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【2024年最新】不動産賃貸書類は電子契約が可能!電子化できる書類と注意点について解説

2022年5月の改正宅地建物取引業法施行を契機として、従来は紙での交付や押印が求められていた不動産の契約手続きも電子化が進むようになりました。これにより郵送の手間や契約締結までの効率が各段に向上しています。
そこで今回は、電子契約が可能になった「不動産賃貸書類」について、どのような書類を電子化できるのか、電子化するメリットや電子化する流れ、電子化における注意点について詳しく解説していきます。

電子契約とは

電子契約とは

電子契約とは契約締結のひとつの手段です。
従来、紙へ押印して締結していたのに対し電子契約では、クラウド上にPDFファイルをアップロードし、契約当事者双方が電子署名を施すことで契約締結を行います。
オンラインで完結しますので締結までのスピードも向上しますし、印刷や郵送の必要もございません。

なお、すべての書類を電子契約で行って良いわけではなく、法律によって書面の交付が義務付けられている場合もございます。
不動産関連の書類も書面の交付が義務付けられているものがございましたが、法改正により電子化が解禁となり、不動産業界でも電子契約を利用する企業が増えております。

不動産賃貸で電子化が可能になった理由

不動産賃貸の取引においては、宅建業法や借地借家法により書面交付が義務付けられており、従来は紙媒体で契約締結を行うのが主流でした。
DXを求める業界と顧客ニーズがあり、更に法改正がされたことで不動産賃貸でも契約締結の電子化が可能となりました。
各法改正の概要を確認しておきましょう。

デジタル改革関連法の施行

デジタル改革関連法とは、デジタル社会の実現により様々な社会課題を解決していくための6つの法律の総称です。
デジタル改革関連法が成立した背景には、社会的にデータの利活用が不可欠になっていったことがございます。国や民間を問わず、データの活用が急速に進んでいく中、現行の法体系のままでは対応できない部分が多くありデジタル化を推進する足枷となっていました。
デジタル化の推進に対応し社会全体の課題を解決していくため、6つの法律によるデジタル改革関連法が施行されました。

施行された内容の中では、書面への押印に関連した法改正も多く、行政手続きをはじめ義務化されていた押印を廃止したり書面化の義務なども緩和されるようになりました。
その一つに宅地建物取引業法(宅建業法)や借地借家法に関する改正内容がございます。

宅建業法の改正

改正宅建業法は2022年5月に施行されました。
主な変更点として、宅地建物取引士による押印義務の廃止や書類の電子交付の解禁がございます。

不動産取引において欠かせない「重要事項説明書(通称、35条書)」や「宅地建物の売買・交換・賃貸借契約等締結後の交付書面(通称、37条書面)」について、宅地建物取引士による押印が義務付けられていましたが、押印不要で記名のみで対応することが可能となりました。氏名を電磁的に記録する、といった対応も可能となっております。

また重要事項説明書含め書面による交付が必要であった書類について、相手方の承諾を条件として電子ファイルでの交付も認められるようになりました。

この改正内容によって、これまで押印や書面発行が必要であった賃貸契約においても電子契約の活用ができるようになりました。

参考)e-Gov法令検索|宅地建物取引業法:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=327AC1000000176

借地借家法の改正

建物所有を目的とする鳥利用の安定を図るための「借地法」と、建物の利用の安定を図る「借家法」。この2つの法律を一本化したのが借地借家法です。
借地借家法では、賃貸借契約にあたり書面で行うことが義務付けられているものがございました。
例えば、定期建物賃貸借契約や定期建物賃貸借契約説明書面がございます。
借地借家法の改正により、紙に代わって電磁的方法による契約締結・書面交付が認められました。
定期建物借地借家契約説明書面を電磁的に交付するためには、建物の賃借人の承諾が必要とはなりますが、長く紙を必須としていた書面を電子化できるようになったのは大きな改正です。

参考)e-Gov法令検索|借地借家法:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=403AC0000000090

電子化できるようになった不動産賃貸の書類とは

電子化できるようになった不動産賃貸の書類とは

ではここで、法改正によって電子化ができるようになった不動産賃貸の書類について、それぞれ詳しく確認しておきましょう。

重要事項説明書

賃貸契約をする前に確認する必要がある書類が重要事項説明書です。
重要事項説明書には、賃貸する物件の詳細や、賃貸契約に関わる重要事項がまとめられております。
不動産業界において重要事項説明書は、消費者を守るための役割であり、宅地建物取引士により内容の説明を行います。

