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36協定の新様式について解説!変更点や時間外労働の上限規制について解説!

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36協定の新様式について解説!変更点や時間外労働の上限規制について解説!

36協定の新様式について解説!変更点や時間外労働の上限規制について解説!

前回までに引き続きまして、今回も雇用に関する情報をご紹介いたします。
以前に36協定がどのような法律であるのか、規定や罰則についてご紹介いたしました。
(参考)コラム:36協定とはどんな法律?上限時間や締結方法と罰則、新様式についても解説
その中で、2021年4月1日に変更された36協定届の新様式について解説を加えておりました。
今回はその36協定届の新様式にフォーカスし、変更内容や注意点についてご紹介いたします。

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36協定って?

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36協定とは、「時間外労働」や「休日労働」に関しての協定のことです。労働者を残業させる場合や休日に労働をさせる場合には、あらかじめ届出が必要となります。労働基準法の第36条に規定されていることから「36協定(さぶろく きょうてい)」と呼ばれております。
労働基準法では、1日8時間、1週40時間を法定労働時間としており、これを超えた労働は時間外労働となります。また週1日の法定休日も定められており、法定休日の労働は休日労働となります。
時間外労働や休日労働をさせる時は、あらかじめ事業場ごとに労使間で36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出る必要がございます。
その届出が36協定届で、労働基準監督署へ届け出る為の様式となります。

締結が必要な場合

36協定の締結が必要な場合は、「時間外労働をさせる場合」と「休日労働をさせる場合」です。
時間外労働をさせる場合とは、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超えて労働させる場合です。
企業が法定労働時間を超えた労働を命じる場合には36協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要がございます。届出をしないままで法定労働時間を超えて残業させることは、労働基準法違反となりますので注意しましょう。
従業員へ対し、法定労働時間を超える労働を命じないからと、36協定を締結しないという方もいらっしゃるかもしれません。その場合でも、働き方改革の推進として助成金制度などが政府から用意される事もあり、その際に対象となる要件として36協定の締結が条件となる事もございます。
助成金の申請の際にも必要となる場合がございます。

36協定締結から届け出までの流れについて

36協定は締結するだけではなく、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要がございます。
ここで、36協定の締結から、届け出るまでの流れについて解説いたします。
①まずは、労働者代表と使用者で合意のうえ、36協定を締結します。
②次に、36協定の内容を、36協定届(様式第9号等)へ記入します。
③そして、上記の36協定届を労働基準監督署に届け出ます。
この様式第9号等への記入から届け出まで、電子申請による届出も可能となっております。
④最後に労働者へ周知します。周知は、常時、各作業場の見やすい所への提示であったり、書面の交付などの方法があげられております。
届出の様式については後ほど詳しく解説いたします。

誰と誰が締結するのか?

36協定は、労働者の代表と使用者にて締結されます。
労働者の代表とは、労働者の過半数が参加している労働組合がある場合はその労働組合、そして、労働組合が無い場合は選出により労働者代表を決めます。
労働者代表の選出の際は、労働者の過半数を代表する者であること、管理監督者ではないこと、使用者の意向によって選出された人ではないこと、が条件となります。
過半数を代表する者とするためには投票などの手段が用いられます。
また、管理監督者ではないという点は、労働条件の決定や労務管理における管理者の立場の方となり、その管理者は労働者代表となることができません。
そして、労働者代表の選出において使用者の意向が認められる場合は、その36協定自体が無効となってしまいますので注意しましょう。

時間外労働の上限規制について

36協定を締結した場合でも時間外労働の上限がございます。
上限時間は原則、月45時間、年360時間です。
但し、特別な事情があって臨時的に原則となる時間を超える場合は、労使の合意のうえ、法律による上限となる特別条項に定める下記の時間が上限となります。
・時間外労働が年720時間以内
・時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
・時間外労働と休日労働の合計について、「2ヶ月平均」~「6ヶ月平均」がすべて1月あたり80時間以内
・時間外労働が月45時間を超えられるのは、年6ヶ月が限度
上記の時間に違反した場合、罰則が科されることもございます。
上限時間は守りましょう。
また、上限時間は臨時的な措置であり、継続的に労働時間が超過する恐れがある場合などは認められない場合もございますので注意しましょう。

36協定の新様式が適用された背景

ここまで、36協定の必要性や届け出るまでの流れ、労働時間の条件などについてご紹介いたしました。
ここからは、今回のテーマである「36協定の新様式」について解説させていただきます。
2021年4月から新様式となった36協定届ですが、新様式が適用された背景としましては、労働基準法施行規則改定と時間外労働の上限規制が大きなポイントとなります。
労働基準法施行規則改正により、これまで押印・署名を必要としていた届出から、電子化を推進するためにも押印・署名は廃止となりました。
また前述しました上限規制について、上限を超えた場合の罰則規定も設けることとなりました。

いつから適用されたのか?

