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雇用契約書って何?労働条件通知書との違いや、記載事項と作成のポイント、雇用形態別の注意点も

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雇用契約書って何?労働条件通知書との違いや、記載事項と作成のポイント、雇用形態別の注意点も

雇用契約書って何?労働条件通知書との違いや、記載事項と作成のポイント、雇用形態別の注意点も

企業が事業を行う上で従業員を採用する場面では様々な用意が必要となります。
書面で言えば、「労働条件通知書」であったり「雇用契約書」、あるいは「入社誓約書」なども用意する企業もあるかと思います。
これらの労働契約に関する書類については、多くの企業様で必要とされるケースが多い書類となりますので当コラムでも個別に解説していきたいと思います。
今回は「雇用契約書」をテーマにその法的拘束力や記載事項、注意点などについて見てみましょう。

雇用契約とは?

雇用契約は、使用者となる企業と労働者の間で交わされる契約で、労働者が「労働に従事し、使用者が「その報酬を支払う」内容をまとめた契約をいいます。
この雇用契約は民法で規定されている概念で623条にて定義されております。
似たような契約で「労働契約」がございますが、労働契約は労働契約法で定義されているという点が雇用契約との違いの一つです。
ただし、雇用契約と労働契約においては、定義での違いは多少ございますが、概ね同義の契約と捉えても大きな問題はございません。

雇用契約書とは?

雇用契約書って何?労働条件通知書との違いや、記載事項と作成のポイント、雇用形態別の注意点も

上述しました民法第623条の定義に基づき交わされる契約書が「雇用契約書」です。
使用者となる企業と従業員の間の雇用契約の内容を書面で明文化したものとなります。
「雇用契約」そのものは、口頭でも成立しますので「雇用契約書」の交付は義務付けられているものではございません。
とはいえ、労働条件を巡るトラブルは、当事者双方の認識の違いであったり書面の不備によるものであったりと、発生する可能性も高いものがございますので、労使間のトラブル防止の観点において雇用契約書は大切な役割を果たします。
その為、労働契約法では、「労働者と使用者は労働契約の内容についてできる限り、書面により確認するものとする」として、使用者側としては「作成することが望ましい」と定めております。

雇用契約書の法的拘束力

雇用契約書って何?労働条件通知書との違いや、記載事項と作成のポイント、雇用形態別の注意点も

雇用契約書に定めた契約内容で、企業側も労働者側もその内容に拘束されることにはなりますので、その意味で雇用契約書は法的拘束力をもちます。
しかしながら注意点として、労働基準法との関係において注意が必要です。
労働基準法では、その第13条で、「この法律で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については無効とする。(労働基準法より引用)」と定めております。
よって、雇用契約においても労働基準法に定められた基準が摘要されることになります。
わかりやすい事例としましては、1日の所定労働時間です。ご承知のとおり、所定労働時間は原則8時間となります。こちらは労働基準法の第32条に定められております。
その為、所定労働時間に関して違反した内容での記載がある場合については、その雇用契約が無効となります。

労働条件通知書との違いは?

雇用契約書と混同されがちな書類に「労働条件通知書」がございます。
使用者側の通知義務を書面にまとめたのが「労働条件通知書」となりますが、法律上の義務や記載事項、署名や押印の必要性の観点から、「雇用契約書」との違いについて解説いたします。

法律上の義務

雇用契約は口頭でも成立しますので、雇用契約書の作成義務はございません。
一方、労働条件通知書は労働基準法により使用者側の作成義務と、労働者へ一定の労働条件を明示した書面の交付が義務付けられております。

記載事項が決まっているか

雇用契約書への記載事項は法令等で定められているものではございません。使用者となる企業それぞれで作成することが可能です。
労働条件通知書は、労働基準法により記載すべき事項が定められており、その記載事項がない場合は違法となる点が雇用契約書との大きな違いです。

署名と押印の必要性

雇用契約書の当事者は、使用者と労働者となりますので、双方が署名捺印、または、記名押印をすることで締結される契約となります。
労働条件通知書については、使用者となる企業側が作成し労働者へ交付する書類となりますので、労働者側へまで署名捺印や記名押印を求めるものではございません。

雇用契約書は労働条件通知書を兼ねる場合も

雇用契約書と労働条件通知書の違いについてみてまいりました。
なお、雇用契約書は労働条件通知書を兼ねて作成することも可能です。
雇用契約書と労働条件通知書を兼ねる場合は、労働条件通知書に記載が必要な事項をすべて網羅し、労働者と締結する必要がございます。
労働条件通知書を兼ねるというケースは効率的ですので採用されている企業も多いかと思います。
そこで雇用契約書と労働条件通知書を兼ねる場合を想定し、記載事項について確認しておきましょう。