重要事項説明書は、法改正前は、説明と合わせて書面での交付が義務付けられておりましたが、2022年5月の宅建業法の改正により電子交付が可能となりました。
また重要事項の説明も対面に限らず、パソコンやスマホなどを活用しオンラインで行うことも可能となっております。オンラインで行う重要事項の説明をIT重説といいますが、対面での重要事項説明と同様とみなされる為には国土交通省が定める要件を満たす必要がございます。

(参考)重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明 実施マニュアル

不動産賃貸借契約書

宅地建物取引業者は、「賃貸契約が締結されたときには、取引の当事者に対し、代金又は賃貸の額、その支払方法などの主要な時効を記載した書面を遅滞なく交付」する必要があります。こちらは宅建業法の37条に定められていることから「37条書面」と呼ばれています。
37条書面は、必要な項目が記載された契約書の交付をもって37条書面の交付とすることが認められていますので、37条書面の交付と賃貸契約書の交付は意味合いとしては同じこととなります。

法改正前は、37条書面は宅地建物取引士による記名押印のうえ、書面を交付する必要がございました。
法改正後は、押印は不要となり、電磁的な方法で提供することが認められております。

不動産売買契約書

先程ご紹介した37条書面については、不動産売買においても同じことがいえます。
不動産の売買が成立した際に交付される契約書面が不動産売買契約書で、37条書面として記載が義務付けられている事項が記載されております。
通常、不動産の売買は契約金額が大きいため、契約書に必要となる印紙税は他の一般的な契約書と比べ高額になります。
電子化した場合は課税文書として扱われないため、印紙税が不要となる点は、不動産売買契約書の電子化において注目すべきポイントのひとつです。

不動産賃貸に電子契約を使うメリット

メリット

では、不動産賃貸をする際に電子契約を使うのにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
入居者と事業者のそれぞれの視点で確認しておきましょう。

入居者(利用者)にとってのメリット

契約日を調整しやすい

例えば賃貸を予定する物件の遠方に住んでいる場合、対面契約が前提となると不動産会社の営業日の中から日程を調整し、移動を伴って契約締結を進める必要がございました。
電子契約であれば、オンラインで完結させることができますので、移動の必要がなく効率的に締結できるようになります。

入居手続きのコスト削減

書面を郵送したり、前述の事例のように移動したりといった入居のためのコストを削減することができます。
賃貸契約後は引っ越しなども含めて利用者には大きな出費がございます。
コストを削減して手続きが進められるメリットは大きいです。

場所を問わず手続きができる

インターネット環境でいつでもどこでも契約締結ができるようになります。
不動産会社まで赴いての締結は必要ございません。
場所を問わずに契約締結できるのは入居者にとって大きなメリットです。

事業者にとってのメリット

新たな客層を取り込める

まず一つ目は、契約手続きもオンライン上で行いたいというニーズを持つ、新たな客層を取り込めることです。
例えば、入居までタイトなスケジュールで動くことが多い、地方から上京した学生や転勤が決まった社会人にとって、入居手続きがオンライン上でできることはかなり便利であるといえます。
また、病気や障害をもっていて何度も来店できないお客様に対しても、自宅で簡単に契約締結できますので、手続きのハードルを下げることができます。
主に若年層を中心とし、オンライン上での契約ニーズは広がりをみせています。このようなニーズを素早くキャッチして対応しておくと、これまで競合に流れて取り逃していた顧客の獲得に大きく繋がるでしょう。

印刷・郵送のコスト削減

二つ目は、印刷・郵送のコスト削減です。
紙の場合だと、必要書類の印刷から、封入、投函となにかとコストが掛かります。
月に数回であれば問題ないのですが、繁忙期の場合は枚数も多いことからさらに費用がかさみ、非常に悩ましい作業であるといえるでしょう。
一方、電子契約であれば、書類は相手先のメールアドレスに送ることができるのでコストのみならず作業効率もアップします。

保管が楽になる

三つめは、書類の保管が楽になる点です。
電子契約であれば、締結した書類はそのままデータ上で保管できるため、紙の契約書のように店舗の保管スペースを圧迫してしまうことはありません。
近年では、コロナの影響もあり、自然災害や緊急時にも業務に対応できるように備えるBCP対策に注目されました。そこで、ネット環境さえあればどこでも業務を再開できるツールとして電子契約をはじめとしたクラウドサービスは急速に需要を集めているのです。
さらに、電子帳簿保存法(電帳法)の改正もされたことから、今後電子的な方法で保存することがまずます必要となっており、その備えとして今から動き出しておいて損はないでしょう。