労働基準監督署への届出日が、2021年4月1日以降で新様式が使用されるようになりました。
旧様式には無い、チェックボックスなどが特徴となりますが、改正内容としてこの後、詳しくご紹介いたします。

新旧どちらの様式を使うかについて

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新旧どちらの様式を使用するかの基準は、労働基準監督署への届出日によって分けられていた事をご紹介しました。
その為、上述のとおり、2021年4月1日以降に、労働基準監督署へ届け出る場合から新様式の使用が採用されておりましたが、これは届け出る日付を意味しております。
なお、2021年4月1日以降でも旧様式を使用するという場合もございました。その場合では、新様式に沿った追記が必要となっております。

特別条項について

時間外労働の上限規制の解説の際にも触れておりましたが、原則となる月45時間、年360時間を超えて労働させる特別な事情がある場合は、臨時的に月45時間を超えた労働を命じることができます。
業界による繁忙期であったり、大きな案件を受注するといった場合に、一時的な措置として、原則となる上限を延長することが可能となります。
その際の上限を規定するのが、36協定の特別条項となります。
この特別条項を入れた、特別条項付き36協定であっても、繰り返しにはなりますが、「時間外労働が年720時間以内」「時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満」「時間外労働と休日労働の合計について、「2ヶ月~6ヶ月平均」がすべて1月あたり80時間以内」「時間外労働が月45時間を超えられるのは、年6ヶ月が限度」といった上限は守る必要がございます。
この上限に違反した場合は、罰則として、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる恐れもございます。

36協定の改正内容について

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それでは36協定の改正内容、そして関連して労働基準法の改正内容について項目ごとにみてみましょう。

上限規制と違反した場合の罰則

こちらは、繰り返しの内容となりますが労働基準法の改正におけるポイントです。改正のポイントの中でも特に注意が必要となりますので、再度ご紹介いたします。
これまで、時間外労働では月45時間の上限がありながらも、法律上では制限なく時間外労働をさせることが可能となっておりました。それにより過度な時間外労働がありながらも、罰則ではなく行政指導で済まされているというのが改正前の実情でございました。
改正により、上限規制が定められ、上述してますように、罰則として、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるということも定められました。

特別条項付きの場合の様式

上記に関連しますが、新様式では、特別条項付きの36協定の場合として様式が分かれました。
特別条項には記載する事項が多くあり、特別条項付き36協定の場合には様式第9号の2を使用します。

押印・署名の廃止

行政手続きの電子化、デジタル化を進める上で、36協定届においても押印署名が廃止されました。
行政手続きでは押印が原則となっておりました。しかし、新型コロナウイルス感染症の感染防止のためにも、この押印原則は見直されるべきとなり、廃止となりました。
注意点としましては、協定届と協定書を兼ねる場合、協定書の合意締結を明確にするために、労働者代表と使用者の署名や押印等が必要となります。

協定当事者を確認するチェックボックス

労働者代表の選出には一定の要件が必要であることをご紹介しておりました。
この要件を満たしているかを確認する為の、チェックボックスが新様式では新設されました。

電子申請と本社一括届出

36協定の届出は電子申請も可能です。
そして、複数の事業場がある企業では、本社一括届出として、事業場ごとに労働者代表が異なっていたとしても、電子申請であれば、本社で一括して届け出る事も可能となりました。

違反を起こした場合の罰則について

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36協定を締結せずに時間外労働や法定凶日出勤を命じることや、上限を超えた時間外労働をさせることは、違反となり罰則の対象となります。
罰則は企業に対してのみではありません。労務管理者にも科せられる恐れはございます。
違反を起こした場合の罰則「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」を科せられないためにも、36協定届の新様式について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

36協定新様式による新たな7種類の書類

36協定の新様式では、次にご紹介する7種類の様式が用いられます。

様式第9号

一般条項について記載する様式です。時間外労働や法定休日労働を、法定時間外労働での限度時間内で行わせる場合に使用します。上限時間を超える場合は特別条項が必要となりますので、その場合は、次にご紹介します「様式第9号の2」を使用します。

