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秘密保持契約(NDA)とは?役割や締結のタイミング、ルールについて解説!

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秘密保持契約(NDA)とは?役割や締結のタイミング、ルールについて解説!

秘密保持契約(NDA)とは?役割や締結のタイミング、ルールについて解説!

新規の取引先、他社との新規プロジェクト、様々な場面で「秘密保持契約」を交わしておく事がございます。
自社の「秘密情報」を相手方が第三者に対して開示、漏洩することを防ぐ役割がある大切な契約書です。
自社が思いがけない不利益を被らないようにするためにも、その内容や注意すべきポイントについてしっかりと抑えておく必要がございます。
今回のテーマは「秘密保持契約」とし、役割や締結のタイミング、締結にあたってのルールなどについて解説いたします。

秘密保持契約(NDA)とは?

秘密保持契約(NDA)とは?役割や締結のタイミング、ルールについて解説!

新たな取り引きの際に、自社の秘密情報を相手方へ開示しなければ、その仕事やプロジェクトが開始できないという場合もございます。
そのような時に、自社が持つ情報を、相手方の企業が、他社に漏洩したり、あるいは不正に利用したりということを防止する為に「秘密保持契約」を締結します。
秘密保持契約は「守秘義務契約」「機密保持契約」とも言われ、英語表記では、「Non-disclosure agreement」と記載されます。この英語の頭文字をとり「NDA」と呼ばれることも多いです。
取り引きの前、交渉の際、等、自社の秘密情報を開示する場合において開示前に締結しておくことが一般的です。

秘密保持契約の役割

秘密保持契約の大きな役割は、秘密情報の漏洩や不正利用の防止ですが、次に掲げるような点においても大切な役割がございます。

特許申請(特許出願)

自社の発明を公開する際に、代わりとしてその発明における使用などを独占する制度が特許制度です。
発明した内容を特許として登録するには、特許庁へ申請(特許出願といいます)を行います。
よく「特許申請」という言葉が使われますが、正式には「特許出願」となります。
自社の秘密情報について特許出願を予定しているのであれば、その秘密保持情報を取引に際して開示するのであれば、先に秘密保持契約を締結する必要がございます。
特許について定義し規定する特許法において、公然知られた発明については特許を受けられないとされている為です。
公然知られた発明には、秘密保持契約を締結していない相手方により情報が「公知」されてしまう場合も該当してしまう為、リスク回避の為にも情報開示前に秘密保持契約を締結しておきましょう。

不正競争の防止

また、不正競争防止法に定められる営業秘密として管理される為にも秘密保持契約は重要な役割を果たします。
営業秘密の漏洩により、第三者が不正に利用し、競争における不利益を被らない為にも、そして情報の管理統制として、秘密保持契約を締結しておくようにしましょう。

秘密保持契約の締結のタイミング

では、ここからは実際に秘密保持契約を締結する際の注意点について解説いたします。
まずは締結のタイミングです。
秘密保持契約を締結するタイミングは自社の秘密情報を「開示する前」が基本となります。
万が一に、締結する前の商談中に情報を提供する事で、漏洩につながってしまうケースも想定されます。
また商談から必ずしも取引につながるわけではありません。取引に至らなかった場合は、単に、秘密情報を相手方に漏らしただけの状態となってしまいます。
よって、秘密保持契約は情報を相手方に提出する前に締結すること、そして、締結するまでは情報を相手方へ開示しないようにすること、を注意するようにしましょう。
なお、契約における日付には、契約締結日と効力の発生日など「日付」に関する概念にも注意は必要です。
契約締結日について詳しくは以下のコラムでご紹介しておりますので宜しければご参照ください。
(参考)コラム:契約締結日とは?定義から契約締結で注意する点まで解説

秘密情報保持契約に違反した場合

次に、秘密保持契約の締結後に、相手方が秘密情報を漏洩、または不正に利用した場合はどのように対応するべきでしょうか。秘密保持契約に違反した場合についてご説明いたします。
秘密保持契約を締結しても相手方が情報を、故意または過失により、漏洩させてしまう可能性はございます。
その場合は、契約の解除や相手方への損害賠償の請求を行います。
注意点としては、秘密保持契約そのものを解除したとしても意味はなく、損害賠償をするにも、損害額などの立証は難しいという点がございます。
よって、秘密保持契約を締結すれば、情報についての安全性が保たれるというわけではなく、あくまで抑止的な役割となってしまう点についてはご留意ください。
厳格に定めるのであれば、秘密保持契約に違反した場合の違約金に関する規定を定めておく方法もございます。
但し、通常の取引において、秘密保持契約における違約金規定まで定めるケースは一般的ではございません。
情報のセキュリティとして、どこまで相手方へ開示するのか、相手方の誰へ開示するのか、など開示する際に注意をしておくのが、結果として効果的な対策ともいえます。

