お問い合わせ お問い合わせ 無料ではじめる

医療現場で同意書を電子化するには?導入方法とサービスの選び方を紹介

近年、医療現場においても書類の電子化に注目が集まっています。
特に同意書の電子化は、使用される頻度が高いだけに、大幅な業務効率化が期待されています。
では実際に電子化するにはどのようにしたらよいのでしょうか。
そこで本記事では、同意書を電子化する具体的な方法や、適したサービスの選び方についてご紹介します。
医療現場の業務効率化を進める一つの方法としてぜひ参考して下さい。

電子契約サービスDX-Sign

電子同意書とは

電子同意書とは

電子同意書とは、相手がこれから行われる行為(治療、手続き等)に同意するための書類をデジタル形式で提供したものです。
これにより、紙の書類作成や保管の手間を省き、効率的な運営が可能です。
同意書を電子化する方法はWord,Excel,PDFなど様々ですが、主にタブレッド端末にタッチペンでサインいただく対面電子サインや、オンライン上で双方のメールアドレスを使って契約締結ができる電子契約の二つの方法がございます。

対面で同意書を電子化するなら対面電子サイン(タブレッド端末)

タブレッド端末での署名は、医療の同意書にかぎらず様々なサービスの申込み手続きに取り入れられていますので、プライベートで利用したことがある方もいらっしゃるかと思います。
対面の電子サインを使うと、同意後の書類をそのまま電子化して保存ができるので、紙の同意書のようにファイルに保管する必要はなく、管理がしやすくなります。
ただし単にタブレット上でサインを頂く形式的な電子サインのみの場合、紙の書面に直筆でサインを頂く場合と比べると、文書の真正性を証明するための対応が異なる部分がございます。
まず電子サインの筆跡鑑定等により本人性を証明する必要がありますので、筆跡データも含めた電子文書をしっかりと管理しておく必要がございます。あるいは本人確認の補強として、別途身分が分かる物(マイナンバー、運転免許証など)のコピーを提出いただいておくなども検討必要となります。
対面での電子サインにご興味をお持ちの方は以下詳細ページをご覧ください。

対面サイン

オンライン上で同意書を電子化するなら電子契約

一方、オンライン上で同意書を電子化するなら電子契約が有効です。
利用には電子契約のクラウドサービスを活用するのが一般的です。
基本的な流れとしては、締結したい書類をPDF化し、専用のシステムから患者のメールアドレスに送信します。
患者はメールを開き、内容を確認・同意後、必要事項に記入をして完了です。
電子契約なら、メールアドレスとインターネット環境があればいつでもどこでも契約できますので、
遠方に居る方や、対面での同意が難しい場合に便利です。
電子契約についての詳しい説明は以下コラムでご紹介しております。合わせてご覧下さい。

とはいえ同意書の場合は、オンラインで行うよりも、対面でのサインの方が患者様にとって使い勝手がよいのも事実です。
そのため同意書は対面にて電子サインで対応し、取引先や社内での契約にはオンラインで実施できる電子契約を使う、というように状況に応じて使い分けをするとよいでしょう。
電子契約サービス「DX-Sign」なら、対面の電子サインと電子契約(オンライン)どちらも対応が可能です。
それぞれ資料をご用意しておりますので以下からダウンロードください。

法的効力に欠かせない「電子署名」とは?

前述で、単にタブレット上でサインを頂く形式的な電子サインにおける法的効力についての注意点を述べました。
では電子文書に法的効力を求めるにはどのような方法が適しているのでしょうか。答えは「電子署名」にございます。
ここでは、電子署名についてその概要をかんたんに解説します。

電子署名とは、電子文書の「本人性」と「非改ざん性(改ざんされていない事)」を証明するために電子文書へ付与する署名のことです。
通常、紙の契約ですと直接サインや押印が可能なので本人性と非改ざん性を示せますが、電子文書の場合、そのようなことは物理的にできません。また、タブレット端末で行う電子サインは、タブレットに直接サイン自体はできるので一見証明できるように思いがちなのですが、電子サインに対する法的効力の有無を明確に示す法律は現状では存在せず、書類の真正性を証明するためには、その電子サインを行ったのが本人であること、及び、書類そのものへの改ざんがされていないことを、明確に示していく必要がございます。
以上のような法律上の背景を鑑みると、法的効力の担保には、署名や印鑑の代わりとして「電子署名」が必要になるのです。そして、その「電子署名」が施せるのが電子契約であり、利用には外部ツール(電子契約サービス)を使うのが一般的です。

