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36協定とはどんな法律?上限時間や締結方法と罰則、新様式についても解説

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36協定とはどんな法律?上限時間や締結方法と罰則、新様式についても解説

36協定とはどんな法律?上限時間や締結方法と罰則、新様式についても解説

前回のコラムでは「雇用契約書」をテーマに、記載事項や作成のポイント、労働条件通知書との違いなどを解説いたしました。
その中で、労働基準法に定める法定労働時間を超えて労働させる場合における36協定についても簡単に触れておりました。
DX-Signをご利用のお客様からもご質問がございましたので、今回は36協定をテーマに、上限時間や締結方法、新様式でのフォーマットの注意点、電子申請の方法などを解説いたします。

36協定とは?

36協定とはどんな法律?上限時間や締結方法と罰則、新様式についても解説

36協定は、使用者と労働者において、時間外と休日労働に関して交わされる協定で、使用者が労働者へ法定労働時間を超えた労働や休日労働をさせる場合に所轄の労働基準監督署へ届け出る必要がございます。
端的に言えば、時間外と休日労働に関する協定届という事になります。
36協定の正式名称は、「時間外労働・休日労働に関する協定」といい、規定している法律が労働基準法の第36条にあることから、36協定(サブロク協定)と呼ばれます。
なお、労使間で協定を締結すれば良い、というのではなく、所轄の労働基準監督署長へ届け出ることで有効となります。
そして届け出を正確に行っていない場合で従業員へ時間外労働をさせた場合は、労働基準法へ違反していることになります。
よって使用者は、法定労働時間を超えて労働者へ労働させる必要がある場合は、36協定を締結し、所轄労働基準監督署へ届け出をしなければならないのです。
この36協定の理解を深めるには、法定労働時間に関する基本知識が必要です。
まずは労働時間の観点から確認していきましょう。

労働時間に関する基本

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使用者の指揮命令の下で労働者が会社のために働く時間のことを労働時間といいます。
労働時間については労働基準法に定めがあり上限時間が決められております。この労働基準法で定められた労働時間の限度のことを「法定労働時間」といいます。
一方、会社ごとで就業規則であったり雇用契約書にて定めている労働時間もございます。こちらは「所定労働時間」といいます。
労働基準法の定めにより、所定労働時間が法定労働時間を超えて設定することは原則、行うことができません。
原則となる法定労働時間は以下です。
1日8時間、1週40時間
また、労働基準法では休日についても定義がございます。この労働基準法で定める休日が法定休日です。使用者が労働者へ対し必ず与えなければならない休日となります。
原則となる法定休日は以下です。
・毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日
この労働基準法に定める「法定労働時間」を超えた時間外労働と「法定休日」に労働させる場合、36協定の締結と届け出が必要となります。詳しく確認してみましょう。
まずは、「法定労働時間を超えた時間外労働」について確認しましょう。
例えば、始業時刻10時、終業時刻18時、休憩時間1時間とします。この例でいえば所定労働時間は7時間と計算できます。
法定労働時間は上述のとおり、1日8時間ですので、時間外労働は1時間以内、ということになります。この法定労働時間以内における残業のことを「法廷内残業」といいます。法廷内残業を超えて残業が必要な場合は36協定の締結と届け出が必要です。
次に、「法定休日に労働させる場合」について確認しましょう。
週休2日制で土日を休みとしている場合、土曜日のみ休日出勤したのであれば、日曜日に法定休日を取得できますので、土曜日の出金は法定休日に労働させる事にはなりません。
同じ事例で、土曜日と日曜日に半日分ずつ勤務した場合であれば、法定休日への労働となり、36協定の締結と届け出が必要となります。
以上が、労働基準法に定める「法定労働時間」と「法定休日」、そして36協定が必要となる条件となります。
なお、法定の労働時間と休日のほかに、休憩に関しても規定がございますので補足いたします。
・6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩、と定められております。