雇用契約書に記載する項目

雇用契約書って何?労働条件通知書との違いや、記載事項と作成のポイント、雇用形態別の注意点も

雇用契約書へ記載が必要な事項は法令で定められているわけではございませんが、前述のとおり、労働条件通知書を兼ねる場合も多くございますので、労働条件通知書にて記載が求められる項目について解説いたします。
ここでは、必ず記載が必要な「絶対的記載事項」と、該当する制度に対して記載しなければならない「相対的記載事項」とに分けて解説いたします。

絶対的記載事項

絶対的記載事項の項目は以下となります。
・労働契約の期間
・就業場所
・従事する業務の内容
・始業時刻と終業時刻
・交代制のルール
・所定労働時間を超える労働の有無
・休憩時間、休日、休暇
・賃金の決定、計算、支払方法、締切日、支払日
・退職に関する規定、解雇に関する規定
また、雇用形態がパートタイムやアルバイトなどの労働者となる短時間での労働者に対しては、次の4つの次項も明示する必要がございます。
・昇給の有無
・退職手当の有無
・賞与の有無
・(雇用管理についての)相談窓口の担当者の部署、役職、氏名、など

相対的記載事項

相対的記載事項は、企業で該当する制度の設けがあるのであれば記載する必要のある項目です。
以下のような項目がございます。
・退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払方法、支払日に関する事項
・賞与や各種手当、臨時に支払われる賃金
・労働者に負担が発生する費用(食費、作業用品、その他)
・安全衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償や業務外の傷病扶助に関する制度
・表彰、および制裁に関する事項
・休職に関する事項

雇用形態別の注意点

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続いて、従業員の雇用形態別に注意点をみてみましょう。

正社員

期間を定めない無期雇用の従業員を正社員といいます。
正社員は契約期間の定めがないため、雇用契約書が見直されないケースも多いかもしれません。
しかし、昨今の多様な働き方、テレワークの標準化など、現代社会では様々な可能性を考慮して作成するのが望ましいです。
転勤や人事異動など業務内容の変更が生じる可能性など、状況に応じて変更される可能性のある事項について考慮し記載することと、採用段階において説明と了承を得ることが大切です。

契約社員

期間の定めがある有期雇用の従業員が契約社員です。
契約社員は契約期間についての定めがございますので、当然、契約期間や更新の有無、更新時の条件やその判断などを明記しておく必要がございます。
その他、雇い止めとする場合の雇い止めの予告など定めのある事項もございますので注意するようにしましょう。
そして契約を更新する際には改めて雇用契約書を作成する必要がございます。

パート・アルバイト

短時間労働者である、パートやアルバイトについては、昇給や退職金、賞与の有無について必ず明示しなければなりません。
その他、短時間労働者向けの相談窓口についても担当部署や担当者名などを記載しておく必要がございます。相談窓口では、雇用管理の改善などに関する事項についてその担当を記載します。
また契約更新の有無や、「いつ」等の条件についても抜け漏れのないよう明示するようにしましょう。

雇用契約書作成時のポイント5選

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記載事項として必要な項目を網羅する

絶対的記載事項と相対的記載事項については前述し解説いたしました。絶対的記載事項についてはすべて網羅しておく必要がございます。
雇用契約書を作成する時には、この、雇用契約書に必要な記載事項について項目を網羅しておく、という点を、先ずはポイントとして抑えておくべきでしょう。

どの労働時間制を採用するのか明示する

労働時間に関する制度のことを「労働時間制」といいます。
原則的な通常の労働時間制のほかに、変則的な労働時間制を採用するケースがございます。例えば、裁量労働制やみなし労働時間制、固定残業制、フレックスタイム制などがございます。
これらを導入する場合には、その内容について雇用契約書へ明示しておきましょう。
また、実際の労働時間が1日8時間、週で40時間を超える場合は残業代の支払、そして、「36協定(さぶろく協定)の締結」も必要となります。36協定は労使協定を締結し、労働基準監督署に提出する必要がございます。

転勤の有無を明確にしておく

絶対的記載事項として就業の場所がございます。従業員の生活にも影響する重要な事項となります。
転勤の有無を巡っては労使関係においてのトラブルに発展するケースも多くございますので、転勤の有無と、ある場合における従事義務の明記は行っておくようにしましょう。
また、転勤の可能性がある場合は、採用の面接の際にも説明しておくのがおすすめです。
働き方の多様化により、転勤が当たり前ではなくなってきておりますので特に注意が必要です。

