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同意書って?記入方法や法的拘束力、承諾書との違いを徹底解説!

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同意書って?記入方法や法的拘束力、承諾書との違いを徹底解説!

同意書って?記入方法や法的拘束力、承諾書との違いを徹底解説!

今回のテーマは「同意書」です。
個人情報の提供、未成年者の契約、など、同意書を求められた事がある経験は少なからずあるかと思います。
この「同意書」。法的な拘束力はあるのでしょうか?類似する言葉である「承諾書」との違いはどのようなポイントがあるのでしょうか?
同意書をテーマによくある疑問やご質問についご案内いたします。

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同意書って?

同意書とは、相手方の将来の行為に対し、予め同意する意思を表明する為の書類です。
ある行為における条件や制限、あるいは想定されるリスクなど、提出側へ確認を求め、事前に同意の意思を表明させる役割がございます。
まず始めに、同意書における法的拘束力や契約書との違い、類似する書類との違いについてご案内いたします。

同意書に法的拘束力はあるの?

同意書は掲げる事項について確かに同意した、という事を証明する役割があり法的にも拘束力のある「証拠」となります。
例えば、事業者が同意書を提出する側の消費者と契約締結をする際に、その契約内容等の十分な説明を求められるケースがございます。その場合に予め、説明するべき内容を同意書にてまとめておき、消費者から同意書を取得すれば、事業者側における「説明義務」を果たす役割となります。
また、未成年者や後見を受ける方など、法律行為を単独では行えない場合がございます。この場合、法定代理人や後見人の同意を得る事で、「不完全であった法律行為を有効化」させる役割も果たします。
その他、特定の業種・業務において、「同意の取得の要件」として定められている場合もございます。具体的には個人情報保護法などによる規定が該当しますが、この点は後述いたします。
以上のように、同意書は法的な証拠としても有効な書類となりますので、提出を求められる際には、その内容を理解したうえで署名、提出する事が大切です。

契約書との違い

このように法的拘束力がある同意書ですが、同じく法的拘束力のある書類の契約書とは異なるのでしょうか?
契約を証する書類である点において契約書と同意書の法的な効力に違いはございません。当事者間の同意の意思を証しますので、「同意書は契約書の一つ」ともいえます。
異なる点としては、同意書のみでは当事者双方の細部に渡る権利・義務関係を列挙できない場合が多いという点があげられます。
また、取引における当事者一方が相手方に求める形が一般的になる点も同意書と契約書の違いと言えます。

承諾書との違い

では、承諾書との違いはどうでしょうか。
同意書は、相手方の提示する内容へ「問題ない」という事を同意する為の書類となります。
承諾書は、相手方の要望や要求の内容を「受け入れる」という意味をもつ書類となります。
同意と承諾、言葉の表現の違いはございますが、大きな意味合いとしてはそれほど違いはございません。使用するシチュエーションはそれぞれ異なりますので、どのような場面で同意書なのか、それとも、承諾書なのか、といった観点で違いを捉えておくのでも良いかもしれません。
そこで、次に同意書を使用する主な使用シーンについてご紹介いたします。

主な同意書の使用シーン

ここでは、同意書が良く使用される4つのシーンについてポイントを絞ってご案内します。

個人情報を提供する場合

一つ目は、個人情報を提供する場面となります。
企業は個人情報を扱う際に、個人方法の利用目的や第三者に提供する場合の有無、個人情報の開示請求など記載する必要がございます。
これは「同意の取得要件」として個人情報保護法にて定められている為です。
個人情報を収集、利用する際に「本人の同意」を必要とし、同意を得る方法などが規定されております。
インターネット上での取引の際にも、「個人情報の取扱いについて同意する」といったボタンやチェックボックスで確認される事も多いかと思います。

手術など医療行為を受ける場合

二つ目は、医療行為を受ける場合です。
手術など医療行為は大小はありますがリスクが伴います。そこで医療機関が医療行為を行う前に説明義務を果たし同意を求めるのが手術同意書です。通常、病名や手術名、手術の必要性などが記載されます。
なお、ここでの課題の一つに、同意を行う前の十分な説明、の観点がございます。
医療行為における、医師と患者での十分な情報の説明と合意を意味する概念として「インフォームド・コンセント」がございます。ただ単に病状を告げて同意を取るという目的のために同意書があるのではなく、適切な説明を行い、医療を受ける患者の理解を得るよう努める説明義務について示されている概念です。
このインフォームド・コンセントは、医療行為における同意書が、説明の義務・同意を得る為の書類、といった手続き的な観点に留まらず、医療機関と患者の信頼関係や、より積極的な患者の治療への参加、という観点で期待される概念となります。

未成年者が契約をする場合

三つ目は、未成年者による契約場面です。
未成年者がアルバイト契約をする場合などを想定いただければと思います。
この場合は保護者、親権者による同意書の提出が求められます。先述した医療行為の場合においても同様に当てはまるケースとなります。

給与明細を電子化する場合

同意書を使用する主な場面としてご紹介する最後は、給与明細を電子化する場合です。
給与明細を電子化することは、支給する企業側にとって、発行や印刷、発送などのコストを削減できたり、誤った配布を防ぐというリスク回避にも役立ちます。受給される従業員にとっても、場所を問わずに給与明細を閲覧できますし、保管や管理も容易になるというメリットがございます。
そこで給与明細を電子化する企業も多いですが、給与明細を電子化するには、予め従業員からの同意を得て置く必要がございます。
所得税法231条の定めにより。企業側では給与明細を交付する義務がございます。そして同じく所得税法231条2項にて「支払を受ける者の承諾を得て、(中略)電磁的方法により提供することができる。」とされております。
この電磁的方法による提供、すなわち給与明細の電子化にあたっての承諾を得るためにも、同意書が用いられます。

同意書の記入方法

同意書って?記入方法や法的拘束力、承諾書との違いを徹底解説!

