目次
印影とは
印影とは、印鑑に朱肉を付けて紙に押した際に、紙に残る朱肉の跡を指します。
日常生活ではよく荷物の受け取りや書類の手続きで、ハンコを押してくださいと言われることがございますが、
正確に言うならばハンコではなく、「ハンコを押した後、紙に残る朱肉の跡が欲しい」ということになります。
印影と印鑑・印章の違い
印影と合わせ、「印鑑」「印章」の違いについても見ていきましょう。
一見似たような言葉ですが、実は大きな違いがあるのをご存じでしょうか。
まず、印鑑とは役所へ印鑑登録をしている「実印」や銀行に届け出ている「銀行印」の印影を指します。
対して印章とはハンコ本体のことを指します。 印章とハンコは同じ意味です。
よく、ハンコ本体のことを印鑑と呼ぶ場合がございますが、正確にいえば間違いであり、正しくは印章やハンコと呼びます。
実際、これらの意味を日常生活で意識して使い分けることは少なく、印鑑と印章(ハンコ)は同義語として浸透している部分もありますが、実は意味が全く違うという事を知識として押さえていただければと思います。
印影に法的効力はある？
印章と印鑑の違いについて整理したところで、印影について話を戻します。
日本では契約書を交わす際はハンコを使用するケースが一般的なため、印影は必要だと思われる方も多いと思います。
それでは法的に見た場合、印影を残すことは義務付けられているのでしょうか。
結論から申し上げますと原則、契約は印影を残さなくても成立し、必ずしも義務付けられているものではございません。その答えは、民事訴訟法 第228条 第4項の内容で明らかとなっております。
以下抜粋
｜私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する
「真正に成立したものと推定する」とは、正しい契約で成立したと認めるという意味です。
つまり、契約書など私文書の中に、契約者ご本人の署名か、ご本人の意思に基づく代理人の署名や押印があれば成立する、とあり、必ずしも印影を義務付けてはおりません。
それにもかかわらず、なぜ私たちは契約書にハンコを使用するのかといいますと、印影を残すことで、当人の意思に基づいた契約だという証明になり、書類の信用度を高めることができるからです。
印影がないよりもある方が、第三者に対して「当人たちが契約書の内容を確認し同意した」という意思を証明しやすくなるのです。
よって、法律上、契約書に印影は必ずしも必要なものではありませんが、印影があることでお互いの意思を確認する証拠としてより強固になるため、実際には印影を残すことが一般的となっています。
印章別の正しい押印方法
それでは、実際に社内で印章を使う際はどのようにして押せばよいでしょうか。
次は正しい押印方法について印章別にご紹介いたします。
実印の場合
実印の場合の押し方についてご紹介いたしますが、そもそも実印とはどのようなものでしょうか。
ビジネスシーンで使用される実印は会社実印・法人実印といい、管轄の法務局に印鑑登録をしているハンコを指します。代表者印(代表印)とも呼ばれます。
印鑑登録をすると印鑑証明書が発行できますが、実印が必要な書類は合わせてこの印鑑証明書の提出が求められることが多いです。
よって、印鑑証明書にある印影と同じであることが確認できるよう、押印する書類の法人名や代表者名に被らないように押すのが正しい押し方です。
印鑑証明書が必要ない場合は、複製や偽造を防ぐためにの法人名や代表者名に少しだけ被るように押すのが良いとされています。
認印の場合
次に認印の押し方についてご紹介いたします。
認印は、法人実印のように特に届け出る必要はなく、社内文書や荷物の受け取りなど比較的重要度が低い場面で使われ、会社の様々なシーンで見ることが多い身近なハンコです。
届出の必要がなく、印鑑証明書も求められることはないため、印影の見やすさよりも複製や偽造されないように押すことが重要です。したがって法人名や代表者名に少しだけ被るように押すのが良いとされています。
印鑑登録の手続き方法
◆印鑑届出書(見本)
参照：法務局ホームページより
https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001188212.pdf
前述で印鑑登録について触れましたが、実際の登録方法についても見ていきましょう。
法人の場合は、法務局が用意する「印鑑届書」に必要事項を記入し、会社の本店の場所を管轄する法務局に届け出ます。一般的に、会社を設立して登記申請するタイミングで印鑑登録の手続きも済ませます。
書き方の注意としましては、本人が届け出る場合と代理人が届け出る場合とで記入方法が異なります。
例えば代理人の場合は、司法書士などの専門家に任せるケースが当てはまります。
■本人が届け出る場合
「届出人」の箇所は印鑑提出者本人にチェックを入れて、ご本人が個人で使用する実印（市区町村に登録済の印鑑）を押します。個人の実印の印鑑登録証明書を添付する際は、発行から3カ月以内のものを使用します。
■代理人が届け出る場合
「届出人」の箇所では、代理人にチェックを入れ、代理人の住所と氏名を記載します。
また、「委任状」の欄には住所と氏名を記載する欄が2箇所ございます。
こちらは、委任者が上段の部分に「代理人の住所と氏名」、下段に「委任者の住所と氏名」を記載し、委任者個人の実印を押します。なお、委任者個人の実印は、ご本人が市区町村に登録済のものでなければなりません。