電子署名の詳細は以下コラムより解説しております。合わせてご覧下さい。

医療現場で電子同意書を導入する具体的な方法

電子同意書導入方法

それでは実際に医療現場で電子同意書を導入する方法について解説いたします。

①導入目的を整理する

まずは、同意書を電子化する目的を明確にしましょう。
患者さんの利便性向上、手続きの迅速化、紙の使用削減などを考慮した上で、最終的に目指すゴールを明確化することでどのような基準でサービスを選べばよいかがはっきりします。
そして、同意書を電子化するには主に2つの方法があります。
まず一つはタブレッド端末を使って患者さんと直接行う対面での「電子サイン」。そしてもう一つはメールアドレスを使ってオンライン上で契約が結べる「電子契約」です。
例えば、同意書の電子化ではじめから対面契約を理想としているのであれば、タブレッド端末で対面電子サインができるサービスを選ぶのがよいでしょう。
一方、同意書に限らず他の契約書の電子化も視野に入れている場合は、印刷代や郵送代が不要になり場所や時間を問わず契約締結できる電子契約サービスを選ぶのがおすすめです。
さらに電子署名が付与できる電子契約であれば法的効力も備わった締結も可能です。
両者の間でまだ明確な判断ができない場合は、対面での電子サイン機能にも対応している電子契約サービスを選んでおくと、後々どんな状況になっても安心できるのでおすすめです。
また、導入した後の課題や心配事も整理しておきましょう。
サービスを選ぶ軸がより明確になりますし、その課題に対し真摯に向き合ってくれるサービス会社であれば、導入後も後悔することはないでしょう。

②電子同意書サービスの比較検討

導入目的を明確にしたら、次は自社にとって適切なサービスの比較をしてみましょう。
①でもお話したように、同意書の電子化を対面かオンライン契約のどちらで進めるべきなのかによってどんなサービスを選ぶべきか分かれます。
対面契約なら電子サイン機能のあるサービス、オンライン契約なら電子契約サービスがおすすめです。
ただ、最近では電子契約サービスの中に対面電子サイン機能が付けられるケースもございます。
よって、将来的に同意書以外の書類も電子化しそうな場合は、両方に対応できる電子契約サービスを選んでおくのも一つの手です。
大抵、サービスサイトの機能や料金表のページに、使える機能が紹介されています。
その中に「対面サイン」と記載があれば、対面での電子同意書も可能な電子契約サービスといえます。
不明な場合は、サービス事業者にお問い合わせ下さい。
問い合わせをかけたからといって必ずしも導入する必要はございません。
最終的に導入に至らなくても費用を無駄にしなくて済んだと言えますし、良いアドバイスがもらえれば他社サービスとの比較がより明確になるのでおすすめです。
上手く活用していきましょう。
その他、ある程度対象を絞って資料請求から始めたり、目ぼしいサービスを絞っていくつか試してみるのも良いでしょう。
おすすめの電子契約サービスは以下でご紹介しております。参考にして下さい。

③操作性を確かめる

導入したいサービスをある程度絞ったら実際に操作性を確かめます。
医療スタッフや患者さんにとってストレスがないよう、シンプルな構成で直感的な操作が可能かどうかが見ていきましょう。
その際、無料で使えるサービスを中心に見ていったほうが、ハードルが低くお試しできるのでおすすめです。
例えば電子契約サービスでは無料で使えるおすすめのサービスがいくつかございます。
以下コラムで詳しく紹介しておりますので合わせてご覧下さい。

電子同意書に適したサービスの選び方

さて、最後に同意書を電子化する外部サービスをご検討中の方へ、まずはここだけでも押さえたい基本的な選び方をご紹介します。

簡単な操作性

まずは簡単な操作性です。
繰り返しとなりますが、実際に操作する患者さんやスタッフが使いにくければ効率化できたとしても意味がありません。
本格的に導入しないと操作性がわからないサービスではなく、ある程度無料で使えるサービスを中心に選び、締結完了までの流れを社内で確認してみましょう。

