目次
雇用契約書とは
雇用契約書とは、労働者と雇用主との間で取り交わされる契約で、主に労働契約の内容を明らかにするために締結される契約書です。
そもそも契約は、契約を申し込む意思表示とそれを受け入れる相手方の承諾があれば口頭で成立します（民法第522条より）。
とは言え実際のところ、口頭ですとお互い言った言わないのトラブルに繋がりますので、雇用契約書を発行し、労働者の意思表示を見える形で残しておくのが一般的です。
雇用契約書の詳細は以下コラムでも詳しく解説しております。合わせてご覧下さい。
労働条件通知書との違い
労働条件の取り決めに関する書類として「労働条件通知書」もございます。
雇用契約書と労働条件通知書は、同じような内容が示されるものの、その役割や作成の義務においては大きな違いがございます。
まずは、雇用契約書と労働条件通知書の違いについて正しく押さえましょう。
以下代表的な違いを挙げます。
・法律上の作成義務
実は、雇用契約書には法律上で作成義務があるわけではございません。
一方、労働条件通知書は作成義務と、労働者への書面交付義務が労働基準法にて定められております。
※平成31年4月から労働者が希望した場合は電子化も可能になりました。詳しくは後述します。
・記載内容の指定
労働条件通知書においては、労働基準法及び施行規則によって記載しなければならない内容の詳細が定められております。
一方、雇用契約書は特に定められておりません。
・署名捺印や記名押印の必要性
雇用契約書は労働者と雇用主という当事者双方が署名捺印・記名押印する事で締結される書類です。
労働条件通知書は、雇用主となる企業側が作成し労働者へ交付する書類ですので、労働者側の署名や捺印は不要です。
・交付の方法
雇用契約書は契約自由の原則に基づき口頭でも書面でも契約は成立いたします。
労働条件通知書については、企業側に交付する義務があり、交付の方法も書面での交付が原則とされています。
労働条件通知書を電磁的に交付する為には、労働者からの希望が必要となります。
雇用契約書は電子化が可能！
デジタル関連の法整備が進み、様々な契約書の電子化が可能となっております。
雇用契約書についても電子化は可能で、電子契約サービスを利用すれば、すべてオンラインで手続きをする事ができます。
雇用契約書の電子化でよくあるパターンをご紹介
それでは実際に雇用契約書を電子化する際によくあるパターンをご紹介します。
雇用契約書と労働条件通知書をそれぞれ電子化する
雇用契約書と労働条件通知書を別々に作り、それぞれを電子化するケースです。
雇用契約書に交付義務はないので作成の手間はかかるものの、労働者が納得したという意思を証明できる書類ですので作っておいて損はありません。
なお、労働条件通知書は労働者が希望した場合に電子化が可能になります。よって労働者へ確認の上電子化を行ってください。
ポイント）
※労働条件通知書は書面での交付が義務付けられておりましたが、平成31年4月から労働者が希望した場合はFAXや電子メール、SNSなどでも明示が可能になりました。
詳しくは厚生労働省のホームページをご覧下さい。
「雇用契約書兼労働条件通知書」を電子化する
近年では、効率化を求めて雇用契約書と労働条件通知書を一つにまとめるケースも多いかと思います。
結論、このケースでも電子化は可能です。
ただし、前述しましたように、労働条件通知書の電子化には労働者の希望が必要ですので、確認の上対応してください。
雇用契約書を電子化する際に守る事（要件）
保管期間を守る
雇用契約書の保管期間は5年間です（労働基準法第109条）。
しかしながら企業側の負担を懸念し、経過措置が取られており、
雇用契約書の保管期間は5年間から「3年間」へと変更になっています（労働基準法第143条）。
この経過措置は「当分の間」とされており、本記事執筆現在、保管期間は引き続き「3年間」となっております。
雇用契約書を電子化する際の注意点
雇用契約書を電子化する際に注意すべき点をまとめます。
保管方法を守る
電子化した書類を保存する際に意識したいのが、「電子帳簿保存法」です。
電子帳簿保存法とは、電子化した帳簿や書類をどのような要件で保存すればよいかが定められている法律で、メールやインターネットを介してやりとりした取引情報の保存は「電子取引」に該当し、その保存要件を満たして保存しなければなりません。
具体的な要件に関しては国税庁のホームページを参考にして下さい。
参考) 電子帳簿保存法特設サイト｜国税庁労働条件通知書の電子化要件を守る
雇用契約書の電子化をすると、必然的に労働条件通知書の電子化についても検討される方が多いです。
しかし、労働条件通知書は法律上発行・交付が義務化されていますので、電子化する際の要件にも定めがございます。
電子化する際は以下の要件を守りましょう。
①労働者が電子交付を希望していること
→書面か電子書面どちらを希望するか予め確認をとりましょう。
②労働者本人のみが確認できること
→FAX・メールなどを介し、受信者のみが確認できる形での交付が必要です。
③書面での印刷ができる状態であること
→電子化して交付した労働条件通知書は、労働者が後々プリントできるような形式で交付しなければなりません。よってデータの保存期間があるようなSNSを介しての交付は注意が必要です。
