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電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

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電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

働き方が多様化する現在、押印の為の出社を見直す企業も増えております。
そこで注目を集めたのが電子印鑑です。今回は電子印鑑を利用、導入する方法やメリット・デメリットについてご紹介いたします。
その上でどのような場面で利用するのがおすすめか、そして電子契約との違いについてご紹介いたします。

電子印鑑とは?

電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

電子印鑑とは、印影の形を画像データにしたものです。実際の印鑑による印影をデータ化するというよりは、印影風のデータを作成したり、単純に赤丸の中に会社名や名前を入れた形の画像データを電子印鑑として使用している事も多いです。
電子的な文書へパソコンなどから捺印を行う「電子印鑑」。電子印鑑に利用する印鑑データは有料で作成するサービスもあれば、PDFやWord・Excelの機能や無料のサービスからも手軽にかんたんに作成し活用する事ができます。
電子印鑑ならリモートワークや外出先など、どこでも場所を問わずに捺印できますし、何より紙を印刷して捺印して…という作業そのものが効率化できますので、ひとつデータを保有しておくだけでもとても便利です。
コロナ禍で捺印の為だけにわざわざ出社するという企業や担当も多かった事から、脱ハンコを目的に広がりを見せました。
なおリアルな印鑑にも認印や実印など種類があるように、電子印鑑といっても、簡易に印鑑を作成したデータやリアルな印鑑をデータ化したもの、更には印鑑データにタイムスタンプなどの情報を入れたものなど様々です。

印影とは?

電子印鑑が印影の形を模した画像データであることをご紹介いたしました。
では、そもそも印影とはどのように定義されるものでしょうか。
印影は、一言で言うならば、ハンコを押した際に残った「朱肉の跡(あと)」となります。なおハンコそのものは、正式には、印章といいます。
よって、印章によって押された紙に残る後が印影となります。
紙に押すためのハンコ(印章)の場合、印影に使用する書体について気にされる方も多いかと思いますのでいくつか印鑑書体としてご紹介いたします。

篆書体(てんしょたい)

実印や銀行印、代表者印に広く使われている書体です。文字によっては一目ではわかりにくい可読性の低い書体ですが、お札などにも押されている書体となります。

篆書体

古印体(こいんたい)

文字が大きく可読性の高い書体です。筆書きのような擦れ、墨溜まりが特徴的です。認印などに使用される事が多いです。

古印体

印相体(いんそうたい)

吉相体(きっそうたい)とも言います。篆書体をベースに比較的新しく作成された書体となります。可読性が極めて低い書体となります。

印相体

隷書体(れいしょたい)

横長にバランスの取れた書体で可読性も高いです。可読性が高いため様々な場面で見かける書体です。印鑑としては認印に使われる事が多いです。

隷書体

楷書体(かいしょたい)

最も読みやすい書体と言えます。文字を崩すことなく丁寧に表現する形となります。可読性は極めて高く、特徴もあまりない書体である為、実印や銀行印には不向きです。

楷書体

行書体(ぎょうしょたい)

楷書体を筆で崩したように描くのが行書体です。こちらも可読性は高く、特徴は少ない書体ですので、認印に使われるケースが多いです。

行書体

電子印鑑を使用する際のメリット・デメリットをご紹介!

手軽で便利な電子印鑑。利用する場面や利用の仕方によってはメリットも多くございます。

また逆に正しく使えていなかったりリスクヘッジができていなければデメリットとなる場面もございます。

電子印鑑を使用する上でのメリットとデメリットをご紹介いたします。

事例として、社内稟議書のフローにおいて、紙へ押印するフローの場合と電子印鑑によるフローの場合を比較してみます。

電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

電子印鑑を使用するメリット

場所を問わずに押印することができる

大きなメリットはやはり押印する場所を問わない、という点があげられます。
特にコロナ禍においては在宅での勤務やテレワークを実施する企業も増えておりました。
押印の為だけに出社するといった事がなくなる点が電子印鑑を利用するメリットのひとつです。

紙で印刷して書類を回覧するときよりも作業を効率化できる

また紙の書類で回覧をする場合は、印刷して押印者の元へ順番に巡っていくといった業務工程が必要であったりしました。
電子印鑑であれば、メールなどの電磁的な方法ですぐに次の方へ回覧をまわす事ができますので作業を効率化することができます。

郵送代や紙代、インク代のコストが削減できる

そして、コスト面でも大きなメリットがございます。
紙を印刷する際には印刷代や紙代、そしてインク代などの諸経費が必要となります。
また次の押印者へ郵送をする際には郵送代も必要となります。
電子印鑑であればこれらの経費を削減する事ができますのでコスト削減にもつながります。
その他、保管や管理の面でもメリットがございます。電子印鑑により決裁された書類を共有のクラウド上のフォルダへ保管するなど保管場所が不要になり検索もしやすくなりますし、保管にかかるコストも不要となります。

電子印鑑を使用するデメリット

手軽でメリットも多くある電子印鑑ですが、正しく使えていなければデメリットもございます。

印鑑を押印した書類が悪用されるおそれがある

簡易に印鑑をデータ化した印影の場合は、例え社内であったとしても、容易に複製されたデータを流出させたり改ざんしたデータとして悪用される恐れもございます。その為、利用する際には管理面や運用面で予め整備しておく必要はございます。
また実印のデータなどは電子印鑑には使用しないなど、流出・悪用されないよう運用する事が大切です。

電子印鑑を手配するのに手間がかかる

電子印鑑そのものをどのように用意、手配するのか、という点も課題としてあります。無料で自前で作成したり用意する事も可能ですが手間はかかります。有料の電子印鑑作成サービスなどもございますが、後述します利用シーンや役割を考えますとコストをかけてまで導入するかは悩ましいところです。