様式第9号の2

特別条項付きの様式となります。
上限時間を超えて時間外労働をさせる場合には、この特別条項付きの様式を使用する必要がございます。
「限度時間内の時間外労働」と「限度時間を超える時間外労働」の2つの届出を行います。

様式第9号の3

適用除外業務に従事する労働者向けとなります。
特別条項が適用されない業務を行っている労働者が使用する書類で、時間外労働を行わせる理由や業務の種類、定めている労働時間や延長する時間、健康や福祉を確保するための措置といった項目について細かく記入する書類です。

様式第9号の4

適用猶予期間中における適用猶予事業・業務に従事する労働者に向けた書類です。

様式第9号の5

適用猶予期間中における適用猶予事業・業務において、事業場外労働のみなし労働時間にかかる協定の内容について、36協定と結びつけるために必要となる書対です。

様式第9号の6

適用猶予期間中において、適用が猶予されている適用猶予事業とそこで働く労働者の時間外労働や休日労働を、労使委員会に決議依頼する際の書類です。

様式第9号の7

上記と類似しますが、こちらは、労働時間等設定改善委員会の決議をお願いするための書類となります。

労働者が残業する際の注意点

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36協定を締結し労働基準監督署へ届け出たからといっても、実際に残業をさせる上ではいくつかの確認しておくべき注意点がございます。
いくつかご紹介いたします。

適切な勤怠管理

36協定では、時間外労働を管理しておく必要がございます。その為にも適切な勤怠管理は重要です。
勤怠管理が適切に行われてはじめて、労働者が働いている時間を把握することができるからです。
誰がいつ何時間働いているのか、上限を超える労働者はいないか、労務管理者は確認する必要がございます。
勤怠の適切な管理が、労働者が残業をする場合、労働者へ残業させる場合、で重要となります。

労働者の健康への留意

労働者を、特別条項付きの36協定により、上限時間を超えて労働させる場合には、、労働者の健康及び福祉を確保する措置が求められます。具体的な例をいくつかご紹介いたします。
・意思による面接や指導
・深夜業の回数の上限設定
・代償休日、特別休暇の付与
・健康診断の実施
・連続した休暇取得
・相談窓口の設置、及び、労働者への周知
・産業医などによる助言、及び、保険指導

休息時間の確保

労働者への健康への留意にもつながるものではありますが、急速時間を確保する事も必要です。
36協定を結んだからといって、「残業や法定休日を多いにさせるべし」とはなりません。
上述のとおり、労働者の健康へ留意する必要もございますし、人が集中して業務に取り掛かれるように休息時間を確保していく必要がございます。
36協定は、必要となる場合に必要な分を残業してもらう為の制度です。上限まで働かせるのが目的ではございません。
残業時間は減らし、必要となる休息時間を確保する、その前提をもちながら36協定への認識を持っていただければと思います。

36協定の対象外となる職種について

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2024年3月31日まで適用が猶予される業種について

上限規制の適用が開始されるまで猶予が認められている業種もございます。
具体的には、2024年3月31日まで「建設事業」「自動車運転業務」「医師」においては、36協定の上限規制などが猶予されます。

上限規制の適用から除外される職種について

また、新技術や新商品等の開発を行う仕事では、その特性上から、上限規制の適用から除外されております。
なお、法定時間外労働が月に100時間を超える場合などでは、医師による面接指導も必要となってまいります。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

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電子契約DX-Signは充実機能を制限なくご利用いただけるクラウド型契約締結ソフトです。
この便利機能を活用する事で、36協定届で協定書を兼ねる場合に必要となる、署名や押印に代わって電子署名を施し、クラウド上で社内メンバーと共有のうえ、協定届と協定書を管理しておく事が可能です。
その為、押印の必要もなくなり、電子申請もスムーズに行う事ができます。
36協定の電子申請の場面以外でも、通常の契約業務、従業員との雇用契約などでもご活用いただけます。
まずはお試しいただく為の無料プランの用意もございますので、是非一度お試しください。

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まとめ

今回も雇用に関係するコラムとして、36協定の新様式をテーマにご紹介いたしました。
企業が事業を運営していくうえでは「人」は大切です。
その大切な「人」を守り共に事業を拡大させていく為にも、雇用に関係する法律やルールはご確認いただければと思います。今回の36協定の様式のように、法の改正などにより条件や規制が変更になる場合もございますので、常に最新の情報に合わせて対応いただければと思います。
こちらのコラムでも定期的に新しい情報をお届けして参ります。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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