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契約書の正しい郵送方法
【郵便局】レターパック
レターパックは契約書の送付で良く利用される手段かと思います。レターパックは日本郵便株式会社が提供するサービスですので郵便として送ることができますし、追跡番号から郵送物の配達状況や配達記録を確認することができます。その為、普通郵便よりも安心して契約書のやり取りが行えるといえます。
レターパックで送る際は、レターパック専用の封筒に書類を入れポストへ投函します。封筒の大きさがA4の書類を折らずに入れられるのも便利な点です。
レターパックは青色の封筒のレターパックライトと、赤色の封筒のレターパックプラスの2種類がございます。金額はレターパックライトが370円でレターパックプラスが520円とレターパックプラスの方が高額となりますが、レターパックプラスであれば対面渡しで受領印や署名も得られますのでより安心して送付いただけます。
また、土日祝日なども配達されますので配達スピードの面でもおすすめな契約書の送付手段です。
レターパックの封筒は郵便局の他、一部コンビニでもご購入いただけます。
レターパックについての詳細は以下コラムで詳しく解説しておりますので合わせてご覧ください。
（参考）コラム：レターパックはコンビニで購入可能？料金や発送方法、注意点も解説
【郵便局】簡易書留・配達記録郵便
契約書のを郵送する手段として、簡易書留や配達記録郵便を利用される方も多いです。
レターパックでの郵送と同様に、追跡番号からの郵送物の確認ができますので、料金は多少割高にはなってしまいますが、未着などのリスク回避のためにもおすすめの郵送手段です。
【民間宅配会社】信書便
これまで契約書の送付の方法としてレターパックと簡易書留・配達記録郵便についてご案内いたしました。いわゆる郵送の手段となります。信書は、郵便法の定めにより、日本郵便株式会社の郵便で送達する必要がございますが、平成15年4月に施行された特別法により信書の送達事業を民間事業者による参入が可能となりました。この特別法によって許可を受けた事業社より信書便として契約書を送付することもできます。
契約書を郵送する際の正しいルール
信書は郵便法で定められている
郵便法で、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書を信書と定義されております。契約書も、総務省による信書のガイドラインに基づき、信書に該当する文書となります。
繰り返しになりますが、郵便法では、信書を送ることができるのは、原則として、日本郵便株式会社だけと定義されております。
その為、郵便法や信書便法で認められていないメール便や宅配便などの手段で契約書を送付することは法令違反となってしまいますので注意が必要です。
契約書は折らない
契約書を送る際のルールとして「契約書は折らない」という点を大切にされている方も多いかと思います。
契約書は相手方にとっても大切な文書ですので、折らずに入る封筒を利用するのはもちろん、クリアファイルに入れるなど丁寧な送付がより望ましいです。クリアファイルに入れておくと水に濡れたり汚損したりというリスクを回避することができます。
契約書に送付状を添付して送付する
また送付状を添付するのもビジネスマナーとして大切です。
何の契約書か、いつまでに返送が必要か、など内容を把握しやすいように配慮することができます。
契約書の返信封筒の同封
署名、捺印後に返送していただく際に返信用封筒を同封しておきます。
この返信封筒へは、予め、送付先の住所などを記載しておく事で相手方の負担を軽減できます。
郵送いただく為に切手を予め貼り付ける、中身が透けない厚手の封筒を利用するといった配慮も大切です。
契約書の送付先は正しく記載する
間違って契約書が送られることは失礼にあたりますし、機密情報の管理上も大きな問題となります。
誤った送り先にならないよう確認の体制をとることも重要です。そして、郵便番号も調べて正しく記載するようにするのと、社名に加えて、担当する部署であったり担当者名や連絡先なども記載しておくとより望ましいです。
電子契約を活用すれば送付の手間がなくなる
契約書を正しく送るには手間やコストがかかります。郵送といっても配達記録が残る方が良いですので、レターパックの封筒を用意したり購入したりと手間やコストが以外にかかっているかと思います。
電子契約の場合は、クラウド上に契約書をアップロードするだけで合意締結が可能ですので、郵送にかかる時間やコストを削減することができます。
まとめ
紙での契約書の場合は郵便法と信書便法に定められたルールで送付する必要があります。また郵送にかかるコストも現実的には配達記録の残るサービスを利用する場合がほとんどですのでコストも増えてしまいます。
もしも、契約書の送付に課題を感じている場合は、安全に契約を締結し業務効率の改善とコスト削減にもつながる電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
