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労働条件通知書は電子化可能!電子化の要件やメリットデメリットを一気にご紹介!

労働条件通知書は使用者が労働者に交付する義務があり必ず作成しなければならないものですが、
2019年から一定の要件のもと電子化が可能になりました。
今回はその要件について詳しく解説しながら、そもそも書類を電子化するメリット・デメリット、電子化を考えるべきケースについてらお伝えします。

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは

「労働条件通知書」とは、企業が労働者を採用し雇用契約を結ぶ際に必要な書類です。
内容としては、雇用契約における労働の期間や賃金などの労働条件に係わる事項について記載します。
労働条件通知書は、労働基準法にて使用者の作成が義務付けられており、労働者へ交付する必要がございます。
違反すると30万円以下の罰金(労働基準法120条)が科せられます。

労働条件通知書を交付すれば労働条件への同意を得たといえる?

結論から申し上げますと否です。
労働条件通知書は、使用者が労働基準法に従って労働者へ一方的に交付するものであり、そこに労働者の署名や押印は必要ありません。
よって、労働者がその企業の労働条件に同意していると証明することはできません。
同意を得られたと証明するには合わせて雇用契約書の発行をしましょう。
その際、雇用契約書と労働条件通知書を別々に作っても良いですし、「労働条件通知書兼雇用契約書」という形で2つを1枚にまとめても構いません。ただし、労働条件通知書の発行は義務ですので記載すべき項目は漏れなく含めるようにしましょう。
労働条件通知書の記載事項については以下コラムをご参照ください。

労働条件通知書は電子化が可能!

労働条件通知書は電子化が可能

労働条件通知書は電子化できます。
2019年4月から書面での交付から、労働者が希望すればメールやSNS、FAXでも明示できるようになったからです。
例えば、アルバイトや派遣社員を一度にたくさん採用するため、その都度紙での交付に煩わしさを感じていた場合、電子化対応することで大幅な業務改善が期待できるでしょう。

「労働条件通知書兼雇用契約書」は電子化できる?

効率化を求め労働条件通知書と雇用契約書を一緒にするケースもございます。
この場合であっても電子化が可能です。
ただし、労働条件通知書を電子化する際には要件がございますのでご注意ください。
詳細は後ほどご紹介いたします。

労働条件通知書を電子化する際の要件

労働条件通知書を電子化する際には守らなければならない要件がございます。
法律で決められておりますので後々トラブルにならないためにも要件をご紹介します。
きちんと確認しておきましょう。

電子化に対する相手側の意思を個別に確認する

まず一つ目は相手側に電子化することの意思を個別に確認することです。
労働条件通知書を電子化して交付してもよいか、個別に必ず許可を取りましょう。
紙で欲しいといわれたら強要はせず素直に従ってください。
電子化の意思確認にあたり口頭が不安な場合は、メールにて意思を確認するといつでも回答を見返せ、後々言った言わないの問題にならず安心です。

相手側がプリントアウトできる状態で発行する

二つ目は受け取った相手側が、書類をプリントアウトして保存できる状態で発行することです。
代表的なやり方としては、EメールアドレスやLINEなどのSNSメッセージから、電子化した通知書を添付ファイルで送ります。
その後、相手側が添付されたファイルをダウンロードして内容を確認し、場合によってはプリントアウトをしていつでも確認できる状態にしておきます。

注意点として、相手側がメールアドレスの受信拒否をしている場合は上手く届かない場合がありますので、きちんと届いたか相手側に確認をして下さい。
また、SNSメッセージでは添付したファイルのダウンロード有効期限が設けられている場合がございます。受け取ったらすぐダウンロードするように伝えましょう。

詳しくは以下厚生労働省のホームページやPDFファイルをご参考下さい。

参考) 厚生労働省:労働契約締結時の労働条件の明示 ~労働基準法施行規則が改正されました~ 参考PDF) 厚生労働省:事業主の皆様へ
https://www.mhlw.go.jp/content/000481172.pdf 参考PDF) 厚生労働省:労働者の皆様へ
https://www.mhlw.go.jp/content/000481175.pdf

