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【2023年】電子帳簿保存法とは?改正内容と対応策もわかりやすく解説!

最近よく注目される「電子帳簿保存法(通称:電帳法)」。電子帳簿保存法は、2021年の税制改正に伴い、翌2022年1月に改正内容が施行されました。しかし、具体的に誰がどのように対応すべきなのか分からず不安な方も多いのではないでしょうか。電子データ保管への切り替え時期が迫っていることから今後ますます内容理解が求められる電帳法。今回は電子帳簿保存法の概要からその改正内容、具体的な対応策まで徹底解説します。

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電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、主に国税関係の帳簿や書類を電磁的記録で保存する際に守らなければならないことをまとめた法律のことです。正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」といった3つの保存区分があり、該当する書類をこの区分の中のどれで保存したらよいかが細かく示されています。それぞれの保存区分は、後ほど詳しくご紹介します。

「電子」といいますと最近できた法律のようにも思えますが、その歴史は以外にも古く、1998年にはじめて成立しました。
それまで帳簿や書類の保存を紙で保存していましたが、手間やコストがかかることにより業務上負担になることからからペーパーレス社会を見直そうと施行されました。
施行されたとはいえ、紙での保管が根強かった当時、実施する企業が少ないことが課題でした。そして現在においてもその課題は変わらずに残っていますが、2021年法律が大幅に改正されたことにより、徐々に見直す企業が増えています。

電子帳簿保存法の保存方法は?

電子帳簿保存法には3つの保存区分があり、この区分にしたがって該当の書類の保存が定められています。
詳しく見ていきましょう。

電子帳簿保存法の保存方法は?

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、例えば自ら電子的な手段(PC等)で作成した帳簿や書類を電子データで保存することです。具体的には自ら会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類を電子データのまま保存するなどです。

国税庁のホームページもご参考ください。

参考) 国税庁|電子帳簿・電子書類関係:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/02.htm

スキャナ保存

スキャナ保存とは、相手先や自社で発行した紙の書類を、スキャナ機器を使ってスキャンすることで電子データ化し、保存することです。例えば、相手先から受け取った紙の請求書や領収書をスキャンして保存することなどです。

国税庁のホームページもご参考ください。

参考) 国税庁|スキャナ保存関係:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/03.htm

ちなみに、大量の紙の書類を電子データ化したい場合は代行サービスを利用するのも手です。代行サービスを使えば面倒なスキャン作業が不要になります。「MOT文書管理」なら、大量のスキャン作業はもちろん、スキャン後のデータのクラウド管理まで一括でおまかせできます。もちろん電帳法に対応した形で保管ができるので安心して利用できます。詳しくは以下をご覧ください。

MOT文書管理

電子取引

電子取引とは、メールやインターネットを使って相手先へ送付したり、相手先から受け取った取引情報を電子データで保存することです。
猶予期間はございますが、改正により、電子データで受領した帳簿は電子データのまま保存しておく必要がございます。詳しくは後述いたしますが、電帳法改正の大きなポイントのひとつです。

国税庁のホームページもご参考ください。

参考) 国税庁|電子取引関係:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm

電子帳簿保存法の改正とその内容

電子帳簿保存法の改正とその内容

昨今、感染症が流行したことから人々の働き方にも変化が訪れます。ぞくぞくと企業がテレワークを検討・導入し、これまで以上に紙での非効率さを痛感する会社が増えました。
そのような流れを受け、これまでの電帳法の歴史を揺るがす大幅な内容の見直しが行われました。2021年12月27日に電子帳簿保存法の内容改定を目的に財務省令が改正されると、翌2022年1月1日に施行されました。
では具体的にどのような部分が改正されたのか確認していきましょう。

2年間の猶予期間が設定

対象:「電子取引」
2022年(令和4年)1月1日から2年間の「電子取引」のデータ保存は、従来と同様書面での保存が認められるようになりました。猶予がついた背景としてはある程度の準備期間がないと移行までの対応が難しいといった配慮によるものです。

書面での保存が廃止

対象:「電子取引」
前述でお伝えした、紙形式の保存に2年間の猶予期間がある「電子取引」ですが、2年後の2024年(令和6年)1月1日からは改正内容に沿った方法での保存が求められます。紙での保存は不可となり、電磁的な方法での保存が義務化されます。例えば、請求書を相手先に送信、また受領した場合のPDFやECサイトで買い物をした取引情報は電子データでの保存が必要となります。

検索要件が緩和

対象:「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」
帳簿や書類をデータで保存する際の検索要件が緩和されました。
これまでは税務調査の際に必要な要件をすぐ明らかにできるよう、多くの検索項目が細かく設定され、その項目に従った保存がもとめられていましたが、改正後はこの要件が緩和され、「取引年月日、金額、取引先」のみが分かるように保存すればよいことされました。
さらに税務調査で対象の書類のダウンロードに応じることができれば検索要件自体問われません。

財務署長への承認申請が不要

対象:「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」
これまでは電子帳簿等保存とスキャナ保存に関しては、該当の税務署へ出向き税務署長の承認が必要でしたが、改正後は不要になりました。したがって手続きの手間が省け効率よく作業を進められます。

