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電子契約とは | 電子契約を法的観点から解説

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電子契約とは

電子契約は、紙に押印して取り交わしていた契約書を、オンラインで完結させる契約締結の方法 です。
電子ファイルへ電子署名をすることで、押印による契約と同様の法的証拠力が認められます。
オンラインで完結しますので、契約締結にかかる時間やコストを大幅に削減することができます。

一方で、電子契約の場合の法的効力や証拠力やセキュリティへの不安について、電子契約を検討していく際のご質問としてよく頂戴しております。
電子契約についてこのページでは、「法的な効力はあるのか」「証明力はあるのか」「根拠となる法律は」など、法的な観点から解説いたします。

電子契約とは

「法的効力」とは?

電子契約の法的効力について解説する前に、そもそも契約における「法的効力」とはどのように認められるものでしょうか。
結論として契約は、当事者の申込みと承諾の意思表示があった段階で成立するものとなります。
ここで民法第522条の条文を引用します。

このように民法第522条の定めでは、「申し込みの意思表示」と「相手方の承諾」という2つの要素で成立するものとされております。
更に民法第522条では次のように続きます。

すなわち、書面の有無といった手続きや形式ではなく、契約における申込みとその承諾の有無が重要 となります。

よって契約締結における法的効力は、書面に限らず、口頭でも成立しますし、電子契約のように電子ファイルのやり取りでも認められることとなります。

電子契約の法的効力

電子契約の法的証明力 | 証拠としての役割

電子契約も法的に効力が認められる(契約としては成立している)ことを解説いたしました。
では証拠としての役割はいかがでしょうか?
実印などで押印された契約書であれば証拠としてわかりやすいですが、電子ファイルの場合は実印での押印はされませんので証拠としての役割に不安を覚える方もいらっしゃるかもしれません。
この点が紙での契約(書面契約)と電子上での契約(電子契約)の大きな違いであり、電子契約の導入をためらう要因のひとつかと思います。

結論としましては電子契約で締結した電子契約書も法的証明力・証拠力をもちます。そこで電子契約の証拠力についても詳しく解説いたします。

電子契約の証拠力として使われるのが「電子署名です。

電子契約は電子署名によりその契約の真正性を証明します。
次に、電子署名がどのように証拠として認められているかについてご案内いたします。

電子契約における証拠の役割「電子署名」

電子契約を真正に成立させる要件として電子署名がございます。
電子署名は、電子署名法(正式名称:電子署名及び認証業務に関する法律)に規定されており、

電子署名法第三条では以下のように電子署名の役割について定めております。
電子署名法の実際の条文を引用します。

簡潔にいうと、「本人による電子署名が行われている」なら「成立したものとする」 ということです。
民法の条文では、「申し込みの意思表示」と「相手方の承諾」という2つの要素で成立するとなっておりました。
電子契約の場合は、本人による電子署名が電子ファイルへ施されていることが大切です。
すなわち「電子署名」は「押印」と同様の効力が認められており、電子契約の真正性を証明します。
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電子契約を活用するメリット

契約としての法的効力が認められており、電子署名により証拠力も認められる電子契約。

法的にも安心して利用できるのであれば試してみたい、と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
電子契約を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか?
代表的なメリットとしては、「契約業務の効率化」と「コストの削減」 がございます。
書面での契約の場合は、契約書を印刷して製本し、双方が押印を行う為に郵送でやり取りをしたりと、時間や手間を必要としておりました。
電子契約で締結した場合、印刷や製本をする必要はございません。電子署名が法的な証拠力となりますので押印も必要なくなります。
契約締結にかかる時間は大幅に削減され、業務効率化を進めることができます。

また、紙の契約書には印紙税が必用となる場合がございますが、電子契約の場合は課税文書に該当しませんので印紙代を削減 することができます。

双方で郵送をしていた郵送代や締結後の保管にかかる費用も削減することができます。
契約締結のスピードも各段にあがってますので関わる人件費も低減することができるでしょう。

その他にも、契約の締結漏れや更新漏れを監視し防ぐ ことができ、
機密性の高いクラウド上での管理により紛失や漏洩といったリスクも低減 できます。

代表的なメリット


(参考)コラム:電子契約とは?メリット・デメリットやサービス導入のポイントについて解説

電子契約によるコスト削減効果の事例

それでは電子契約の導入によって、具体的にどの位のコスト削減効果を得られるのかシミュレーションしてみましょう。
紙を印刷して書面契約を取り交わす場合、作業に関わる人件費・用紙代や印刷代、行政への税金の支払としての印紙代、そして双方が押印をする為の郵送代などが必要となります。
例えば月に100件の契約を取り交わす際には次のような項目からコストを算出することができます。