では次に、同意書の記入や注意点について確認いたします。

同意書の項目

同意書に決まった様式などがあるわけではありません。
必要となる項目を抑えられているかがポイントとなります。
以下のような項目が確認すべきポイントとなります。
・同意書の件名
・同意した日付
・同意した本人(代理人)の氏名や住所、押印
・同意した内容

同意書を記入する際の注意点

同意書の記入にあたって注意すべき点は、契約書と同様に法的効力がある事を認識したうえで「同意する」という事です。
同意書の記載事項の一つ一つを確認し、不明点や納得ができない部分は相手方へ確認するようにしましょう。また、同意書はコピーを取り保管しておくことも大切です。手元に保管しておき、トラブルや紛争の際に確認できるようにしましょう。

同意書の送り方

続いて、同意書を送る際に注意すべきポイントについて確認してみましょう。

送付状・添え状を付ける

必ず付けなければならないというルールはございませんが、送付状や添え状を用意して同封するのが一般的です。
同意書を求める側であれば、同意書の他にも一緒に送る書面が多かったりします。どのような書類を何通送り、どのように返送して欲しいのかを、書類送付のご案内としてまとめておくと親切でしょう。
同意書を提出する側でも、どのような書類が誰から送られたのかを相手方へ明示できますので、相手方は確認しやすくミスも起こりにくくなります。
添え状は、「文書の種類やタイトル」「送付数」などを簡潔に記載し、送付する書類の一番上に入れて送ります。

簡易書留を利用する

同意書は大切な書類です。万が一の事故にも備え、簡易書留を利用し配達状況を確認できるようにしておく方が望ましいです。紛失などのリスクを軽減することができます。
簡易書留は郵便窓口からお手続きいただけます。
また信書に該当する書類を送る際は信書便法により定められるルールがございます。以下のコラムも合わせてご参照ください。
(参考)コラム:契約書を郵送するには?正しいマナーや送付方法を解説!

電子化して送る

DX-Signのような電子契約サービスを用いて、電子署名を用いた電磁的方法で送付する方法もございます。
同意書や合わせて送付が必要な書類をまとめてクラウド上へアップロードし、簡単な画面操作で相手方へ送付が可能です。受け取った側も内容をご家庭などでじっくり確認することができますので、同意すべき内容への理解を深めていただくことができます。
DX-Signなど電子契約サービスであれば、発行された日付や同意を得た日付をタイムスタンプで管理できたり、電子署名による本人性の確認が容易となります。
また、受け取った同意書の管理も電子化して管理しておくことができます。
送信時に従量課金による費用が発生する場合がございますが、簡易書留などで送るよりは安価で収まることが多いでしょう。
同意書や誓約書を電子化する際の注意点やポイント、電子同意書の導入事例・活用事例などをまとめた資料もございます。以下より無料でダウンロードいただけますので宜しければ合わせてご参照ください。

「同意書・誓約書の電子化」活用事例のご紹介

同意書の例文をシーンに分けて紹介!

最後に、同意書に使用される場面ごとの例文(項目)も簡単にご紹介いたします。

個人情報を提供する場合

〇〇株式会社(以下、「当社」)では、個人情報について以下の通りお取り扱いいたします。

1.個人情報保護管理責任者

2.利用目的

3.個人情報の第三者への開示

4.個人情報の管理

5.個人情報に関するお問い合わせについて

私は、上記の個人情報取り扱い事項について同意いたします。

2022年〇月〇〇日
××× ××× 印

手術など医療行為を受ける場合

〇〇病院 ××委員長

・病名
・症状
・治療計画
・手術内容及び日程
・手術後に起こりうる症状と、その対処

私は、現在の疾病の治療に関して上記の説明を受け、十分に理解した上で手術を受ける事に同意します。

2022年〇月〇〇日
××× ××× 印

未成年者が契約をする場合

以下の者が貴社でアルバイト雇用契約に基づき、労働することに同意いたします。

・住所
・本人氏名
・(本人の)生年月日及び年齢

2022年〇月〇〇日
××× ××× 印
住所
本人との関係

まとめ

同意書についてご案内いたしました。
同意書は相手方が提示する内容へ「問題がない」という事を意思表明する書類であり、法的効力は契約書とも同様に扱われます。
よって同意書に記載される内容についてはよく確認し把握しておく必要がございます。
同意書を求められるケースは、今回ご紹介したケース以外にも様々です。手続きのプロセスで確認が流されがちになる事も想定されますが、同意書を提出する前には、その内容を十分に確認し理解した上で署名、提出するようにしましょう。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

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DX-Sign メディア編集室
ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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