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代表者印とは?会社印との違いや作成・使い方のポイントを解説!

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代表者印とは?会社印との違いや作成・使い方のポイントを解説!

代表者印とは?会社印との違いや作成・使い方のポイントを解説!

今回のテーマは代表者印です。
代表者印は、会社の意思決定にかかわる重要なハンコです。
混同されがちな言葉に会社印がございますが、代表者印との違いについてご存じでしょうか。
また、代表者印には作成や使い方にいくつかポイントがございます。
今回は「代表者印」をテーマに、その特徴や会社印との違い、作成や使い方のポイントについて詳しく解説いたします。

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代表者印とは?

代表者印とは?会社印との違いや作成・使い方のポイントを解説!

代表者印とは、代表者が会社の代表として、会社の意思を対外的に表示する際に使われる印鑑のことです。通常、会社設立の際にはこの代表印を法務局に印鑑登録するため「法人実印」や「会社実印」などとも呼ばれます。
商業登記規則からみると印影の形に決まりがあるわけではございませんが、流通している代表者印のほどんどが丸い形をしています。そのため「丸印」とも呼ばれることがございます。
ちなみに、刻印されている印影は二重の円に分かれており、外側の円には会社名、内側の円には役職名が刻印されます。
例えば、株式会社であれば「代表取締役之印」などと表記されます。

代表者印が必要なシーンは?

それでは、実際にどのようなシーンで利用されるのでしょうか。
前述しましたように、代表者印は会社設立の際に登録するハンコとして使用されるほかにも、以下のような場面で使われます。

・重要な契約書や公に提出する書類、官公庁へ提出する書類
・不動産の取引
・代表取締役の変更があった時
・株券を発行する時

代表者印は会社の中で最も重要なハンコといってもよいでしょう。
したがって、社内通知や荷物の受け取りなど、いわゆる認印として使うシーンには代表者印は向きません。

代表者印と会社印の違いは?

代表者印とは?会社印との違いや作成・使い方のポイントを解説!

代表者印が社内の中で重要なハンコであることに対し、代表者印よりも重要度は劣るものの社内になくてはらないハンコがございます。
それは会社印です。会社印といいますとあまり聞き馴染みがない印象になりますが、四角い形をした印鑑で、いわゆる社印や角印と呼ばれているものです。
広く社内で利用されるため、一度は使ったことのある方もいらっしゃるかと思います。

では代表者印と会社印の違いは何でしょうか。
大きく分けて三つございます。

一つ目は形状です。代表者印が丸い形をしているのに対し、会社印は四角い形をしており、見た目も大きいため会社印鑑の中でも存在感があるハンコです。

二つ目は実印か認印かの違いです。代表者印が法務局に届出をしている実印であるのに対し、会社印は特に届け出る必要はなく、日常的に使われる認印となります。

三つ目は使用シーンです。代表者印は会社を代表する重要な取引に使われます。例えば、前述したような登記申請や株を発行する時などが挙げられます。一方、会社印は社内の日常業務に広く使われます。例えば、請求書や領収書、見積書などの社外文書をはじめ、社内通知や稟議書などの社内文書でよく使われます。

会社印(社印、角印)の詳細は以下でもご紹介しておりますのでせひご覧ください。
(参考)コラム:社印とは?角印や社判との違いを解説

代表者印の押し方

会社印鑑について少しご紹介させていただいたところで、代表者印に話を戻します。
代表者印には状況別に押し方がございますのでご案内いたします。

契約書に押す場合

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契約書に押す場合は、契約書の会社名や名前などの署名の右横に押します。
この時、著名した文字に印影が被らないように押しましょう。
理由としましては、代表者印を押す必要がある書類は印鑑証明書を求められることがあるからです。
書類と一緒に印鑑証明書を提出すると、書類に押した印影と印鑑証明書に記載された印影が合致しているかの確認は必要です。そのため判別しやすいように文字に被らない押し方が良いとされています。

「印」の文字が印刷してある場合

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一方、契約書によっては名前の右横に「印」という文字が入っており、印影をする場所があらかじめ示されている場合がございます。この場合は「印」の文字の上に押してください。

代表者印を作成するときのポイント

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それでは、実際に代表者印を作成しましょう。
作成に当たりどのようなポイントに気を付けたらよいのか解説していきます。

既定

実は代表者印にはいくつかの規定がございます。
まずサイズですが、法務局によると「1cm以上3cm以内の正方形に収まるサイズ」と定められており、商業登記規則第九条で明らかとなっております。
以下抜粋
>印鑑の大きさは、辺の長さが一センチメートルの正方形に収まるもの又は辺の長さが三センチメートルの正方形に収まらないものであつてはならない。

また、登録できる印鑑の種類にも決まりがあり、こちらも第九条で示されております。
以下抜粋
>印鑑は、照合に適するものでなければならない。

例えば、シャチハタやゴム印は代表者印には適しません。
シャチハタはインク浸透印といって中にインクが内蔵されています。通常、インクは経年劣化で色褪せしやすいといわれておりますのでシャチハタは不可とされます。
一方ゴム印も、長年使っていると印面が変形する可能性があり、登録した印鑑と同一だという証明がしにくくなってしまうため登録する印鑑には向いていません。