書類を電子化するメリット

では具体的に労働条件通知書の電子化をお考えの方に、書類を電子化するメリットを発行者と受取側それぞれに分けてご紹介いたします。

発行者側のメリット

発行者側のメリット

大幅なコスト削減

発行者にとってのメリットといえば、何といっても大幅なコスト削減が可能なところです。
これまで書類を印刷し、発送していた工程が不要になるので、印刷代や郵送代が不要になります。

書類の承認状況が一目でわかる

続いては書類の承認状況がすぐわかるということです。
たとえば電子契約サービスを使って書類を電子化し相手方のメールアドレスに書類を送付すると、管理画面にてその後の相手の承認状況が確認できます。
通常、紙の場合ですと相手の受け取り状況は本人に直接きかない限りわかりません。
一方、電子化した場合は相手が確認しているかどうかステータスで目視できます。確認しているかどうか事前に状況が把握できるので心理的な負担を減らせます。

書類を保管する場所が不要になる

書類を保管する場所がいらなくなるのもメリットです。
単に労働条件通知書を電子化しただけではそのメリットを感じにくいかもしれませんが、採用の際に必要になる誓約書や通知書もまとめて電子化した場合、電子上で保管すれば書類がかさばることなく一気にラクに管理できます。

受取側のメリット

受取側のメリット

場所や時間を問わずに受け取れる

受け取り側のメリットとしては、場所や時間を問わず書類を受け取れるという事です。
例えば遠方に居る場合でもメールアドレスを受け取れる環境にあれば書類をかんたんにチェックできます。

返送する手間がなくなる

郵便局やポストに出向いて返送する手間が不要になることも挙げられます。
労働条件通知書だけを考えた場合、労働者側が特に署名する必要はありませんが、本人の署名や押印が必要になる書類、例えば入社誓約書や内定承諾書の場合は、いちいち署名をして返送するのが手間だと思われる方もいらっしゃいます。
電子化すれば、クラウド上で簡単に署名と押印ができますので便利です。

必要な時にいつでもチェックできる

紙の場合、返送すべき書類は会社側に渡ってしまうので、受取側が原本を保管することは難しいですが、
電子契約で署名を行えば、締結後の書類はパソコンやスマホで簡単に見返すことができます。
機会としては少ないかもしれませんが、万が一会社とのトラブルが起こった時のために、契約状況を個々で保管しておくことは時として労働者を守ることに繋がります。
ここで気になることとして、電子化した契約書に原本という概念はあるのかということですが、結論、電子契約においてどれが原本でどれがコピーという区別は厳密にされておりません。電子ファイルの場合コピーしたとしても原本と同一の「電子署名」と「タイムスタンプ」というものが施されるからです。
電子契約の原本については以下コラムでも解説しております。

書類を電子化するデメリット

続いてデメリットについてもご紹介します。

システムの導入費用が掛かる

書類を電子化する場合は、電子契約サービスの導入がおすすめです。電子化した契約書が法的効力を保つために不可欠な「電子署名」を施すことができるので、今後様々な書類を電子化するのであれば導入して損はありません。
ただ、気になるのが費用です。
完全無料で使えるものもございますが一部機能に制限もありますので、有料プランを使う方がかえって使い勝手がよいです。
近年は安いプランもあり、月額費用1万円以下のサービスがたくさん出ておりますが、それでも多少コストは掛かってしまうためデメリットになりえます。

電子化できない契約書もあり

法律の関係上、今だ電子化できない契約書もございます。
また、労働条件通知書のように電子化はできても相手側の許可が必要なこともあります。
これから電子化しようとしている書類が当てはまる場合は注意が必要です。