秘密情報保持契約書の記載項目

秘密保持契約(NDA)とは?役割や締結のタイミング、ルールについて解説!

次に秘密保持契約に記載すべき項目についてご紹介いたします。
なお、テンプレートとしてお探しの場合は、経済産業省が公表しているひな形の活用もお勧めいたします。経済産業省にて業務提携の検討における秘密保持契約書の例として標準的なひな形が用意されております。

タイトル

通常の契約書と同様、タイトルがはじめに記載されます。
なお単純にタイトルそのものを「秘密保持契約書」として頂いて問題ございません。
「〇〇〇業務に関する秘密保持契約書」と、具体的な取引内容を盛り込んでも構いません。

契約の目的

秘密保持契約で重要な役割を果たすのが「目的」です。
目的を規定することで、目的以外の利用を禁止できます。
その為、あいまいな表現は避け、具体的な目的を記載するのが望ましいです。
そして、この後にご案内します「目的外使用の禁止」が合わせて定義される事で、より重要な役割を果たす規定となって参ります。

秘密情報の定義

秘密情報の定義も大切です。
保護されるべき秘密情報を明確にしておき、漏洩されては困る為、管理対象とする情報について漏れなく定義できるよう広めに記載した方が、開示する側にとっては有利となります。

目的外使用の禁止

契約の目的を定義する重要性は先述いたしました。
そこで定義される目的以外の使用を禁止する規定も非常に大切です。
目的の定義とセットで規定しておくようにしましょう。

秘密保持義務

ここまでの規定で、秘密情報を定義し利用の目的を定め、目的以外の使用を制限してきました。
ここまでの規定も重要なのですが、更に重要なのが保持義務規定です。
開示された秘密情報に対して、受け取った側が取るべき義務について明確にしておきましょう。

複製(コピーの制限)

秘密情報が含まれる書類などを不適切にコピーされる事は、情報漏洩の可能性を高める事になります。
情報漏洩を防止する為、複製について制限する規定も必要になります。
複製を認める、認めないはもちろんですが、「秘密情報の複製、複写(以下、複製などという)をしてはならない。複製などをする場合は相手方から書面による承諾を得る」といったように制限を設けるのが望ましいです。

秘密情報の権利帰属

開示する秘密情報の権利が開示する側に帰属する事を明示しておくのが一般的です。

有効期間及び残存条項

秘密保持契約の規定をいつまで有効とするのか、有効期間について記載します。
なお、取引や契約の終了後も効果を持続させたい場合は残存条項を別途定義しておきます。

秘密情報の破棄または返還

秘密保持契約の有効期間中であっても、相手方が秘密情報を保持しているのはリスクが伴います。
開示者が求めた場合に秘密情報を破棄させたり、返還させたりできるよう定めておくのも大切です。

記載すべきその他の項目について

国際取引ではどの国の法律を適用するのかという「準拠法」を記載しておくのが一般的です。
また管轄の裁判所なども、一般的な契約書と同様に記載されます。

従業員に締結の義務は生じるか

秘密保持契約を締結する相手方はお取引先など外部とは限りません。
自社の従業員であっても、その労働契約に基づき社内に営業情報を保持する事になります。
秘密情報の流出は従業員の、メール誤送信など職務上のミスや背信行為によって発生する事も少なくありません。従業員は常に自社の営業情報、秘密情報に触れられる立場ですので、自社の従業員と秘密保持契約書を締結し、漏洩防止に努め、従業員のセキュリティへの意識強化へつなげておくことが大切です。
ある意味、情報漏洩という不祥事から従業員を守るためにも大切な役割となります。
しかしながら、契約は、本人の自由な意思で決めるものです(契約自由の原則)。
よって、会社側が従業員へ、秘密保持契約の締結を強制する事はできません。

