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電子契約における原本とは?謄本や正本、写しとの違いも解説!

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電子契約における原本とは?謄本や正本、写しとの違いも解説!

電子契約における原本とは?謄本や正本、写しとの違いも解説!

電子契約と書面での契約において異なる点の一つに「原本」への考え方がございます。
書面での契約であれば、印刷して製本し、契約当事者が押印した紙が原本という事で明確になりますが、電子契約の場合は、どの時点のどの電子ファイルが「原本」といえるのか、悩ましいところかと思います。
今回は、電子契約を利用した場合における「原本」の考え方について、いくつかの観点からご案内いたします。

電子契約における原本とは

電子契約における原本とは?謄本や正本、写しとの違いも解説!

電子契約によって締結した電子ファイルは、コピーも簡単に作成する事ができます。
例えば、電子ファイルの生成の過程において、双方が合意をしてクラウド上に保存されたファイルに始まり、そのクラウドからダウンロードしたファイルも存在しえます。ダウンロードしたファイルを相手方や社内の関係者に送信したり共有したりすることも考えられます。
このように一つの契約書であっても「原本」にあたるファイルが、複数存在する可能性があるのが電子ファイルならではであり、書面での契約における「原本」との違いとなります。
そこで、電子契約において原本は、電子契約サービスなどで作成と当事者の合意がされて電子署名が施された最初の電子ファイルを指すのが一般的となっております。
しかしながら、電子契約サービスにおいて生成された電子ファイルへは、コピーされたものであっても、同一の「電子署名」と「タイムスタンプ」が施されております。これらの電子署名とタイムスタンプを暗号化したハッシュ値はコピーであっても変わる事はありませんので、厳密に原本を区別する心配は必要ございません。

電子契約における「原本」の定義についてご案内いたしました。
では次に、原本以外の書面の分類についても確認してみましょう。書面における原本以外の、「謄本」「抄本」「正本」「副本」「写し」といった言葉についてご案内いたします。

謄本とは

原本の内容のすべてを写したのが「謄本」です。「とうほん」と読みます。
更に、謄本の中でも、登記官や公務員等、公証権限のある方が「原本と同一」であるという事を認証した書面の事を「認証のある謄本」といい、原本と同様に取り扱われます。
謄本は、例えば戸籍謄本などが身近でイメージしやすいかと思います。

抄本とは

そして、謄本の一種には「抄本」というものがあります。こちらは「しょうほん」と読みます。
謄本が「原本のすべて」であるのに対し、抄本は「原本の一部」を写したものであるという違いがあります。「すべて」ではなく「一部」という点が謄本と抄本の違いです。
なお、「謄」の文字は原本をそのまま書き写す、という意味があり、「抄」には、一部を書き出すこと、という意味があります。
謄本と抄本は似たような意味合いではありますが、漢字の意味から明確に区別する事ができます。

正本とは

更に、謄本の中でも、法律などで規定された権限に基づき作成されたものが「正本」です。こちらは公証権限のある方によって作成され、原本と同じ効力を持つのが特徴です。
例えば、判決の原本は裁判所に保管されますが、判決の効力に基づく強制執行などの場合において正本が発行され、原本と同じ法的効力として使用されます。その意味で、正本は謄本の一種ではありますが、特別な謄本になりますので紛失などへの注意が比津町です。
なお、正本へは通常、文書の最後に「これは正本である」といった記載がされます。

副本とは

正本の控えとして作成されるのが「副本」です。正本の写しという形で、正本作成の際の予備や控えとして用いられます。
正本と同様に原本と同じ内容がすべて記載されますが、正本を元に作成される点と、副本は正本のような効力にはならない点が正本との違いです。

写しとは

謄本のご紹介で、「認証のある謄本」という定義をご紹介いたしました。
一方で「認証のない謄本」の事を「写し」として用いられます。
写しは原本に基づき作成されるもので、原本の記載内容を有しておりますが、認証のある謄本とは異なり、原本と同様な扱いとはなりません。

電子契約において書類の区別は基本的にない

以上のように、書面の文書では、「原本」「謄本」「抄本」「正本」「副本」「写し(認証のない謄本)」と区別されますが、電子契約においては基本的にはこのような区別は関係しません。
先述しました通り、電子契約サービスによって生成された「電子署名」や「タイムスタンプ」のハッシュ値は、元のファイルの複製したファイルも同一となりますので、改変されていない事が容易に立証する事ができる為です。
電子ファイルが複数存在したとしても、その書類の区別を明確にしていただく必要性は基本的にはございません。
最初に作成され電子署名が施されクラウド上に保存された電子ファイルを原本と定義したとしても、それをダウンロードしたり相手方へ送信したりしても、書面契約の場合と異なり、「謄本」なのか「正本」なのか「副本」なのか、といった区別はなく、どのファイルも原本と同様に取り扱えるのが、電子契約による電子ファイルの特長とも言えます。

原本が必要になるケースとその対処法

原本について明確にする必要性が基本的にはない電子ファイルですが、原本が必要とされるケースとして2点ほどご紹介させていただきます。
一つ目が「訴訟における裁判所への提出」、そして二つ目が「税務調査等における税務当局への提出」というケースです。