その他登録に関する注意点や記入方法については、以下でも詳しく解説しておりますのでご興味がある方は合わせてご覧ください。
（参考）コラム：印鑑届出書とは？書き方や注意点を記載例とともに解説！
印鑑登録できるハンコの要件
■大きさの制限
なお、印鑑登録できるハンコの大きさには規定があり、「辺の長さが1cmを超え、3cmいないの正方形の中に収まるもの」である必要がございます。辺の長さと規定されますが、丸い印鑑では直径で算出します。
■形や刻印内容
一方、形や刻印内容については特に制限はございません。しかし、実際は代表印のように、丸型で、会社名と役職名が二重の円に分かれて刻まれている印章を登録するケースが一般的です。
印鑑証明の手続き方法
印鑑登録をしその後さらに手続きを進めますと、印鑑証明書をもらうことができます。
では次は印鑑証明書の具体的な取得方法についてご紹介いたします。
印鑑証明書の取得
印鑑証明書を取得するには、「印鑑登録証(印鑑カード)」が必要になります。
印鑑カードは「印鑑カード交付申請書」に必要事項を記入し、提出するともらえますので、印鑑登録のついでに済ませると良いでしょう。
印鑑カードを取得したら、あわせて「印鑑証明書交付申請書」に必要事項に記入し、提出してください。
＜印鑑登録から印鑑証明書の発行までの流れ＞
①「印鑑届出書」に必要事項を記入後、法務局へ提出
②印鑑登録の手続き完了後、印鑑カード交付申請書を提出
③印鑑カード取得後、印鑑証明書交付申請書に必要事項を記入し、カードと一緒に提出。
④印鑑証明書の取得
印影との比較
印鑑証明書が必要な書類の場合、必ず、提出した書類の印影と印鑑証明書にある印影が正しいかどうか確認をします。このことを印鑑照合といいます。
印鑑照合にはいくつかの方法がございますので一部ご紹介いたします。
①平面照合
印鑑証明書と該当の書類の印影を近くに並べ、同じ印影かどうか比べる方法です。
明らかに違う印影の場合はこの方法でもその近いに気づくことができますが、目視となる限り、違いを完璧に発見することは難しく、微々たる違いは見落としてしまう可能性もございます。
②コンピュータを使った照合
印鑑証明書と該当の書類の印影をスキャンしてコンピューターに取り込み、その画像を比較する方法です。
③拡大鏡を使った照合
虫眼鏡等で拡大して、細部まで確認する方法です。
④透かして照合
印鑑証明書と該当の書類の印影を重ね合わせ、証明などの光に透かして確認する方法です。
海外では印影ではなく署名が主流
これまで印影について様々な面からご紹介しましたが、実は海外では印影ではなく署名が主流なことをご存じでしょうか。契約を締結する際にハンコを使うのは海外では珍しく、ハンコはまさに日本独特の文化だといえるでしょう。
海外、特にアメリカでは、契約の際は手書きのサインが使われます。
もちろん手書きの場合にも偽造のリスクはあるため、本人であることの証明にはノータリー・リパブリックという第三者の公証人をたてます。重要な書類にサインをする際は公証人に立ち会ってもらい、本人であることを認めるスタンプを押してもらいます。
しかし、サインが必要な度にいちいち立ち会ってもらうのは、手続きとして面倒なのも事実です。
そのため、日本企業が海外と契約をかわす際はこうした手続きを要求しない場合が少なくありません。
ただ、公証人のないサインを信頼するのも非常にリスクが高い行為です。
そこで、最近ではアメリカをはじめ海外で、セキュリティー面でも安心な電子署名を使用した電子契約が普及しつつあります。特に感染症の影響もあり、その広がりは加速しています。
電子署名とは、通常紙で行う署名行為をデータ上で行うことで、いわゆる書類にハンコを押したりサインすることと同じような役割になります。
日本の場合、電子署名が効力として法律上認められるには、「本人性の証明」と「改ざんされていない事」の証明が必須になりますが、電子署名は高度な暗号技術と、第三者機関である認証局が発行する電子証明書によりその根拠を確実なものにできます。
まとめ
最後までお読みいただきありがとうございました。
今回は印影について、印鑑と印章との違いを含めながらご紹介してきました。
「印影」は、紙に残る朱肉の跡を指し、「印鑑」は実印や銀行印の印影、「印章」はハンコそのものを指します。
印影は、契約書の締結に必ずしも必要ないことは法的にも明らかですが、当人たちの意思の表れとして書類の信用度を高めるために押されています。
また、合わせて、法人の場合、実印の印影を法務局に届け出る「印鑑登録」についても触れました。
印鑑登録を行うことで最終的に印鑑証明書を発行することができます。この印鑑証明書と提出した書類の照合に使われるのが印影であり、その照合にはいくつかの方法があることもご紹介しました。
海外では日本と違って署名が主流ですが、近年電子契約の使用が増えております。
日本でも、感染症の影響により、これまでの働き方や企業文化を見直す会社様も増えてまいりました。それに伴い、これまで根強く存在していた日本のハンコ文化にも変化が起きております。
現在、日本では国を挙げてデジタル社会への実現を目指していることから、電子契約は今後私たちにとってより一層身近なものになるでしょう。
ぜひ、社内のDX化の第一歩として、まずは電子契約を検討してみてはいかかがでしょうか。
