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発注書(注文書)とは?必要性や作成方法について解説

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発注書(注文書)とは?必要性や作成方法について解説

発注書(注文書)とは?必要性や作成方法について解説

今回は発注書(注文書)の必要性や作成方法について解説いたします。
以前に、請書についてご紹介させていただいておりました。請書は、受注する側が注文内容を承諾する意思を示す書類でした。発注書(注文書)はその逆で発注側の意思表示の書類となります。
(参考)コラム:注文請書とは?書き方や収入印紙が必要な場合についても解説!
請書との関係性についても改めて解説いたします。
それでは詳しく見てみましょう。

発注書(注文書)とは

発注書(注文書)とは?必要性や作成方法について解説

発注書(注文書)は、商品や製品・サービスなどを発注(注文)する際に、発注する側が受注する側へ対して、発注する意思をしめすために交付する書類です。一般的には、企業名や担当者名、商品の名称や金額、そして納期や支払い条件などといった取引情報が記載されます。取引の内容とその取引への意思表示をする書類となりますので証憑(しょうひょう)のひとつとして取り扱われる大切な書類です。証憑ですので、発注から納品において間違いなどがあった場合、発注書は証拠としてトラブルの解決に役立ちます。
なお、発注書と注文書という言葉が使われておりますが、この二つに法的な違いはございません。どちらも同じ書類を指します。発注の対象の性質によって、加工や制作を行う商品や製品であったり、金額が比較的大きい場合には「発注書」、商品そのものを購入したり、注文する個数を示したりする書類としては「注文書」というような使い分けをされるケースが多いです。
では次に、発注書に対して受注する側が交付する請書(うけしょ)との違いや、発注する前の見積書、そして契約書との違いについてもみてみましょう。

発注書(注文書)と請書との違い

繰り返しになりますが、発注書(注文書)は発注する側が取引する商品や製品、サービスについて発注する意思を示し交付する書類となります。
対して請書は、受注する側が注文を引き受ける意思を示し交付する書類となります。
この「発注書」と「請書」の関係は、「申込み」と「承諾」の関係となり、取引の当事者双方の意思表示を行うこととなりますので、発注書と請書の取り交わしは契約書と同等の効力を持つことを意味します。すなわち、発注の意思と承諾の意思を示す契約書を、発注書と請書という書類に分けて取り交わしているのと同じ役割を果たすことができます。

発注書(注文書)と契約書・見積書の違い

契約書は、取引の当事者双方の取引における権利や義務をまとめ証明する書類となります。契約そのものは申込と承諾の意思が合致することで口頭でも成立させる事ができますので、契約書という書類そのものはトラブルや紛争に備える役割・性質をもちます。
発注書は、契約行為でいえば申込する側の一方の当事者の意思表示となります。発注書のみでは承諾の意思を証明できない点が契約書と大きく異なる点です。
上述しましたように、発注書と請書がついになって契約書と同等の効力を持つことになります。
しかし、発注書においても当事者双方の署名や押印がある場合には契約書と判断するケースもございますので注意しましょう。
発注する側が発注に至る前に、受注する側による見積書がございます。
発注書と見積書の関係性についても確認しておきましょう。
例えば、見積書に対しての申込書として発注書の内容に明記されている場合もございます。この場合の見積書は、契約申し入れの意思表示でもありますので、その見積書に対する発注書(見積への承諾)として、契約書と同じ効力を認める場合もございます。
一般的には取引の流れとして、見積書の発行・発注書の交付・請書の交付・製品の納品時における納品書・そして代金の請求書と領収書といった流れにおいて、それぞれの書類の役割を抑えていただければと思います。

発注書(注文書)の必要性

発注書(注文書)とは?必要性や作成方法について解説

このコラムでも度々触れておりますが契約はそもそも口頭でも成立しますので、契約書や発注書という書類は必ずしも必要なわけではありません。
しかし、発注書を発行しておく必要性は二つの観点で重要な役割をもちます。
一つは上述しておりますが、トラブルや紛争への備えです。発注した内容と異なる納品内容であった場合に発注内容の証拠として発注書が用いられます。またこのような事態に備えトラブルを回避するためにも大切な役割を果たします。
次に大切な必要性として、下請法(下請代金支払遅延等防止法)の対象となる取引の場面です。
下請法とは、取引における事業者の関係を平等に保つための法律です。取引において、発注する側(親事業者)は、受注する側(下請事業者)よりも一般的には優位な立場になります。そのような関係において下請事業者が不利益を強いられないよう、下請法では下請事業者を保護する規制を定めております。
その一つが、下請法における発注者側への交付義務です。この交付義務により、発注に際して、親事業者(発注者側)は下請法に定める必要事項を全て書かれた書面を直ちに交付する必要がございます。
この交付義務を定めているのが下請法の第三条であるため、一般的に「3条書面」と呼ばれます。
発注者側に下請法による発注義務が場合によってはあるという点を抑えていただければと思います。詳しくは公正取引委員会のサイト等でご確認ください。