雇用契約書を電子化するメリット
雇用契約書を電子化するとどのようなメリットがあるのでしょう。
ここではその代表的なものを挙げます。
作業効率がアップ
一つ目は作業効率のアップです。
これまで紙の雇用契約書で行っていた時は、印刷、封入、投函、そして返送後の書類保管と一連のプロセスに大幅な時間が掛かっていました。
一方、電子化に切り替えると、PDF化した書類をアップロードし、記入して欲しい箇所（住所、名前、押印等）を設定後、相手方のメールアドレスに送るだけで完了します。締結した書類は一般的に「締結済み書類」としてシステムに格納されるので、管理の手間も省けます。
また、複数名に送信できることも大きなポイントです。
これまで複数名に送る際は、人数分の書類をポストや郵便局へ持っていく必要がありましたが、電子化することにより画面一つで複数名に一括送信できるのです。
※一括送信機能の有無は、各電子契約サービスの事業者へご確認ください。
業務の効率化は、多忙な総務・人事担当者にとって大きなメリットといえるでしょう。
コスト削減
二つ目はコスト削減です。
前述でも触れましたが、雇用契約書を電子化することにより、それまで掛かっていた印刷代、郵送代が不要になるので大幅なコスト削減が期待できます。
電子契約を使うことによるコスト削減効果については、以下のページにてご紹介しております。合わせてご覧ください。
参考）電子契約の削減効果
また、雇用契約書の場合は特に関係ありませんが、電子契約で印紙代が不要になるというのも大きなポイントです。
社内で印紙代が掛かる書類も扱っている場合は、電子化に切り替えることでさらなる経費削減に繋がるでしょう。
印紙が必要な書類や、電子契約により印紙が不要になる理由は以下コラムにて詳しく説明しています。ご興味がありましたら合わせてご覧ください。
更新漏れを防ぐ
三つ目は更新漏れを防ぐという点です。
有期雇用の場合、定められた期限で更新の必要があるケースもございます。
このような時に注意が必要なのが雇用契約書の更新漏れです。
DX-Signのように便利機能が充実している電子契約サービスであれば、期限のある契約書へアラートを付ける事で、更新期限に合わせてメールでアラートを受け取り更新漏れを防ぐことができるようになります。
相手方の手間も省ける
最後は、相手方の手間も省けることです。
雇用契約書を電子化することにより、相手方もオンラインで簡単に締結ができるので、署名捺印後返送するという必要はありません。
また、相手方はオンライン環境さえあればいつでもどこでも締結が可能ですので、遠隔地からでも契約書を確認できて便利です。
このように雇用契約書の電子化は、双方にメリットがあるのです。
雇用契約書を電子化するデメリット
雇用契約書を電子化する上でデメリットもございます。
システムの導入費用がかかる
法的に有効な電子契約書のやり取りをするには、電子契約システムの導入が必要です。
導入費用が気になる所ですが、最近では手ごろな価格で始められるサービスも増えていますので、一度検討してみて下さい。
以下におすすめの電子契約サービスをご紹介しておりますので、ご興味がありましたらぜひご覧ください。
操作性に慣れていない方もいる
契約の相手方によっては、慣れていない故に電子化の流れに抵抗がある方もいらっしゃいます。
特に初めて利用する方とっては不安に思う方もいるでしょう。
この場合社内外問わず専用のマニュアルがあったり、使い方の説明を行っているサービス事業者を選ぶと安心です。
また、どんな操作性なのか実際に使ってみるのもおすすめです。まずは無料で使える電子契約から検討してみましょう。
以下に無料で試せる電子契約サービスをご紹介しておりますので、ご覧下さい。
雇用契約書を電子化した業界事例
では、ここで雇用契約書を電子化した事例を業界ごとのお悩み別にご紹介します。
人材派遣サービス
人材派遣業界では、雇用契約書の電子化が大きな効果をもたらしています。
主な課題と電子化への効果は以下の通りです。
＜課題＞
派遣会社は常に登録人材を多く抱えている為、雇用契約書を交わす機会が必然的に多くなってしまい、発送作業や返送後の確認作業が面倒です。
郵送代がかさむのも気になります。
＜電子化すると・・・＞
相手先のメールアドレス宛に送付するだけなので大幅な業務・コスト削減に繋がりました。
また、相手先が署名捺印後に返送いただく手間もないので、スムーズなご案内ができます。
＜備考＞
人材派遣の事業者様が雇用契約書を電子化する上で気になることとして、「電子契約書の法的効力の有無」がございます。
電子データは紙と違って本人の直筆や押印がないため、法的に有効な書類になるのか不安に思われる方もいらっしゃいます。
結論としては、電子データでも法的効力も保った状態で締結ができます。ただし、「電子署名」を施していないといけません。
電子署名とは、電子契約書の法的効力に必要な要件を確保する役割をもっている、特殊な仕組みのことです。
適切な「電子署名」を施している電子契約書であれば、法的効力を持ちます。
よって電子データであっても安心して締結することができます。
※電子契約の導入の際、適切な電子署名が施せるかどうか、事前に確認しておくと安心です。不明な点はサービス事業者に確認しましょう。