適したサイズ

先ほども述べたように代表者印はサイズの規定がございます。
規定に反れないサイズでいいますと「直径で18㎜か21㎜」のものがおすすめです。
定番サイズは18㎜が多いですが、ビジネスに使う印鑑ですので縁起担ぎに大きめの21㎜サイズを選ぶ場合もあるようです。
また、長い会社名の場合は大きめのサイズをお選びいただくと、スペースにも余裕ができて文字が読みやすくなります。
文字数のバランスをみながら適切なサイズを選びましょう。

適した形状

法人印鑑は「天丸タイプ」と「寸胴タイプ」がございますが、どちらを選んでも問題ございません。両者にはそれぞれ異なる特徴がございますのでお好みの形状をお選びください。

■天丸タイプ
・法人印鑑には定番の形
・サヤ(キャップ)がついているため印面の保護に有効
・持ちやすい(持ち手がひょうたん型)
・個人印と形状が違うので区別できる
・価格が高い

■寸胴タイプ
・天丸タイプに比べると安い
・個人印と形状が同じ
・シンプルな形状

刻印内容

続いて彫刻する刻印内容(印影)についてご説明いたします。
代表者印の印影は、一般的には二重の円に文字を入れる構造となっております。
外側の円の中は、会社名や屋号が入ります。円の外周に沿って1周する形で会社名を入れます。
内側の円の中は、「代表取締役印」や「代表者印」と入れます。
この刻印内容ですが、照合に適するものとして法人名が確認できれば問題はなく、代表者の名前まで入れたりする必要はございません。
なお内側の円の中に入る役職名については、法人の種類によって異なります。株式会社であれば「代表取締役印」が一般的ですが、合同会社の形式であれば「代表者印」や「代表社員」・「代表社員之印」などを入れます。
その他、財団法人や社団法人・学校法人といった場合には「理事之印」や「代表理事之印」が使われます。

適した書体

代表者印の書体ですが決まりはございません。好みの書体で作成いただいて問題ございません。
しかし、簡単な印影になってしまうと偽造されるリスクが高まり、逆に読むのが困難な印影だとどの印なのかの判断が大変になります。
把握しやすく偽造されにくい、という観点で選定されるのが良いでしょう。
使われる書体としては、多いのでは「吉相体(きっそうたい)」「篆書体(てんしょたい)」「古印体(こいんたい)」がございます。中でも篆書体は良く採用される事が多いです。
読みやすい書体として「行書体」や「楷書体」で作成する場合もございます。

代表者印の管理方法と紛失・盗難時の対処法は?

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代表者印は、その企業にとって大変重要な役割を果たすハンコです。紛失や盗難に備え適切な管理体制が必要です。
ここでは万が一、紛失してしまった場合はどのように対処すべきかについて解説いたします。
なお、代表者印の登録の際には「印鑑カード」の発行が可能となります。この印鑑カードは、印鑑証明書の取得に必要なカードとなりますので、印鑑カードの紛失もケースに加え3つのシーンで解説させて頂きます。
①代表者印のみ紛失
管轄の法務局へ届け出て改印手続きを行いましょう。紛失した代表者印の効力をなくすために印鑑廃止を出し悪用によるリスクを防ぎます。
改印届と合わせて手続きに必要なのは、新しい代表者印、代表者個人の実印とその印鑑証明書です。
②代表者印と印鑑カードを共に紛失
管轄の法務局で改印手続きを行い、印鑑カードの廃止手続きも行います。その上で、新たな印鑑作成後にはなりますが、新たな印鑑での印鑑届と印鑑カード交付申請書を提出します。
③印鑑カードのみ紛失
この場合は新たな印鑑の作成は不要となります。登録してある代表者印を持参し、法務局にて印鑑カードの廃止手続きと、新たな印鑑カードの交付申請手続きを行います。
代表者印は対外的にも重要な役割となります。繰り返しにはなりますが管理には重々注意するのと、代表者印と印鑑カードを同時に紛失する事のないよう、別々の場所で保管するなど管理体制を決めていただければと思います。

まとめ

最後までお読みいただきありがとうございました。
今回は代表者印に関する様々な知識をお届けしてきました。

代表者印は、法人の実印としての役割があり、届出が必要となります。
公的な書類であったり不動産の取引等で使われますので、会社の中で最も重要なハンコになります。そのため、認印を使うような社内の日常的なシーンには適しません。
代表者印と同じような言葉に会社印がございますが、会社印はいわゆる社印や角印と呼ばれているもので、形状や種類が異なるものです。

また、代表者印の押し方には2パターンあり、印鑑証明書を提出する場合は署名と被らないように印影を押すことが重要です。
代表者印の作り方のポイントとしては、規定に注意していただき、形状や書体については適切な方をお選びいただければと思います。まずは定番とされるものを選ぶのもおすすめです。

代表者印の管理方法と盗難時の対応についても触れましたが、代表者印は重要なものですので、日頃から紛失しないよう社内管理を徹底してください。

このコラムでは度々、会社で使われる印鑑をテーマに情報をお届けしております。ご興味のある方は合わせてご参考ください。

<関連記事>
(参考)コラム:社印とは?角印や社判との違いを解説
(参考)コラム:三文判とはなに?実印・認印・シャチハタとの違いやメリット・デメリットについて解説
(参考)コラム:契約書の印鑑は実印?種類から押し方までを解説

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記事執筆者 / 記事監修者

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ITbook XCloud株式会社マーケティング部 秋山

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