36協定で定める労働時間

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時間外労働(残業)をさせるには36協定が必要ということを解説いたしました。
それでは、36協定を締結し届け出さえすれば、何時間でも働かせられるのでしょうか。
労働基準法では、残業をさせる場合における限度時間を労働基準法36条4項にて次のように定めております。
・原則として、月45時間、年360時間
なお、この限度時間を超えて労働させる場合として同じく労働基準法では、「通常予見することのできない業務量の大幅な増加等に伴い臨時的に」とした上で、以下の範囲内と定めています。
・時間外労働は年720時間以内
・時間外労働と休日労働を合わせて月100時間未満
・2~6カ月平均80時間以内
・時間外労働が月45時間を超えることができるのは年6回
こちらが特別条項付きの36協定と呼ばれているもので、働き方改革に関連し労働基準法が改正され上限時間について改められたものです。
改正前の労働基準法では、特別条項として延長時間を記載してしまえばある意味、無制限に残業をさせることも可能ではありました。
改正により36協定で定める労働時間に上限が定められ、違反した場合の罰則規定も定められました。

36協定が適用外の職種

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以上のように36協定では定められる労働時間があり、それを時間外労働の上限規制といいます。
この上限規制ですが、36協定を締結していても職種によっては適用が猶予・除外となるものがございます。
例えば、建設事業・自動車運転の業務・医師、においては2024年3月31日まで上限規制は適用されません。
また、新技術・新商品等の研究開発業務については、上限規制の適用そのものが除外されております。

36協定を締結するときの条件

36協定を締結する際は、その都度、書面による協定をしなければなりません。
その際、事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合とない場合で異なる点がございますので、36協定を締結するときの条件として説明を加えさせていただきます。

社員の過半数で組織する組合がある場合

労働者の過半数で組織する労働組合のことを過半数組合といいます。36協定を締結する事業場に過半数組合がある場合は、その労働組合と書面による協定を行います。
この際、事業場に使用されているすべての労働者の過半数で組織する組合である、ということがポイントとなります。
すべての労働者には、正社員だけでなく、パートやアルバイトなども含まれます。事業場の社員数や労働組合員数を確認し、過半数組合となっているか必ずチェックするようにしましょう。

社員の過半数で組織する組合がない場合

社員の過半数で組織する組合「過半数組合」がない場合ですが、労働者の過半数を代表する者と書面による協定を行います。この労働者の過半数を代表する者を過半数代表者といいます。
過半数代表者はその言葉のとおり、労働者の過半数を代表していることが条件となります。そして投票や選挙などにより選出される必要がございます。
また注意が必要な点として、管理監督者でないこと、も条件となります。
管理監督者とは、労働条件の決定であったり、労務管理について管理できる層です。よって、部長やマネージャー、工場長などマネジメント職は過半数代表者となることができません。

36協定届の有効期間

36協定の内容は働き方改革の観点からも定期的な見直しが必要となって参ります。
また、36協定届では協定の有効期間について記載する欄もあり、有効期間は設定しておく必要があります。
特別な決まりがあるというわけではございませんが、上述のとおり残業時間において、1年間における延長時間を定めるという点がございますので、多くの場合は有効期限を1年間として更新されております。

【2021年更新】36協定の新様式とは?

36協定の手続における36協定届の様式が2021年4月1日より変更となりました。主な変更点についてあらためて確認してみましょう。

使用者の署名や押印が不要に

36協定届の署名と押印が廃止されております。
しかし、「協定届」は「協定書」を兼ねることができ、協定書を兼ねる場合においては、使用者と労働者代表の署名、押印が必要となっております。
少し補足しますと、「協定書」は規定についてまとめた書類であり、「協定届」は協定書を労働基準監督署に届け出る様式となります。
署名と押印が不要になったのは「協定届」であるため、労使間で締結する「協定書」については署名や押印が必要になるためです。
協定届には協定書の内容が必要となりますので、協定届で協定書を兼ねるか、協定書を別に作成するか、対応が分かれますが、協定書への署名、押印は必要になるため、実際の運用と照らすとあまり効率的には感じられないかもしれません。
そこで、協定書への署名や押印を電子契約サービスで行うというのも業務効率の観点では有効に思います。
DX-Signでは無料プランの用意もございますので是非お試しください。

労働者代表の適格性に関するチェックボックス

労働者代表にはいくつかの要件がございます。
36協定の新様式では、この労働者代表が要件を満たしているかを確認する為のチェックボックスが設けられております。

電子申請による対応

本社一括での届出が電子申請で対応する場合は可能となっております。例えば、事業場ごとに労働代表者が異なるというような場合であっても、e-Gov電子申請により本社一括で届出を対応することができます。

一般条項と特別条項付きで異なる様式

一般条項については様式第9号、特別条項付きであれば様式第9号の2を使用するように変更となりました。働き方改革による上限規制について特別条項では記載項目がいくつかございます。様式第9号の2で対応できるように変更となっております。

36協定の上限を超えた労働があるとどうなる?