電子署名の詳しい説明は以下コラムをご覧ください。
コールセンター事業
コールセンター事業でも雇用契約書の電子化が採用されています。
一口にコールセンター事業といいましても、コールセンター専門で請け負っている会社だけではありません。
他にもECサイト内にある問合せ窓口であったり、製品の不具合や修理を依頼する相談窓口など形態は様々です。
主な課題と電子化への効果は以下の通りです。
＜課題＞
コールセンターはスタッフがアルバイトや派遣・契約社員というケースが多く、短期で大量の人材を募集することがあるため、人の入れ替わりが多いです。
よって一度に大量の雇用契約書を処理しなければならなかったり、有期雇用者との契約更新にも対応する必要があり管理が大変です。
＜電子化すると・・・＞
電子契約を活用し、雇用契約書を一括で送ることで、スポットで発生する作業にもスムーズに対応しています。
事務作業をできるだけ効率化することで、スタッフ教育に集中でき、顧客満足度向上の効果も期待できました。
飲食店
飲食店業界でも雇用契約書の電子化が進んでいます。
主な課題と電子化への効果は以下の通りです。
＜課題①＞
個人経営のお店なので、比較的空間が狭いことも多く、紙の雇用契約書の保管スペースを圧迫しがちです。
雇用契約書は個人情報の記載もあるので、お店で保管していることで紛失や盗難のリスクも心配です。
＜電子化すると・・・＞
管理先をクラウド上にまとめて管理することができ、場所やセキュリティーを気にせず安全に管理できるようになりました。
＜課題②＞
新店舗ができる際はオープンスタッフとして一度に大量のアルバイトを募集することがあり、紙の雇用契約書だと一人一人と交わす締結作業が面倒です。
＜電子化すると・・・＞
複数の相手先に書類を一括送付できるため、手間が減りました。
また紙で行っていた時は、アルバイトが押印を忘れたまま提出したり、書類を紛失するというトラブルもあったので、電子化することでお互いがスムーズに締結できるようになりました。
＜課題③＞
食品業者やテナントなどの取引先が多く、雇用契約書の他に契約している書類が多すぎて管理が大変です。
＜電子化すると・・・＞
雇用契約書のほか、取引基本契約書や売買契約書なども電子化が可能なので、様々な書類をまとめて管理できてよいです。
事務作業全般を効率化することで、料理やサービスに集中できるようになりました。
雇用契約書に適した電子契約を選ぶポイント
さて、電子化のメリットや事例についてご紹介していきましたがいかがでしたでしょうか。
次は、実際に電子契約を導入する際のポイントについてご案内します。
一括送信機能がついているか
前述でご紹介した事例にも重なりますが、雇用形態の多くがアルバイトや派遣社員の場合、一度に多くの契約書を複数の従業員に送信できる一括送信機能は非常に便利です。新規採用や契約の更新時の作業を効率化できます。
アラート機能がついているか
こちらも前述でご紹介した内容となりますが、雇用契約では有期契約もございます。
期限に合わせて更新が必要となるケースがございますが、書面での契約では更新を忘れてしまって慌てて対応したという事も少なくありません。
更新期限前にアラートを出すことができるのも電子化のメリットとなりますので、雇用契約書の電子化で電子契約サービスを選ぶ際には、DX-Signのようにアラート機能が付いたサービスを選ぶのがおすすめです。
相手方へ負担を強いるものではないか
相手方に負担のすくないサービスをえらびましょう。
例えば、相手方が締結をする際にアカウント登録が不要で行えるものであれば、面倒な手続きを強いる必要はなく、協力を得やすいでしょう。
操作は分かりやすいか
操作しやすいのもポイントです。
導入後は社内や取引先にも使っていただきますので、なるべくシンプルな操作性のものをおすすめします。
実際に使ってみないと分からない部分もございますので、無料で試せる電子契約を使ってみて検討するのがおすすめです。
無料で試せる電子契約については以下コラムをご覧ください。
充実した顧客サポート
問題や疑問が生じた際、サポートがあるかどうかも必要です。
特に取引先が上手く操作できない時にサポートがないと、取引先からの信用を失いかねません。
問い合わせ窓口があるかどうかや、取引先にも操作性をレクチャーしてくれるかどうか確認しておきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
雇用契約書の電子化は、業務を効率化し、コスト削減に繋がります。また締結後、相手先の返送も不要になるので双方にとってメリットがあります。
実際、雇用契約書は人材派遣事業、コールセンター、飲食店など様々なところで活用されています。
一方、電子帳簿保存法に沿った形式で保存が必要であったり、雇用契約書と関連性が高い「労働条件通知書」を電子化する際は相手方の希望が必要なので注意が必要です。
最後にご紹介した電子契約を選ぶポイントを参考に、ぜひサービスの検討をしてみてください。まずは無料からはじめてみるのがおすすめです。
電子契約DX-Signでは、無料で試せるプランをご用意しています。
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