無料ではじめる

電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

PC・スマホ画像 今なら無料キャンペーン実施中!

電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

働き方が多様化する現在、押印の為の出社を見直す企業も増えております。
そこで注目を集めたのが電子印鑑です。今回は電子印鑑を利用、導入する方法やメリット・デメリットについてご紹介いたします。
その上でどのような場面で利用するのがおすすめか、そして電子契約との違いについてご紹介いたします。

電子印鑑とは?

電子的な文書へパソコンなどから捺印を行う「電子印鑑」。

電子印鑑に利用する印鑑データは有料で作成するサービスもあれば、PDFやWord・Excelの機能や無料のサービスからも手軽にかんたんに作成し活用する事ができます。

電子印鑑ならリモートワークや外出先など、どこでも場所を問わずに捺印できますし、何より紙を印刷して捺印して…という作業そのものが効率化できますので、ひとつデータを保有しておくだけでもとても便利です。

コロナ禍で捺印の為だけにわざわざ出社するという企業や担当も多かった事から、脱ハンコを目的に広がりを見せました。

なおリアルな印鑑にも認印や実印など種類があるように、電子印鑑といっても、簡易に印鑑を作成したデータやリアルな印鑑をデータ化したもの、更には印鑑データにタイムスタンプなどの情報を入れたものなど様々です。

電子印鑑を使用する際のメリット・デメリットをご紹介!

手軽で便利な電子印鑑。利用する場面や利用の仕方によってはメリットも多くございます。

また逆に正しく使えていなかったりリスクヘッジができていなければデメリットとなる場面もございます。

電子印鑑を使用する上でのメリットとデメリットをご紹介いたします。

事例として、社内稟議書のフローにおいて、紙へ押印するフローの場合と電子印鑑によるフローの場合を比較してみます。

電子印鑑を使用するメリット

大きなメリットはやはり押印する場所を問わない、という事と、印刷して押印して実際の書類を回覧して、といった作業の効率化です。

紙への押印による社内での申請手続きや回覧文書などの書類への押印しているケースの場合には電子印鑑の仕様により、このような業務効率化のメリットを享受しやすいです。

また押印の場所や効率面のみではなく、稟議書類の保管や管理の面でもメリットがございます。電子印鑑により決裁された書類を共有のクラウド上のフォルダへ保管するなど保管場所が不要になり検索もしやすくなります。

電子印鑑を使用するデメリット

手軽でメリットも多くある電子印鑑ですが、正しく使えていなければデメリットもございます。

まずはセキュリティ面です。

特に簡易に印鑑をデータ化した印影の場合は、例え社内であったとしても、容易に複製されたデータを流出させたり改ざんしたデータとして悪用される恐れもございます。その為、利用する際には管理面や運用面で予め整備しておく必要はございます。

その他、電子印鑑そのものをどのように用意、手配するのか、という点もあります。無料で用意する事も可能ですが手間暇はかかります。有料のサービスなどもございますが、後述します利用シーンや役割を考えますとコストをかけてまで導入するかは悩ましいところです。

電子印鑑の法的な効力

では次に、電子印鑑を取引先との契約締結を行う場面を事例として、実際に電子印鑑を利用して電子契約はできるのか、法的な効力は発生するのか、という点についてもご紹介させていただきます。

電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)では以下のように定められております。

(引用)””第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。””

結論としましては、法的な効力について、真正に成立したものと推定させる為には、本人性と改ざんされていない事を証明する事ができれば、紙文書での契約と同様の法的効力が認められる事になります。そして改ざんされていない事を証明する為に利用するのには、単に印面を電子化した電子印鑑では不十分で、電子契約システムの機能にもある電子署名とタイムスタンプが必要となります。電子署名とタイプスタンプ両方により、誰がどの電子文書で、いつ署名したのかが明確なため、法的効力が高い電子契約として認められる仕組みです。

ここで紛らわしいのが、「電子印鑑」と「電子署名」はそもそも何が違うのか、という点かと思います。

簡潔に説明するならば、電子印鑑はあくまで見た目の表側のもの、電子署名は誰がいつ署名したのかを記録するデータの裏側のもの、といえます。

電子印鑑の利用シーン

以上の事から電子印鑑を利用するおすすめのシーンとしましては、場所を問わず手軽に業務を効率化するという観点に特化して、社内のワークフロー上の書類の電子化や回覧書類への押印する場合等があげられます。

電子契約の導入や代替として電子印鑑を利用するという考えもあるかもしれませんが、法的な効力を高めるという点においても、電子契約そのものを導入・利用してしまう方がセキュリティ面も含めておすすめです。

Excelで作成した書類を印刷して、申請者と上長と決裁者の捺印をして申請しているというようなフロー等においては、Excelに電子印鑑で捺印をして電子上で申請行為をするといった、電子印鑑の利用をおすすめできます。

無料の電子印鑑を利用する際の注意点

実際に電子印鑑を利用する、という場合の注意点もあげさせていただきます。

繰り返しになりますが、複製が容易で悪用されるリスクを考えますと、セキュリティ対策や社内での運用については事前に検討・準備をしておく必要がございます。特に印鑑のデータをそのままスキャンしておいた印影は、簡単に複製され悪用される危険性が高いです。

また一方で、契約行為などへ利用をしたい、という場合においては、改ざんされていない事を証明する為に電子署名やタイムスタンプが必要となって参りますし、相手先にも同様に電子印鑑を登録いただく必要もでて参ります。

よって利用シーンを決めておくという事と、利用するにあたってのセキュリティ面の対策が電子印鑑を利用する上での注意点となります。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

手軽で便利な電子印鑑ですが、利用シーンは限定されてきます。

契約業務の電子化やDXとして電子印鑑を検討されているのであれば、電子契約を導入してしまう方がメリットは大きいです。

押印という業務の役割も果たせますし、契約としての法的な効力も高める事が可能です。

電子契約サービスのDX-Signは直観的な操作が可能なUIで使いやすいのと、プランに含まれる機能も充実してますので一度、無料でお試しください。

まとめ

電子印鑑についてご紹介いたしました。電子署名との違いやメリット、デメリットを抑えたうえで適切な利用シーンでご活用いただくのがおすすめです。

手軽で便利な一方でデメリットやリスクもございますので注意した上で社内のワークフローなど利用する業務を検討いただければと思います。

コロナ禍で加速するリモートワーク、働き方の多様化、その中で果たす電子印鑑の役割は大きいですし便利ではあると考えます。

電子契約と使い分けて導入し自社にあった運用やフローを最適化いただければと思います。

期間限定

キャンペーン中

有料プランの機能すべてお試しいただけます。

PC・スマホ画像

記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

執筆 ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

このライターの記事一覧を見る