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36協定を締結しないままでの残業や法定休日の出勤、上限を超えた時間外労働等をさせた場合は法律違反となり罰則が課せられる可能性がございますので注意しましょう。
罰則は、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金となり、企業へのみならず、労務管理を行う立場にある責任者へ科せられる可能性もございます。よって労務管理を行う立場にある責任者の方は、36協定を企業と従業員の問題とせず、適切な勤怠管理など36協定に違反しないための注意が必要となってまいります。

36協定に違反しないためのポイント

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ここで、36協定に違反しないための注意点としてポイントをいくつかご紹介いたします。

適切な勤怠管理

従業員の勤怠管理は36協定に違反しないために重要な管理項目となります。適切な勤怠管理方法を採用するようにしましょう。
適切な勤怠管理は、単なる労働時間の記録だけではなく、従業員の健康を守り企業全体の生産性向上へもつなげられる管理業務です。
出勤・退勤の時刻、欠勤・遅刻等の状況、休日の取得状況、を数字として記録し管理していきます。
数字での管理ができてはじめて、残業時間や残業代の計算を行い、36協定の定めをこえないように対応していくことができます。
管理方法は事業場によって異なりますが、紙での管理、タイムカードによる管理、あるいはExcelなどの表計算ソフトで管理するというのもあるかもしれません。その他、勤怠管理のシステムを採用するというのもございます。
事業場の状況、従業員の労務内容に合わせて適切な管理方法を採用するようにしましょう。

健康や福祉を確保するための措置

45時間を超える労働時間、残業をさせる場合は健康と福祉を確保するための措置が企業側へ義務付けられております。医師による面接と指導、深夜業の回数制限、連続した休暇の取得、などです。
従業員の健康と福祉への措置は、生産性の向上、従業員のモチベーションアップなどへもつながりますので、36協定や労働基準法を守るという観点のみではなく、適切な事業経営のためにも留意しておくようにしましょう。

就業規則の規定

36協定では、割増賃金についても定めることがございますが、その算出の根拠として就業規則による規定も大切なポイントとなります。
規定が適切になされているか確認や見直しをしておくのも良いと思います。

特別休暇の付与

福利厚生の一環としても企業が特別休暇を与えているケースがございます。社員の健康を保持し生産性を高めるためにも制度として活用しておくのは、結果として36協定を遵守していくことにつながるかもしれません。

【新様式】36協定のフォーマット

上述の36協定の新様式でもご紹介しましたが、使用する36協定届は「様式第9号」と「様式第9号の2」の大きく2つです。
特別条項がない一般条項については様式第9号を使用します。
上限を超えた労働を行わせる場合においては特別条項付きとして様式第9号の2を使用します。
その他にも様式第9号の3や4、5と続きますが、適用外業務など職種が限定されてまいります。
提出方法としては、電子申請での対応も可能です。e-Gov電子申請より電子申請を行えば、労働基準監督署へ行って手続きをする必要がなくなりますので効率的です。
詳しくは厚生労働省のホームページなどもご参照ください。

参考) 厚生労働省:労働基準法等の規定に基づく届出等の電子申請について

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

上記のとおり、36協定の届出は電子申請での対応が可能となっております。
「協定届」に加えて「協定書」への署名や押印も電子化するのであれば、電子契約サービスを採用するのもおすすめです。
テレワークやリモートワークなど、従業員の出社を制限している場合であっても簡単に協定書の締結が可能となります。
特にDX-Signであれば導入費用は一切不要で、無料プランでの対応も可能となっておりますので、コストを発生させることなく協定書の電子化を進めていただくことが可能です。
無料プランでのお試しなど導入をご検討の際は、以下のお問合せよりご連絡ください。

まとめ

36協定は企業にとっての義務という側面もございますが、従業員の健康や生産性を向上させる為の働き方改革の側面でも大切な役割を果たします。
より一層、効率化を求められる時代となりますので、協定書・協定届は電子化での対応がおすすめです。
協定書の電子化については電子契約サービスの利用も是非ご検討ください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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