タイムスタンプ要件が緩和

対象:「スキャナ保存」「電子取引」
これまではスキャナ保存の書類の場合は、受領してからタイムスタンプの付与まで3日間とされていました。ただ忙しい場合ですと、この3日間というのは非常に短期間の設定であり担当者の業務負担となっていました。
そこで改正後は最長約二か月間に変更され、余裕をもった業務が行えます。

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電子帳簿保存法改正で求められる対応と具体例

電子帳簿保存法改正で求められる対応と具体例

電子帳簿保存法の改正を受け、具体的にどんな対応まで落とし込めばよいのでしょう。ここでは考えるべきことをまとめました。

Step1.該当書類の整理

改正を受け、まずはどんな書類が該当書類に当たるかを整理しましょう。

<電子帳簿等保存を対象とするもの>
①国税関係帳簿:売掛帳、仕訳帳、現金出納帳等 
参考)電帳法第4条1項
②国税関係書類
・決算関係書類:貸借対照表、損益計算書
・取引関係書類:請求書や見積書の控え
参考) 電帳法第4条2項

<スキャナ保存を対象とするもの>
国税関係書類の取引関係書類:請求書、注文書、領収書など
参考) 電帳法第4条3項

<電子取引を対象とするもの>
電子的方法(電子メールECサイトFAXや電子契約)で拝受された取引情報:請求書、注文書、領収書など
参考)電帳法第7条

Step2.社内整備

該当書類が整理できたら、具体的な対応に移りましょう。ここでは本格的に始まるまでに検討しておくとよいポイントをお伝えします。

・電帳法の内容把握
主に総務や経理が中心となりますが、電帳法の内容を理解しておくことが重要です。

・担当者の確認とフローの整理
社内からの質問があった場合、どこの誰が窓口になるのか今一度整理しフローを明確にしておきましょう。
改定後しばらくは何かと慣れない作業も続くでしょう。したがって担当者自身、すぐに確認できる問い合わせ先を把握しておくと安心です。

・必要なツールの検討
必要なツールがあれば検討しましょう。電帳法に対応している電子契約サービスの検討がオススメです。

・社内の周知徹底
大企業の場合、現場への周知をいきわたらせるには時間がかかることもあるかと思います。総務や経理が中心となり保存にあたりどんなことに注意すべきか資料などを使い周知を徹底しましょう。

Step.3いつまでに対応すべきか

やるべきことを整理したら、いつまでに対応すべきかを明確にしましょう。
できれば、電帳法が本格化する2024年(令和6年)1月1日までの間に、やるべき業務を行っておきましょう。
また、進め方で不明点があれば、既に導入しているツールや新しく導入するサービスの担当者に相談するのもおすすめです。

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電子帳簿保存法に違反した場合

電子帳簿保存法に違反した場合

万が一、電帳法に違反してしまった場合についても確認しましょう。

青色申告の取り消し

電子帳簿保存法に沿って電子データが正しく保存されていないことが判明した場合、青色申告が取り消される可能性があります。
青色申告とは個人事業主やフリーランスが確定申告として対応しなければならない納税制度のことです。
ただし、国税庁によりますと、「保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合」には直ちに取り消されることはございません。
詳しくは国税庁の回答をご参考ください。

参考(PDF) 国税庁|お問合せの多いご質問(令和3年 11月)補足説明 問42より:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-200.pdf

重加算税や推計課税の対象となる

国税庁の調査により、電子データの隠蔽や改ざんが判明すると重加算税が課せられる場合がございます。また、申告内容の誤りがあった際は推計課税の対象になります。

会社法による罰金

電帳法に従って保存がされてない場合、100万円以下の過料が科せられます。

参考)e-Gov法令検索|会社法第976条:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=417AC0000000086_20221101_502AC0000000033&keyword=%E4%BC%9A%E7%A4%BE%E6%B3%95

違反の対象となるケース

では具体的にどのようなケースが違反対象なのでしょう。ここでは代表的なものをご紹介します。

検索要件が満たされていない

改正後の内容に示されている検索要件にそって保存ができているかが重要なポイントです。
「取引年月日」、「金額」、「取引先」の3つの要件から検索ができるようになっていなければなりません。

スキャナの保存要件が満たされていない

スキャンしたデータの保存にはいくつかの保存要件がございます。
・一定水準以上の解像度で(200dpi以上)で読み取れるか
・カラー画像による読み取りができるか など

詳細は国税庁の回答をご参考ください。

参考(PDF) 国税庁|電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】(令和4年6月) 問10:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

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電子契約のソフト、DX-Signは電帳法で対応が求められる契約書を電子化しクラウド上で締結可能にするシステムです。電子取引として電子データの保存が求められますが、電帳法に定められる検索要件のすべてを満たす形で保存することが可能となります。監査ログ機能もございますので、訂正削除の残るシステムとして改ざん防止措置の観点においても優れております。
契約書以外の書類にも対応できるよう、電子契約に求められる電子署名の付与のほか、タイムスタンプのみの付与など書類を送信する方法も選択できるようになっております。
電帳法へ対応し、ペーパーレス化を進める上でもおすすめの電子契約ソフトです。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。電子帳簿保存法は改正後、複数の要件が緩和されました。電子保存へのハードルが下がった今改めて内容を把握し、本格導入までの具体的な準備を進めましょう。
対応にあたり不明点などございましたらDX-Signまでお気軽にご相談ください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

株式会社クロスベイターマーケティング部 時田・秋山

 
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