電子帳簿保存法についての詳細は以下コラムでご紹介しておりますので合わせてご覧ください。

契約更新の手続きも効率化できる

最後は、契約更新手続きの効率化です。
電子契約にすれば、物件の更新手続きを行う際もオンライン上で手続きが完了します。
紙のように発送する必要はございませんので、手早く手続きを済ませたいお客様のニーズに上手く合わせることができます。

電子契約を使った場合の主な取引の流れ(重要事項説明を例に)

電子契約を使った場合の主な取引の流れ

それでは、重要事項説明で電子契約を使った場合の流れを見てみましょう。
※相手先から電子契約での締結に承諾いただけた前提でご説明します。利用の際は、必ず相手方に確認を取ってください。

①必要書類をアップロード

②書類の送信

③オンライン上で重要事項説明を行う

④双方が電子署名を施す

⑤締結した書類を保存して完了

以上、重要事項説明を例に締結の流れを簡単にご紹介させていただきました。
電子契約の流れはこちらでもご紹介しておりますのでぜひご覧ください。

なお、重要事項説明で使用するビデオ会議システムについては、ZOOMやGoogleMeet、Skype等を活用いただくのがおすすめです。合わせてご参考ください。

参考)ZOOM 参考)GoogleMeet 参考)Skype

電子契約を導入する際の注意点

注意点

最後に電子契約を導入する際の注意点についてお話します。

電子署名法にそった契約をする

まず一つ目が、電子署名法にそった契約をするということです。
そもそも「電子署名法」とは、電子署名による契約締結の法的効力を定める法律です。
通常、紙で行う契約の場合は本人による署名捺印によりその書類の法的効力を保証しているのですが、電子契約の場合は署名捺印の代わりに電子署名というものを行っています。この電子署名の法的根拠を保証するためには、電子署名法に定められた条件を満たすことができる契約書が作成できなければなりません。
言い換えれば、そのような条件を満たせる電子契約サービスを選ぶ必要があるということです。
その条件といたしましては、2条と3条にまとめられており、ざっくりと解釈しますと、「電子署名の本人性、非改ざん性がわかること」(第2条)
「本人だけが行うことができる電子署名が施されている」(第3条)ことです。
電子署名法の詳細については以下コラムで詳しく解説しておりますので合わせてご覧ください。

契約の相手方から必ず承認を得る

電子化が解禁されたとはいえ、電子契約で締結を行うことについて相手側の承諾を得ている必要があります。
忘れずに確認を行ってください。

顧客に電子契約を強要しない

電子契約で行うことを断られた場合、強要しないことも大切です。
重要な書類は紙で確認したいと思う方も今だに多くいらっしゃいますので、その場合は紙で対応できるようにしましょう。

使いやすい電子契約を選ぶ

使いやすい電子契約を選ぶというのも重要です。
社員はもちろんのこと、お客様に使いやすいサービスを選んでおくことが必要です。
まずは、無料で使える電子契約サービスから検討し、使い心地を試してみることをお勧めします。
無料で使える電子契約や、特におすすめしている電子契約については以下コラムで詳しくご紹介しております。合わせてご覧ください。

物件のオーナーに導入の説明をしておく

意外と忘れがちなのが、オーナー様に導入の説明をすることです。
電子契約にすると、紙で行っていた契約よりも大幅にフローが短縮できますので、一連の流れを共有しておきましょう。
また、オーナー様にも署名が必要な書類がある場合は、一度オーナー様にもデモ画面を振れていただくと安心です。

不動産賃貸契約の電子化ならDX-Signがおすすめ!

いかがでしたでしょうか。
今回は、電子化できるようになった不動産賃貸書類について解説しました。電子契約のメリットを知ってぜひ導入の参考にしていただければ幸いです。
電子契約をお探しの際はDX-Signをおすすめします。電子署名法に沿った電子契約サービスだから、法的効力の保証はもちろんのこと、電帳法の保存要件にも完全対応しております。
気になる方はまずは無料プランからお気軽にお試しください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

株式会社クロスベイターマーケティング部 時田・秋山

 
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