労働条件通知書を電子化すべきケース

労働条件通知書を電子化すべきケース

ここでは過去ご相談いただきましたお客様の事例を参考に、労働条件通知書を電子化すべき例を挙げます。
事情は様々ございますので電子化したいと思った時がその会社様にとってのタイミングとなりますが、
あくまでも一例として参考にして下さい。

一度に発行する量が多い

月に発行する部数が多ければそれだけ印刷代や紙代を圧迫します。
昨今は、無駄なコストに敏感でペーパーレス化に取り組む企業が増えていますので、社内にそうした動きがある場合、書類の電子化について意識される方が多いです。

雇用契約書と労働条件通知書を兼ねている

紙の雇用契約書と労働条件通知書を1枚に合わせて発行しているケースもあると思います。
この場合、相手は署名や押印をした後返送が必要になるので、電子化してしまったほうが相手先の手間を軽くできます。
また、返送してしまうと相手先は書類を手もとに保管できませんが、電子化すれば締結後の書類はメールからPDFとして確認することができますので、いつでも確認でき安心です。

雇用契約書の電子化を考えている

意外と多いのが、雇用契約書の電子化を考えており、そのタイミングで労働条件通知書も同時に電子化するケースです。
雇用契約書を電子化すれば必然的に労働条件通知書も電子化したくなるのは、流れとしてごく自然かと思います。
ただし繰り返しになりますが、労働条件通知書の電子交付には相手先の意思確認が必要ですので、雇用側で勝手に進めないように注意してください。

採用業務全般の効率化を進めている

例えば社内の方針で採用業務全般の効率化を目指す流れになっているのであれば、書類の電子化を考えるベストなタイミングかと思います。
社内の業務を一気にDX化させるのはなかなか厳しい面もあるかと思いますので、DX化の第一歩という意味でまずは書類の電子化から取り組み始めるのも良いかと思います。
もし、書類の電子化に限らず、面接日程や採用書類、在籍社員の情報管理など、なるべく一気に効率化したいというご要望がございましたら、弊社DXコンサルタントが適切なプランをご提案させていただきます。
下記からお気軽にご相談下さい。

労働条件通知書の電子化にあると便利な機能

労働条件通知書の電子化にご興味がある方に向け、実際に電子化する上であると便利な機能をご紹介します。

一括送信機能がある

一括送信機能とは、電子化した書類を複数の相手先のメールアドレスに同時に送信できる機能です。
仮に電子化しても、一件一件送信していてはかえって面倒な作業になってしまいます。
ぜひサービスを選ぶ際は「一括送信機能」があるかどうかを意識して選んでみて下さい。

<一括送信機能のイメージ>

一括送信機能のイメージ

書類管理がラクにできる

書類管理がラクというのも見逃せない機能です。
といいますのも、締結後のPDFファイルを自社内で保存する際、会社が電子帳簿保存法をもとに保存のルールを決め、個々に管理方法を指導するのは面倒ですし手間が掛かる作業です。
それならばはじめから電子帳簿保存法に沿った保存ができる機能がついたサービスを選ぶべきです。
その際、締結した書類は自動で保存がされていて、必要な時にすぐ取り出せるよう検索機能が豊富な書類管理機能がついているかどうかチェックしてみて下さい。

<書類管理機能のイメージ>

書類管理機能のイメージ

まとめ

いかがでしたでしょうか。
労働条件通知書は電子化が可能であり、電子化することでコスト削減や業務効率化が実現できます。
ただし要件を守り、必ず労働者に電子化への意向を確認するようにして下さい。
労働条件通知書に限らず、雇用契約書など採用関連書類も利用しているのであれば、この機会に一気に電子化してしまうのもおすすめです。
今回ご紹介したあると便利な機能を参考に、まずは無料で使える電子契約から検討してみてはいかがでしょうか。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

株式会社クロスベイターマーケティング部 時田・秋山

 
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