電子サインとは
電子サインは、電子ファイルへサインし記録するプロセス全体を意味します。いわゆるPDF化した文書へタッチペンなどで署名して、そのデータを保管する、といったプロセスが電子サインとなります。紙の書類へ署名や押印をして文書棚に保管するプロセスに代わるデジタル技術です。
例えば、契約締結の場面でも、契約書をPDFで送受信して行う事ができますので、手間や時間・印紙代などの関連するコストを削減できます。感染症拡大によるテレワーク、リモートワークを背景にして必要性に迫られ利用する企業も増え続けております。
電子サインの法的効力
電子サインの法的効力は、「本人性」と「非改ざん性」を証明することができるかという点がポイントとなり、これらを認証できる電子サインであれば法的効力があるといえます。
そして本人性と非改ざん性を認証できる、法的効力が高い電子サインの方法が「電子署名」です。
電子署名法の第三条では、「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」と定義されており、手書き署名や押印と同等に電子署名へも法的効力を認める法整備がされております。
また、第二条では、「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。」として二つの要件を定義づけております。その要件が「本人性」と「改ざんされていない事（非改ざん性）」の証明です。
よって本人性と非改ざん性が証明できる電子サインであれば、電子署名法に定義される電子署名として法的効力が認められる、ということになります。
電子サインは電磁的な方法で電子ファイルへサインなどを施し記録するプロセス全般を刺しますので、その意味は広くなりますが、法的効力の観点では、電子署名のように一定の要件を満たした電子サインであれば法的効力があると言うことができます。
根拠となる法令である電子署名法につきましては以下のコラムで詳細をご案内しております。
電子サインと電子署名の違い
電子サインと電子署名は同じような言葉で、且つ、同じような場面で使用される事が多いです。電子サインが電子ファイルへの記録と保管におけるプロセスを示すのに対し、電子署名は、上述のとおり、その真正性を高める暗号処理を示している点において違いがございます。電子署名は電子サインの一つであり、一方、電子サインは電子署名という公開鍵暗号方式による暗号化処理によりその法的効力を高める事ができるという関係性がございます。
紙の書類へ電子署名による電子サインが実印相当、それ以外の一般的な電子サインであれば認印相当と解釈することができます。
よって利用される場面での違いで言えば、電子署名は契約書など高い法的効力を求められる書類を電子化する場合に、一般的な電子サインであれば、社内でのワークフローの場面など、と使い分けされます。
後者の場面の場合、電子サインの方法として、PDFツールなどで手書き署名をしたり、後述する電子印鑑（電子印影）が用いられるケースが多いです。
電子署名についての詳細は、以下のコラムをご参照ください。
電子サインと電子印鑑の違い
同じく、電子サインと電子印鑑も同じような言葉で、且つ、同じような場面で使用される事が多いです。電子印鑑は、いわゆる電子化されたファイル上の見た目上での印影にあたり、電子印影とも呼ばれます。よって電子印鑑も、電子サインの一つと言えますが、言葉の定義としては電子印鑑は電子サインの、より具体的な手段の一つを意味しております。
なお、電子印鑑のように見た目上での印影データは、模写したり転用したり悪用や改ざんされるリスクが多いのと、本人性の証明という観点では課題が残ります。
よって、電子印鑑を利用するのであれば、実印の印影をそのままデータ化するのは避けた方が良いでしょう。
電子印鑑についての詳細は、以下のコラムをご参照ください。
電子サイン導入のメリット
電子サインは、電子署名により真正性を高める事で法的効力が認められる事をご紹介いたしました。
よって、契約業務の場面でも、契約締結を電子化して行うなど業務効率向上へ貢献する事ができます。
テレワークやリモートワークが推進される中で、「押印の為の出社」は無駄が多く不要となる中、業務効率化やコスト削減といったメリットは大きいです。
業務効率化の観点で言えば、契約業務で例えますと、紙の契約書を印刷して製本して郵送するといったプロセスが電子化され、PDFファイルの送受信により完結する事ができますのでそのプロセスは大幅に改善されます。
コスト削減の観点でも、電子化されたPDFファイルによる電子契約での締結では印紙が不要となりますので印紙代の削減へつながります。また印刷代や郵送代、その作業に関わる人件費も削減する事ができます。
そして管理面におけるメリットも大きいです。電子ファイルであれば、書類の保管スペースが不要となり、データ上で検索もしやすくなるというメリットがございます。
このように様々な紙の書類を、電子サインを導入し電子化するメリットはたくさんございます。
社内のワークフローや契約業務、リモートワークに合わせた様々なビジネスシーンで様々な紙の書類が存在します。電子サインの導入によりそれらの電子化を実現する事ができます。
導入しやすいクラウド上のサービスも増えており、電子サインを利用した取り引きも広がってきております。
新型コロナウイルス感染症の影響、感染症拡大防止のためにもリモートワークは重要となっております。電子サインはテレワークやリモートワークを推進する上でも重要な役割を果たす事ができます。
クラウド上で電子サインを行えるサービスとしては電子契約サービスもございます。その中では、電子署名のように法的効力の高い署名方式の他、一般的な電子サインなどライトな方式も採用しているサービスがおすすめです。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
電子署名による電子サインの実現においてはクラウド上で提供されるサービスを導入される事をお勧めしております。クラウド上のサービスであれば、すぐに導入する事ができ、利用を開始する事もできます。その上、電子署名の為の電子証明書の発行など面倒な作業は必要ありません。電子契約サービスのDX-Signなら、電子署名による電子サインはもちろん、タイムスタンプと合わせて利用でき法的効力の高い電子契約としてご利用いただく事ができます。
署名方式も、電子署名、タイムスタンプのみ、電子サイン、と3つの署名方法から選択する事ができます。書類によって使い分けられますので、様々な書類へ対応できおすすめです。
そしてDX-Signでは、電子契約において必要な機能と便利な機能が低コストで利用できるのも魅力の一つです。
例えば電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、電子取引における電子データ保存が義務付けられますが、DX-Signは書類管理機能においてグループ管理やキャビネット管理と企業様ごとで設定可能な検索条件の設計など電帳法へも対応可能です。操作性にも優れており圧倒的に使いやすいと評判いただく事が多い電子契約サービスとなります。無料プランに加えて、標準のNormalプランを期間限定で利用できるキャンペーンも行っており、本格導入前の試用であったりサポート体制による運用の構築がスムーズに進められます。
まとめ
電子サインとその法的効力、電子署名や電子印鑑との違いについてご案内いたしました。電子契約を正しく効果的にご利用いただくには、電子署名による本人性と改ざんされていない事の証明が大切となります。電子サインというデジタル技術により利便性は享受できます。更に、そこに加えて法的効力を更に高める電子署名を用いる事でより正しく効果的な電子サインを導入する事ができます。DX-Signは書面の電子化や電子契約で求められる電子文書の長期間に渡る真正性を確保するため、長期署名に対応した「iTrust リモート署名サービス」を採用しています。確かな技術と安心により、多くのお客様のDX推進や働き方改革を実現して参ります。