電子契約によるコスト削減効果の事例

この事例の場合、書面契約でのコストは年間で¥1,400,000を超えます。

一方で電子契約サービスを利用した場合ですが、電子契約DX-Signであれば月額費用が¥8,000と電子署名での送信費用¥200から算出できます。
同じ事例の場合であれば、電子契約DX-Signで契約締結を行うコストは年間¥369,000ほどです。
比較しますと年間で74%ものコスト削減効果を得られることがわかります。
電子契約で締結した文書であれば印紙代が不要になるというのも大きなポイントです。

(参考)コラム:電子契約によって収入印紙が不要になる理由。電子発行の仕組みを解説

年間コスト削減効果

電子契約での契約締結の流れ

電子契約では驚くほどかんたんに契約締結を行うことが可能です。
必要なのは契約書のPDFファイルネットワークの環境のみです。
パソコンやスマートフォンからいつでもどこでも契約締結を行えます。

【Step1】
契約書のPDFファイルをクラウド上へアップロードします。

Step2】
電子署名を行う署名者を設定します。

Step3】
クラウド上で受信する契約書のPDFファイルへ電子署名を施します。

このような3ステップで、わずか数分で契約締結できます。

電子契約での契約締結の流れ

電子契約DX-Signでの契約締結の流れ

①契約書の作成

締結する契約書をPDFでアップロード
テンプレートとして管理しておく事も可能です。
DX-Signなら一度に複数の契約書を送信することができます。

契約書の作成

②契約書の送信

社内の承認者や署名者、契約相手先の署名者を自由に設定できます。
社内の承認経路を固定化してワークフローのように利用する事も可能です。
署名者も複数設定できますので、三社間契約などでも問題ございません。
また契約相手先は住所録のように登録しておく事ができますので、
送信の度に調べたりする必要もなくなります。

契約書の送信

③契約の締結

かんたんなクリック操作で電子署名を付与できます。
合わせてタイムスタンプも付与しますので法的効力の高い契約締結を行えます。
必要な入力事項を設定して、締結の際に入力する事も可能です。

契約の締結

④締結後の管理

電子署名が付与されたPDFファイルがメールで届きます。
相手方はシステム登録不要で電子署名付きの原本を管理できます。
DX-Signで送信した契約書の場合は、自動的にDX-Signに保管されますので
書類の保管スペースも必要なくなります。
電子帳簿保存法にも対応した形での保管、管理が可能です。

締結後の管理

動画で解説「電子契約 | 契約締結をかんたんに」

ご紹介した電子契約の仕組みや特長を解説した動画です。

合わせてご参照ください。

法的根拠となる電子契約関連の法律

電子契約の法的根拠となる法律のひとつとして、電子署名法について先述いたしました。
電子署名法のほかにも、電子契約を利用する際には抑えておきたい法律がございます。

法的根拠となる電子契約関連の法律

e-文書法

e-文書法とは、正式名称ではなく通称で、2つの法律の総称として使われている言葉です。
e-文書法における2つの法律とは、次の法律を指します。

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」

この法律により、書類を電子化して保存しておく事が可能となっております。
対象となる書類は例として、注文書・契約書・見積書・請求書・納品書・領収書などがあげられます。

(参考)e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。

対象となる書類は、法人税法や所得税法に関連する帳簿類となります。

e-文書法と同様に、書類を電子化して保存しておくことを認める法律には違いはありませんが、電子帳簿保存法の対象となる書類は国税関係に限定されます。電子帳簿保存法に対応することで、経理業務のデジタル化や効率化が図れます。

なお、法改正の中で、電子取引について、電子データの保存が必要となってくる点において事前の準備や対応が求められております。

電子取引データの保存においては、文書管理機能も充実しているDX-Signのようなツールを活用することをおすすめいたします。

(参考)電子取引データの保存方法をご確認ください

(国税庁HPより)

電帳法について詳しく知りたい方は以下コラムもご参考ください。

(参考)コラム:【2023年】電子帳簿保存法とは?改正内容と対応策もわかりやすく解説!

電子署名法

電子署名法とは、書面契約の署名捺印に代わり、電子署名による契約締結の法的効力を定める法律で、電子契約の法的根拠ともいえる法律となります。
重要となる条文は2条と3条にまとめられており、この2つの条文により、電子契約の法的効力について整理することができます。

詳しくは下記のコラムで解説しております。

(参考)コラム:電子署名法とは?なぜ必要?2条・3条について解説!