証拠としての能力が低い

電子印鑑には電子署名のような法的効力、証拠としての能力はございません。
電子署名の場合は、公開鍵暗号方式による暗号化処理により、電子署名を施した電子ファイルへの本人性や非改ざん性を証明する事ができます。
電子印影の場合は手軽な分、本人性を証明していくのは難しいものです。また電子印影を付与した後の改ざんを検知する機能は一般的にはございません。
その為、電子印鑑の利用シーンや用途は限定的になると言えるでしょう。

電子印鑑の法的な効力

電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

では次に、電子印鑑を取引先との契約締結を行う場面を事例として、実際に電子印鑑を利用して電子契約はできるのか、法的な効力は発生するのか、という点についてもご紹介させていただきます。

電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)では以下のように定められております。

(引用)””第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。””

結論としましては、法的な効力について、真正に成立したものと推定させる為には、本人性と改ざんされていない事を証明する事ができれば、紙文書での契約と同様の法的効力が認められる事になります。そして改ざんされていない事を証明する為に利用するのには、単に印面を電子化した電子印鑑では不十分で、電子契約システムの機能にもある電子署名とタイムスタンプが必要となります。電子署名とタイプスタンプ両方により、誰がどの電子文書で、いつ署名したのかが明確なため、法的効力が高い電子契約として認められる仕組みです。

ここで紛らわしいのが、「電子印鑑」と「電子署名」はそもそも何が違うのか、という点かと思います。

簡潔に説明するならば、電子印鑑はあくまで見た目の表側のもの、電子署名は誰がいつ署名したのかを記録するデータの裏側のもの、といえます。

電子印鑑の利用シーン

以上の事から電子印鑑を利用するおすすめのシーンとしましては、場所を問わず手軽に業務を効率化するという観点に特化して、社内のワークフロー上の書類の電子化や回覧書類への押印する場合等があげられます。

電子契約の導入や代替として電子印鑑を利用するという考えもあるかもしれませんが、法的な効力を高めるという点においても、電子契約そのものを導入・利用してしまう方がセキュリティ面も含めておすすめです。

Excelで作成した書類を印刷して、申請者と上長と決裁者の捺印をして申請しているというようなフロー等においては、Excelに電子印鑑で捺印をして電子上で申請行為をするといった、電子印鑑の利用をおすすめできます。

無料の電子印鑑を利用する際の注意点

電子印鑑とは?使用する際のメリット・デメリット、法的な効力や注意点を紹介

実際に電子印鑑を利用する、という場合の注意点もあげさせていただきます。

繰り返しになりますが、複製が容易で悪用されるリスクを考えますと、セキュリティ対策や社内での運用については事前に検討・準備をしておく必要がございます。特に印鑑のデータをそのままスキャンしておいた印影は、簡単に複製され悪用される危険性が高いです。

また一方で、契約行為などへ利用をしたい、という場合においては、改ざんされていない事を証明する為に電子署名やタイムスタンプが必要となって参りますし、相手先にも同様に電子印鑑を登録いただく必要もでて参ります。

よって利用シーンを決めておくという事と、利用するにあたってのセキュリティ面の対策が電子印鑑を利用する上での注意点となります。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

手軽で便利な電子印鑑ですが、利用シーンは限定されてきます。

契約業務の電子化やDXとして電子印鑑を検討されているのであれば、電子契約を導入してしまう方がメリットは大きいです。

押印という業務の役割も果たせますし、契約としての法的な効力も高める事が可能です。

電子契約サービスのDX-Signは直観的な操作が可能なUIで使いやすいのと、プランに含まれる機能も充実してますので一度、無料でお試しください。
そしてDX-SignのNormalプランでは、署名方式を選択して利用する事も可能です。
簡易な電子印鑑のみであれば、署名方式を電子サインにする事で無料で送信いただく事が可能です。
例えば、社内のワークフロー用であれば電子サインやタイムスタンプのみで送信する、契約書類等へは電子署名とタイムスタンプを付与して送信する、といった使い分けが可能です。

また電子印鑑の作成方法について、Excelに詳しい方でしたら、VBA(Visual Basic for Applications/マクロを作成するプログラム言語)で印影画像を所定位置(セル)に押すといったプログラム処理であったり、そもそもエクセルをベースにした無料ソフトで類似のものをインストールして利用するという方もいらっしゃるかもしれません。

このようにExcelを駆使した電子印鑑においては「1004エラー」により印鑑が押せない、エラーが発生してうまくいかない、そもそもエクセルで1004エラーの意味がわからない、といった悩みやストレスを感じるケースも想定されます。

Excelの1004エラーは、指定ファイルの有無やマクロの名称、ファイルの破損などによって起こるエラーとなり、発生した場合にはどうすれば良いのか何が起因しているのか調べたり修復するのも意外に大変な作業です。

電子契約DX-Signであれば、入力項目の設定という方法で電子印鑑を自由に設定することも、書類を送信する相手方へ電子印鑑を利用していただくのも簡単に行うことができます。

電子印鑑の利用する手段でお困りな際にも、解決策の手段としてDX-Signはお勧めです。

まとめ

電子印鑑についてご紹介いたしました。電子署名との違いやメリット、デメリットを抑えたうえで適切な利用シーンでご活用いただくのがおすすめです。

手軽で便利な一方でデメリットやリスクもございますので注意した上で社内のワークフローなど利用する業務を検討いただければと思います。

コロナ禍で加速するリモートワーク、働き方の多様化、その中で果たす電子印鑑の役割は大きいですし便利ではあると考えます。

電子契約と使い分けて導入し自社にあった運用やフローを最適化いただければと思います。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

執筆 ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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