対応する方法は大きく二つございます。
まずは、入社時に入社の条件として秘密保持契約を締結するという方法です。
入社書類の一式として説明し、提出するようにしている企業もございます。
そして二つ目としては、就業規則にて秘密保持義務への規定を定義しておき、従業員を一括して秘密保持義務の対象として定めるという方法です。
いずれにしましても、従業員とは秘密保持契約を締結しておくべきであり、会社の運用に則った形で締結を進めていただければと思います。
なお、従業員の雇用形態に関わらず、すべての従業員を対象にした方が良いでしょう。

秘密情報保持契約書における押印・署名のルール

秘密保持契約(NDA)とは?役割や締結のタイミング、ルールについて解説!

それでは実際に秘密保持契約を締結する際に、契約書へ署名捺印、あるいは記名押印するルールについてご案内いたします。
前提として、法律上では契約書に必ずしも印鑑は必要ありません。
(参考)コラム:契約書の印鑑は実印?種類から押し方までを解説
しかし、当事者双方の意思表示と書類の証拠力を高めるいう観点では、秘密保持契約書を書面で取り交わす際には、署名捺印、あるいは記名押印しておく方が良いです。
先述した従業員との秘密保持契約書では、従業員の認印で押印したり、署名だけで済ますというようなケースもあるかもしれませんが法的に問題はございません。
自社と相手方など、2通以上を作成する場合には割印を押します。割印は2つ以上の契約書を同一のものとして証明する手段として必要となります。複数の契約書にまたがるように押印し、文書が離れた際に押した印鑑が半分ずつに残るようにします。二つに割れるという事から割印と呼ばれています。
また、押印とは異なりますが、秘密保持契約書を遠隔の相手方へ送るという場合は郵送します。信書便法に定められる信書に該当しますので郵送で送る必要がございますが、簡易書留など、配達記録が残る方法をおすすめいたします。
そして返送用の封筒や返信用の切手を用意することもマナーとしては大切です。

秘密情報保持契約書に収入印紙は必要か?

印紙税法に定められる課税文書へは収入印紙を貼り、消印を押す必要がございます。
結論としましては、秘密法事契約において秘密保持へ規定し合意をする分には、不課税となり、収入印紙は不要となります。
継続的な取引の基本契約や委託に関する契約などにおいて、秘密保持条項を設けるような場合は、取引の内容によって課税文書となりますので、収入印紙が必要となる場合がございます。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

秘密保持契約は取り引きを始める際に大切な役割を果たす契約であり、比較的、取り交わす頻度としては多い部類に入る契約書かと思います。
業務の効率化を考えますと、電子契約サービスを利用して、秘密保持契約を電子化してしまうのもお勧めです。
書面で取り交わす場合(書面契約書の場合)には、書面を作成し印刷し、署名捺印をして割印をして、返信用の封筒や切手を用意して輸送、相手からの返送を待つ、といいうように、場合によっては2週間~3週間とかかってしまいます。
秘密保持契約を取り交わすまでは情報を開示できず、取引や仕事を進められないという事にもつながります。
なるべくスピーディーに契約締結を進めたいのが秘密保持契約のポイントにもなります。
電子契約サービスであれば、PDFファイルをクラウド上にアップロード、当事者双方が合意するという意思表示をボタンを押すだけで電子署名という形で完結できますので、1分~3分程度で締結を済ませる事も可能です。
印刷代や郵送代なども不要になります。
特に電子契約DX-Signであれば、無料プランに加えて無料のキャンペーンもあり、企業様の利用方法によってはじめ方を検討しやすいのと、契約の相手方はシステム登録など不要で利用できますので、電子契約での締結を進めやすいサービスとなっております。
契約書の電子化について、詳しい資料を無料でダウンロード頂く事が可能ですので、ご興味ございましたら一度ご覧いただければと思います。

まとめ

今回は秘密保持契約をテーマにご紹介いたしました。役割や締結のタイミング、ルールなどについてご参考にいただけましたでしょうか。
あらゆるビジネスの起点とも言える契約書ですので、役割を充分に理解し正しく締結を進めていただければと思います。
またその性質上、効率よく締結すべき契約となりますので、電子契約サービスによる電子化も合わせてご検討ください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

記事執筆者 / 記事監修者
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ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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