また、電子署名法の法的効力については、総務省・法務省・経済産業省の連名でQ&A形式でも解説されております。

(参考)利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法2条1項に関するQ&A)

(参考)利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法3条に関するQ&A)

法律の改正後も電子契約化できない契約書

電子署名法やe-文書法などデジタル化に関連する法改正が整備され、ほとんどの契約書は電子契約書として対応できるようになりました。
しかしながら、電子契約書として対応できない契約書も一部ございます。
「書面が必須とされている」「電子化するには相手の承諾や希望を必要とする」といった場合があげられます。どのような契約書が、どのような法律によって電子化できないとされているのか解説いたします。

書面化が必須の義務とされる契約書(2022年時点最新)

まずは契約締結にあたって、書面化が必須の義務と法律で定められている場合です。
根拠法令と合わせてご確認ください。根拠法令につきましては、引用している法令も参考までにご紹介いたします。

書面化が必須の義務とされる契約書

①事業用定期着地契約
こちらは借地借家法の第23条にて「借地権の設定を目的とする契約は、公正証書によってしなければならない。」と定められており、書面での締結が必要です。

(参考)e-GOV法令検索「借地借家法(平成三年法律第九十号)」

公正証書とは、法的行為に対して内容を証明するための書類で、公的資格を持つ公証人が書証として作成する文書をいいます。

②企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
こちらも「企業担保権の設定又は変更を目的とする契約は、公正証書によつてしなければならない。」と企業担保法の第3条に定められており、公正証書化する義務がありますので電子契約化が2022年時点でできません。

(参考)e-GOV法令検索「企業担保法(昭和三十三年法律第百六号)」

③任意後見契約書
任意後見契約に関する法律第3条では、「任意後見契約は、法務省令で定める様式の公正証書によってしなければならない」と定められております。こちらも公正証書化する必要がある書類で、電子契約化ができない契約のひとつとなります。

(参考)e-GOV法令検索「任意後見契約に関する法律(平成十一年法律第百五十号)」

このように、公正証書によって契約を締結するよう法律で定められている契約書は現状、電子契約書としては取り扱いができず、書面契約が必要となっております。

④特定商取引の契約書面
消費者の利益を守ることを目的とした法律に特定商取引法がございます。
特定商取引法とは、事業社による違法・悪質な勧誘行為や広告について規制しており、代表的な例としては、訪問販売や通信販売における消費者トラブルなど、事業社と消費者間でトラブルを生じやすい取引を対象としてルールが定められております。
そのルールの中で、消費者保護の観点から、契約締結時における書面交付が義務付けられております。
対象となる取引は次のとおりです。

・訪問販売
・電話勧誘販売
・連鎖販売取引
・特定継続的役務提供
・業務提供誘引販売取引
・訪問購入

詳細は消費者庁ホームページの「特定商取引法ガイド」をご参照いただければと思います。

(参考)特定商取引法ガイド

特定商取引法に関しては、電磁的な方法で行うための法案は可決されておりますので、今後、電子化におけるその要件に注目が集まって参ります。
当サイトでも、「特定商取引法等の契約書面等の電子化に関する検討会」などの最新情報を随時ご紹介いたします。

契約の相手方からの承諾や希望が必要となる契約

電子契約としての対応は可能でありながら、契約相手方側からの承諾や希望・請求を要件としている契約もございます。
例えば、建設工事の請負契約書では、建設業法の定めにより相手方の承諾が必要となっております。
その他、宅地建物の売買・交換の媒介契約書においても、宅建業法の定めにより相手方の承諾が必要となります。
相手方が希望した場合、としているものもございます。雇用契約書と合わせて提示されることが多い、労働条件通知書の書面は、労働基準法の定めにより電子化は相手方の希望を要件としております。

(参考)コラム:労働条件通知書って何?雇用契約書との違いや記載事項、注意点まで徹底解説

契約の相手方からの承諾や希望が必要となる契約

このような、契約の相手方からの承諾や希望が必要となる契約書・書類については、相手方へも電子化のメリットを充分に伝えることでご理解はいただきやすいです。
電子化の推進でお困りな際は、電子契約DX-Signのお問合せ先までご相談ください。

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電子契約X-Signでは、顧問弁護士監修のもと、最新の法改正や政府見解にもとづき、しっかりとした法的根拠による電子契約の導入から運用をサポートしております。
電子契約についてもっと詳しく知りたい、という方へは無料の資料もお送りしております。
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監修:中田 俊明(中田法律事務所)

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