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電子サインとは?法的効力や導入のメリット、電子署名との違いについて解説

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電子サインとは?法的効力や導入のメリット、電子署名との違いについて解説

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働き方の多様化の中で話題にあがるテレワーク。感染症対策としても注目が高く導入、推進を進める企業様も依然として増えております。そして、テレワークと合わせて耳にするのが押印のための出社という事実です。5割~6割以上もの方が書類へのサインや押印のために、やむを得ず出社した事があるという調査データもございます。
そこで押印に代わるデジタル技術として注目されるのが「電子サイン」です。押印に代える事で法的効力はあるのか?どのようなメリットがあるのか?また、同じような言葉で電子署名や電子印鑑という言葉もございますので、これらの言葉の違いも含めてご説明いたします。

電子サインとは

電子サインは、電子ファイルへサインし記録するプロセス全体を意味します。いわゆるPDF化した文書へタッチペンなどで署名して、そのデータを保管する、といったプロセスが電子サインとなります。紙の書類へ署名や押印をして文書棚に保管するプロセスに代わるデジタル技術です。

契約書のやり取りでもPDFの送受信で行う事ができますので手間や時間や関連するコストを削減できます。感染症拡大によるテレワーク、リモートワークを背景にして必要性に迫られ利用する企業も増え続けております。

電子サインの法的効力

電子サインに法的効力があるか、という点ですが、電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)では、「(第三条)電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」と定義されており、手書き署名や押印と同等に電子署名へも法的効力を認める法整備がされております。

そして同じく第二条にて電子署名についても定義されており、「(第二条)この法律において電子署名とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。」と前置いたうえで二つの要件を定義づけております。

その要件が「本人性」と「改ざんされていない事」の証明です。本人性と改ざんされていない事が証明できる電子サインであれば、電子署名法に定義される電子署名として法的効力が認められる、ということになります。

電子サインと電子署名の違い

電子サインと電子署名は同じような言葉で、且つ、同じような場面で使用される事が多いです。電子サインが電子ファイルへの記録と保管におけるプロセスを示すのに対し、電子署名はその真正性を高める暗号処理を示している点において、電子サインと電子署名は大きく意味合いが異なります。

電子署名は電子サインの一つのプロセスとなり、電子サインは電子署名という公開鍵暗号方式による暗号化処理によりその法的効力を高める事ができます。

電子サインと電子印鑑の違い

同じく、電子サインと電子印鑑も同じような言葉で、且つ、同じような場面で使用される事が多いです。電子印鑑は、いわゆる電子化されたファイル上の見た目上での印鑑にあたり、電子サインの行為の一つと言えますが、言葉の定義としては似て非なるものとなります。

電子印鑑のように見た目上での印鑑はデータを模写したり転用したりの自由度は高く、本人性と改ざんされていない事の証明という観点では課題が残ります。

電子サイン導入のメリット

電子サインは、電子署名により真正性を高める事で法的効力が認められ契約業務の電子化等へ貢献する事ができます。テレワークやリモートワークが推進される中で、「押印の為の出社」は不要となり業務効率化やコスト削減といったメリットが大きいです。

一つ目は業務効率化です。契約業務で例えますと、紙の契約書を印刷して製本して郵送するといったプロセスが電子化され、PDFファイルの送受信により完結する事ができますので業務効率は大幅に改善されます。

二つ目は、コストの削減です。こちらも契約業務で例えますと、電子化された契約締結においては印紙が不要となりますので印紙代の削減となります。また印刷代や郵送代、その作業に関わる人件費も削減する事ができます。

そして三つ目として管理面におけるメリットです。書類の保管スペースが不要となり、データ上で検索もしやすくなるというメリットがございます。社内のワークフローや契約業務、リモートワークに合わせた様々なビジネスシーンで上記のようなメリットが、電子サインの導入により実現する事ができます。

導入しやすいクラウド上のサービスも増えており、電子サインを利用した取り引きも広がってきております。このように導入しやすくたくさんの利点をすぐに感じられるのも、電子サインの魅力でありメリットと言えます。

新型コロナウイルス感染症の影響、感染症拡大防止のためにもリモートワークは重要となっております。電子サインはテレワークやリモートワークを推進する上でも重要な役割を果たす事ができます。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

電子署名による電子サインの実現においてはクラウド上で提供されるサービスを導入される事をお勧めしております。クラウド上のサービスであれば、すぐに導入する事ができ、利用を開始する事もできます。その上、電子署名の為の電子証明書の発行など面倒な作業は必要ありません。

電子契約サービスのDX-Signなら、電子署名による電子サインはもちろん、タイムスタンプと合わせて利用でき法的効力の高い電子契約としてご利用いただく事ができます。

そして電子契約において必要な機能と便利な機能が低コストで利用できるのも魅力の一つです。例えば電子帳簿保存法(電帳法)の改正により、電子取引における電子データ保存が義務付けられますが、DX-Signは書類管理機能においてグループ管理やキャビネット管理と企業様ごとで設定可能な検索条件の設計など電帳法へも対応可能です。

操作性にも優れており圧倒的に使いやすいと評判いただく事が多い電子契約サービスとなります。

無料プランに加えて、標準のNormalプランを期間限定で利用できるキャンペーンも行っており、本格導入前の試用であったりサポート体制による運用の構築がスムーズに進められます。

まとめ

電子サインとその法的効力、電子署名や電子印鑑との違いについてご案内いたしました。

電子契約を正しく効果的にご利用いただくには、電子署名による本人性と改ざんされていない事の証明が大切となります。電子サインというデジタル技術により利便性は享受できます。そこに法的効力を更に高める電子署名を用いる事でより正しく効果的な電子サインを導入する事ができます。

DX-Signは書面の電子化や電子契約で求められる電子文書の長期間に渡る真正性を確保するため、長期署名に対応した「iTrust リモート署名サービス」を採用しています。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

執筆 ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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