対面サイン機能あり

繰り返しとなりますが、同意書の電子化にはタブレッド端末にて行う対面での「電子サイン」と、オンラインにて契約する「電子契約」の2つの方法がございます。
医療現場で同意書を電子化する場合、前者の対面サインを希望される現場担当者様が多いです。
同意書はやはり対面で説明を受け、納得した上で同意に進みたい患者様もいらっしゃいますし、現場側としても紙をタブレット端末に変えただけですのでその方が運用上スムーズといえます。
電子契約サービス「DX-Sign」では、対面での電子サインもオプションとして追加可能ですので、対面契約、オンライン契約どちらにも対応可能です。
対面サインの詳細は以下ページをご覧下さい。

対面サイン

手ごろな価格

手ごろな価格帯も重要です。
はじめて導入する際は、合わなかった際に軌道修正できるよう、なるべく安い価格で検討しましょう。
近年では、手ごろでも質の良いシステムが続々と出ています。
ただし、電子契約サービスの場合、電子同意書の法的効力を保証するのに必要な「電子署名」が用意されていないケースも稀にございますので、最低限電子署名が付与できるのかを確認した上で、まずは月額10,000円前後の価格帯のものから見ていきましょう。

カスタマイズ可能

必要に応じてカスタマイズが可能かも重要です。
プランでいうと「エンタープライズ」と呼ばれるものになります。
長く使い続けていくと、時には改善して欲しい要望が出てきたり、他のシステムとの連携が可能かどうか気になることもあるでしょう。
そんな時、要望に応じて機能を追加してくれたり、機能が無ければ開発を進めて実装してくれる前向きなサービス事業者ですと安心です。
本件に限らずですが、一度導入したシステムは乗り換えが大変です。
例えば、旧システムから新システムへ過去契約した書類の引継ぎが上手くいかなかったり、また一から新システムの操作性に慣れないといけないなど乗り換えのハードルは高いと思われる方もいらっしゃいます。
そのためできる限り長くお付き合いできるようこちらの要望をくみ取ってくれる事業者なのか、商談の際に将来的な話もしてみるとよいでしょう。

電子契約サービスDX-Sign

医療現場のDXをトータルソリューション

医療業界DX

さて近年、医療業界でもDX化に取り組む流れが活発化しております。
同意書やその他必要書類の電子化はもちろん、スタッフのシフト管理や院内での電話対応を簡素化させるなど、
患者さんのケアに集中できるよう、非効率な業務の見直しが各所で進められています。
ただ、その推進具合は各病院によって差があるのも事実です。
普段患者さんの対応に忙しく、なかなかバックオフィスの改善には十分手を付けられていないという声をよく耳にします。

そこで、電子契約サービスDX-Signは、グループ会社のシナジーを活用し、同意書の電子化だけでなく幅広い医療のDX化をトータルサポートしております。

お困りの課題に応じて必要なサービスやアドバイスをご提案させていただきますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
「まだ具体的な導入は考えていない」「ただ話を聞きたいだけ」など大歓迎です。あくまでも検討材料の一つとしてお考えいただけば幸いです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
電子同意書を作るにはタブレッド端末にて行う対面での電子サインとオンライン上で契約を行う電子契約がございます。
まずはどちらを重視するのか整理することから始めましょう。
電子同意書の本格的な実施を考えるのであれば、外部サービスを比較検討することが重要です。
今回ご紹介した選び方を参考に、色々なサービスを見てみましょう。
しかし、同意書の電子化はDX化の第一歩に過ぎず、本当の意味でDXを進めるには書類の電子化だけにとどまらない抜本的な見直しが必要です。ただ具体的な進め方が分からず、ただ課題を放置しているだけの現場が多いです。
DX-Signは書類の電子化のみならず、あらゆる医療DXの課題に選任のスタッフが対応します。
DX推進にお困りの場合はぜひ当社のDXトータルソリューションをご活用下さい。
ご相談はお気軽に。

期間限定

キャンペーン中

有料プランの機能すべてお試しいただけます。

PC・スマホ画像

記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

株式会社クロスベイターマーケティング部 時田・秋山

 
このライターの記事一覧を見る

プランを選択

Freeプラン
おすすめ
無料キャンペーン
(Normalプラン)