人事異動や職種変更の有無を明確にする

転勤と合わせて確認が必要なのが、在職中の人事異動や職種変更の可能性についてです。
どのような業務内容に従事するのかは就業場所と同様に従業員にとって大切な事項となります。
その為、様々な職種への配属の可能性があるのか、あるいは、特定の職種のみに限定されるのか、明確にしておくことがひとつのポイントです。

電子化する際の注意点を確認する

雇用契約書は短期間に多人数と締結する必要もあったり、保管や検索の必要性も高かったりしますので、効率面を考慮すると電子化しておくのがおすすめです。
そこで、雇用契約書を電子化する際の注意点を雇用契約書作成時のポイント5選の5つ目とさせていただきます。
特に労働条件通知書を兼ねる場合においてですが、労働者が電子化を希望している前提が必要となります。この点は条項で明示したり、末文に希望によるものであることを追記したりしておくと良いでしょう。
また労使関係のトラブル防止のためにも重要な契約書となりますので、証拠力として高い電子化の方法を確保するのも大切です。
電子契約を活用するのであれば、本人性と非改ざん性を認めることができる電子署名と長期署名に対応したタイムスタンプが付与される電子契約サービスを利用するべきです。
電子契約DX-Signであれば、法的効力の高い電子署名を施しておりますので安心してご利用いただけます。

雇用契約書のよくあるトラブルの例

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労使紛争

雇用契約書を作成していなかった、あるいは、労使間で合意した内容について抜け漏れがあった場合など、不備があると、後々、労使紛争などのトラブルに発展し紛争も複雑化してしまう可能性がございます。
特に多いのは残業代を巡るトラブルなどです。言った言わないにならないよう合意した内容を明記しておくようにしましょう。

不測の損失

雇用契約書に定めた内容に違法性などが認められる場合は無効になってしまう可能性がございます。
採用活動においてのコストももちろんですが、不足の損失を使用者側は被る可能性もございますのでトラブルに発展しないよう各種法令や就業規則に沿った内容であるか、確認が必要となります。

転勤命令の無効

上記と類似はしておりますが、転勤の可能性があるにも関わらず、転勤についての記載が雇用契約書に漏れていたため、転勤を命じられなくなったというトラブルもよくあります。可能性としてある場合はその旨と内容について明示しておきましょう。

雇用契約書のひな型を利用するときの注意点

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自社の実態と照らし確認する

雇用契約書に限らずですが、インターネット上からは様々な契約類型の雛形(ひな形)やテンプレートがダウンロード可能です。
このようなひな形の場合、自社の実態や状況に合わず、トラブルにつながる可能性もございます。
自社の実態と照らし内容の修正は必要である、という前提でひな形を利用しておくのが良いでしょう。

在宅勤務について

昨今ではリモートワークやテレワークも標準化され、これまで出社を前提としていた企業も「自宅」などを就業場所として認めるケースも増えております。
この場合、労働時間や出社の可能性について、出社する場合の交通費負担についてなど、取り決めておいたり適時見直したりが必要となります。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

雇用契約書は労使間のトラブル防止のためにも、大切な書類であり確かな証拠力が必要となる書類でございます。
法律上、作成が義務付けられている労働条件通知書を兼ねる場合も多いですのでその役割は更に重要となります。
一方で、企業対多数での締結、更新の管理、条件変更時の見直しなどその締結や管理においては効率化が求められるべき契約書となります。
その為、雇用契約書を電子契約により電子化するメリットは非常に多いといえます。
押印や郵送の必要がございませんのでスピーディに締結できますし、郵送代なども削減できます。
特に電子契約サービス『DX-Sign』であれば、法的効力の高い電子署名を施すことができますし、更新時におけるアラートの設定も可能ですのでおすすめです。
また、個人の個別な情報も含まれる可能性が高い書類ですので、会社内でも閲覧権限などを儲けたい契約書かと思います。
DX-Signであればグループ管理やフォルダやファイルの公開設定も細かく設定が可能です。
無料で雇用契約書の電子化のご相談会も承っておりますのでお気軽に以下よりお申し付けください。
その他、電子契約に関しての資料も無料でダウンロードいただけますので合わせてご覧いただければと思います。

まとめ

今回は雇用契約書をテーマにお送りいたしました。
採用時には労働条件通知書も必要となります。労使関係における注意すべき書類や法律の規制など、共通で注意すべき事項も多くございますので引き続きコラム内でご紹介していければと思います。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

記事執筆者 / 記事監修者
DX-Sign メディア編集室
ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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