契約を利用していた方にも抵抗なくお使いいただけるよう、使いやすさにこだわりました。
ご利用いただいている企業様からは、シンプルなデザインで圧倒的に使いやすいと評判をいただいております。
無料でお試しいただけるプランをご用意しておりますので、まずは操作性をお試しいただければと思います。
⑤セキュリティが安心
契約書の締結は、重要な内容を扱うことになりますので、セキュリティ面を心配されるお客様も少なくありません。DX-Signでは、iTrust リモート署名サービス」が電子署名を利用する電子契約サービスの信頼性を確保するため、「JIPDEC トラステッド・サービス登録（リモート署名）」の厳格な基準による審査によって運用されており、セキュリティ面でも信頼いただけます。
セキュリティーに関しての詳しい説明はコチラの資料からご覧いただけます。
⑥まずは無料で試せる
いきなり有料を使うのは不安だから、まずは完全無料で操作性を確かめたいというお客様も多くいらっしゃいます。DX-Signでは、完全無料でお試しいただけるFreeプランをご用意しております。
そして今なら、充実機能がそろったNormalプランを月額無料でお試しいただけるキャンペーンを期間限定で実施中です。
まずは無料で操作性を確認したい方はFreeプラン、より充実した機能をお試ししたい方はNormalプラン、と自社に合わせた運用を試しながら始める事ができます。
詳しくはこちらのページをご参考ください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。電子契約は紙での契約業務に比べて、業務効率化やコストの削減にメリットを打ち出す事ができます。
DXの入口として導入いただく企業様も多いです。自社の目的にあった機能を、より低コストで利用できれば、導入効果を一層高める事ができます。
電子帳簿保存法が改正される事もあって増々注目が高まる電子契約。これから導入をご検討される企業様へは無料でダウンロードいただける電子契約の基本資料もございますので一度ご覧ください。