発注書(注文書)を発行する流れ

発注書を発行する流れとしましては、作成するツールやシステムの選択から検討します。
多いのはExcelなどの表計算ソフトを利用するケースでしょうか。新たなシステム導入は必要なく、大抵は無料で進めることができる手段となります。
発注書の専用システムなどを利用する会社もあるかもしれません。帳票システムや受発注の管理システムなどが該当します。
なお、電子契約サービスにおいても発注書の発行は代用できます。DX-Signであれば無料でテンプレートの管理も可能となりますので是非一度お試しください。
作成するツールを用意した後は、必要なデータを入力して発注書を作成し、相手方へ電子的な処理で送付するか、印刷して郵送といった方法で相手方へ送付します。
また、電子契約サービスであれば、作成から送付、そして保管まで一元した管理が可能です。
電子契約の詳しい資料は以下より無料でダウンロードいただけます。

発注書(注文書)の記入方法

発注書(注文書)とは?必要性や作成方法について解説

それでは次に、発注書へ記載する内容を項目ごとに見てみましょう。

タイトル

まずは作成する書類が発注書であることを明示するため、「発注書」とタイトルを記入します。
書類の識別がしやすいよう、大き目のフォントサイズが良いでしょう。

受注者名

発注書を送る相手方、すなわち受注する側の企業名や屋号を記入します。
会社など法人宛の場合には「御中」を会社名の後ろに記載します。
一般的には書面の左上でタイトルのすぐ下に記載します。

管理番号及び発注日付

社内で管理している通番や、取引先との取り決めによる管理番号を記載します。
発注する発行年月日を記載します。

発注者名

発注する側の企業名や住所、担当者名や電話番号等の連絡先を記載します。

品名・摘要

発注する具体的な内容を記載します。品名や数量、単価の記載は具体的且つ正しく記載するよう注意しましょう。

合計金額

発注する商品の単価と数量により計算できますが、合計金額を記載します。
一般的には実際に受注者側へ支払う税込金額で記載します。

納期や支払い条件、有効期限

納入期限や納入期日はいつとするのか、請求の締めのサイクルとして支払い条件をどうするのか、取り決めた内容を記載します。また発注書の有効期限を記載しておく事もございます。

小計・消費税

小計や税計算についても記載し、税率や消費税額も記載します。

備考

発注内容へ特筆すべき事項は備考として記載します。納品場所に指定がある場合や納品の際の連絡事項などを記載する事が多いです。

発注書(注文書)を送る方法やタイミング

発注書(注文書)の送付は印刷してからFAXや郵送しているケースも多いかと思います。
電子化してメールで送付するというのもリモートワーク中心の中では有効と思います。電磁的な送付においては公正取引委員会では下請取引の際に注意事項をまとめてもいますので合わせてご参照ください。
発注書の送付タイミングは発注する意思が固まり発注確定となった時点ですみやかに作成し交付するのが良いでしょう。

発注書(注文書)に関する注意点

発注書(注文書)とは?必要性や作成方法について解説

印紙は基本的には不要

以前のコラムで請書についてご紹介いたしました。
請書では、契約行為における契約書としての性質を持ち印紙が必要となる場合がございましたが、発注書は基本的には印紙は不要です。発注書をもって契約として成立する場合において取引内容が課税文書に該当するものであれば印紙が必要とされるケースもございます。

保管期間について

税法上7年間の保管義務が発注書(注文書)にはございます。
なお、電帳法に対応した要件で発注書を保管するにあたって電子契約サービスもおすすめです。
電子契約サービスのDX-Signであれば、電子化した書類を電帳法に対応した形で保管し検索する事が可能です。

発注書(注文書)を電子化するメリット

発注書を電子化して対応するのもおすすめです。
業務効率につながるのと、印刷や郵送といった作業やコストを削減できます。
また先ほどもご案内しましたが、電子契約サービスのDX-Signであれば電帳法に適した形で保管する事もできますので、業務効率化と合わせて効果的に活用いただく事ができます。
無料でのご利用も可能なサービスですのでよろしければ下記より無料の資料をご参照いただくか、一度お気軽に発注書の電子化についてご相談いただければと思います。

まとめ

発注書などの証票はまとめて電子化を検討していくのも業務効率化やコスト削減、そして電帳法への対応上でも有効です。
電子契約サービスを利用するのも一つの手段となりますので是非、発注書(注文書)の電子化や電磁的な管理についてご検討余地がございましたら、お気軽にDX-Signまでご相談ください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

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ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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