訴訟における裁判所への提出

民事訴訟法では、証拠の取調べのために裁判所より、「原本」の提出が命じられることがある事が定められております。即ち、訴訟において、原本がどれであるか、という点が問われた際に電子ファイルにおける原本が問題となりそうです。
具体的には、電子ファイルによる契約書の原本を訴訟で扱う場合、どれを原本として、どのように提出するか、といった問題となりますが、法令上において明確な定めがあるわけではございません。
実際の例では、電子ファイルをプリントアウトして提出する事により、証拠として採用されております。
ですので、訴訟において裁判所への原本提出が必要となった場合でも、プリントアウトしての提出で証拠調べをする事はできますのでご安心ください。

税務調査等における税務当局への提出

原本の必要性における続いてのケースは税務調査です。
税務調査とは、納税者に対し税務申告が正しくできているかを確認するために税務署などが行う調査です。
通常の任意調査と、何かしらの不正が疑われる場合などに行われる強制調査がございます。
この税務調査では、領収書などの取引に関する証明資料が必要となって参ります。
そして、税務調査と関連して確認すべき法律が電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法へ対応、適用していれば、必要書類となる原本は電子ファイルでの対応が可能です。電子契約サービスにより締結された契約書であれば、クラウド上で電子帳簿保存法に対応しておく事が可能ですので心配が不要となります。

電子契約の書類は印刷して保存しておくべき?

電子契約における原本とは?謄本や正本、写しとの違いも解説!

電子契約の場合の原本に関連してよくご質問をいただくのが、電子契約による契約書データは印刷して保管する必要性についてです。この点は、先述のとおり、電子契約では電子データを原本として取り扱いますので印刷しての保管は必要ございません。
ここでは原本の保管という観点での注意点について、法律上の規定からの注意点と、電子化されるプロセスからの注意点の2点について、ご紹介いたします。

民法と税法による規定

まず前提として、原本保管を規定する法制度として民法と税法があげられますが、それぞれで異なる点がございます。
例えば、民法においては、電子契約書は電子データが原本として認められますので、電子契約書を印刷して保管する必要がないのは前述のとおりです。
一方で税法上では、こちらも前述しておりました、電子帳簿保存法の要件がポイントとなって参ります。
電子帳簿保存法での要件を満たさない場合は印刷して保管する必要性が出てまいります。
具体的な要件としては、訂正や削除の履歴が残ること、日付や取引金額などで検索が可能であること、書類の7年間保存といった要件がございます。
この税法上の観点では、やはり電子契約サービスがおすすめとなります。
面倒な要件を心配する必要がございませんし、保管場所も不要になり紛失などのリスクも心配不要となります。
電子契約のメリットで注目されるのは、印刷・製本押印など契約書作成における業務オペレーションの改善であったり、印紙代等のコスト削減があげられますが、このように、保管や管理という観点でもメリットがございます。

紙の書類を電子化する場合

次に、電子契約サービスによって電子化された電子契約書ではなく、紙で締結した契約書を電子化する場合における注意点についてご案内いたします。
書面で契約を結び、後から契約書を電子化するといったケースです。このケースの場合は、契約書の原本については、後から電子化したデータではなく、書面で締結した紙の契約書が原本となります。
よって、原本にあたる紙の契約書の保管は必要となって参ります。
その為、電子契約サービスによる契約書の保管や管理のメリットを最大限に活用いただく為には、契約を締結する最初の時点から、電子契約での締結について相手方と合意し、電子契約サービスを通じて契約書をクラウド上にアップロードし、契約当事者双方の合意の上で電子署名を施し、電子化された契約書を保管しておく、というのが大切となります。
また、最初から電子契約で締結するメリットとしては、原本の保管面だけでなく、収入印紙の面からも言えます。契約書類が課税文書に該当する文書の場合は、書面で契約を締結する際には収入印紙を購入し貼り付けし、消印を押していただく必要がございます。

まとめ

今回は電子契約における「原本」という観点でご案内をいたしました。
電子契約書の場合は、一般的には、契約当事者の双方の合意がされ電子署名とタイムスタンプが施されてクラウド上に保管された初めの電子ファイルが原本に相当します。
しかし、どの時点の電子ファイルであっても電子署名とタイムスタンプにおけるハッシュ値には変わりはなく、どの時点の電子ファイルを原本と扱ったとしても問題がないという点もご紹介させていただきました。
更に、書面での文書と異なり、何が「謄本」でどれが「正本」で「抄本」とは何か、といった文書の区別の必要性がなくなり、どのファイルであっても原本と同じ法的効力を持った書類で扱えるという、電子契約ならではの特長についてもご紹介いたしました。
また、書面での契約の場合は様々な観点において原本の保管という問題もございますが、この原本の保管という観点でも、電子契約サービスによって管理される電子ファイルであれば、メリットが大きいという事例をご紹介させていただきました。
しかしながら、そもそも電子契約とは?その安全性は?どうして法的効力が認められる?あるいは、なぜ収入印紙が不要になる?といった疑問を持たれる方も多くいらっしゃるかと思います。
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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

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ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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