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【未導入】電子契約の締結を依頼されたらどうすればいい?具体的な方法とよくある疑問についてご紹介!

電子契約を導入する企業が増えていく中、自社は未導入であるのに電子契約での締結依頼を受けた、というケースも増えてきているようです。
DX-Signでは、締結の依頼を受けた企業様への無償ご相談会も承っておりますので、未導入の企業様からご質問をいただく機会も多くございます。
今回は、電子契約未導入の企業様が電子契約で締結を依頼された際に確認すべきポイントや具体的に進めていくための方法や、よくあるご質問についてわかりやすく解説いたします。

電子契約とは

電子契約

電子契約とは、オンラインで完結できる契約締結の方法です。
オンライン上に契約書のPDFデータをアップロードし、当事者が電子署名を施すことで契約締結するものです。
電子署名とは、書面契約における押印に代わるもので、電子署名を施した本人と、電子署名を施した書類が改ざんされていないこと(非改ざん性)を証明することができるものです。
メールで受信した契約書面に対し、かんたんなクリック操作のみで電子署名を施し、契約締結することができますので、契約締結にかかる時間を大幅に短縮することができます。
また書面契約と異なり、印刷や製本、あるいは印紙を貼り付けるといったことも必要なくなりますので、コスト削減効果も大きいのが特徴です。

立会人型

電子契約は、電子署名の付与の仕方によって2つの方法がございます。
広く普及しているのが立会人型と呼ばれる電子契約サービスです。
立会人にあたる事業社が、契約当事者の指示のもとで電子署名を付与する方法です。
文章で表現しますと面倒に感じるかもしれませんが、契約書面を確認した後は、簡単なクリック操作で電子署名が付与されますので、未導入の企業にとっても使いやすいのが特徴です。
メール認証により本人確認を行うことが一般的です。

当事者型

一方、当事者型の場合は契約当事者自らが必要となる機器やICカード等を手配し手続きを行うというものです。
未導入の企業にとっては、手続きに必要な確認項目も多く面倒に感じる方も多いかもしれません。

締結前にやること

やること

では、電子契約での締結を依頼を受けた際に締結を進める前にご確認いただきたいポイントについて解説いたします。

書類の種類を確認

まずは法令に沿って、電子化が認められているか確認が必要です。
デジタル化に関する法改正が整備され、ほとんどの契約書は電子化することができますが、書類の種類によっては電子化が制限されている場合もございます。
例えば、書面化が必須の義務とされている契約書として、「事業用定期借地契約」「企業担保権の設定又は変更を目的とする契約」「任意後見契約書」「特定商取引の契約書面(※2023年6月に改正)」があげられます。
また、建設工事請負契約の「請負契約書」や、雇用者との「労働条件通知書」のように、相手方からの承諾や希望を前提として電子化が認められているものもございます。

電子での締結依頼があった時点で少なくとも送信者側の法的部門でのチェックは行われているものと解釈されますが、念のため確認できるようにしておくと良いでしょう。

また契約書面の文章そのものにおいても、電子化に適した表現となっているか確認しておく必要もございます。「署名捺印のうえ」や「記名押印のうえ」といった表現は電子契約ではあまり適しておりません。

取引先への信用はあるか

契約には、当事者同士の権利と義務を発生させる効力がございます。
締結しようとする取引先の信用度や与信などは社内のルールに沿って確認するようにしましょう。
電子契約は簡単な操作で手続きができるからといって、安易に操作して締結を終えてしまうのはおすすめできません。
取引先の信用に問題が無い場合でも、実印と印鑑証明書で対応していたような重要且つ厳格な契約行為においても、社内で対応可能かを確認すべきです。

社内規定の確認

社内の規定に従うと電子契約で締結ができない、という可能性もございます。
その為、押印捺印に関する規定や、印章管理に関する規定に違反していないか確認する必要がございます。
場合によっては、電子契約に沿った形での社内規程の変更が必要となります。

取引先が利用するサービス内容の確認

利用するサービスがどのようなものであるのか確認しましょう。
冒頭ご案内しました「立会人型」「当事者型」の違いはもちろんですが、どのような形で契約書を確認できるのか、どのように締結完了となるのか、操作する際のマニュアルなど、事前に押さえておくべきポイントはたくさんございます。
面倒な手続が多かったり、締結にあたって不安の残る電子契約サービスでしたら、締結する側へ違う電子契約サービスで進められないか打診してみても良いでしょう。
受信する側にとっても利用しやすくサポートも充実している電子契約サービスの方が、安心してお手続き進めて頂けるかと思います。
法的な観点では、当事者すべての電子署名と締結時の認定タイムスタンプが付与されるサービスであるかも重要な確認ポイントです。
電子署名は契約における「当事者」と書類の「非改ざん性」を証明するために必須の機能ですし、認定タイムスタンプは契約締結が「いつ」のものであるかを証明するうえで重要です。

締結後にやること

事前の確認を終え無事に締結した後はどのような点に注意すべきでしょうか。
締結後にやることについても解説いたします。

正しい方法で保存する

改正電子帳簿保存法(電帳法)では、電子取引に該当するものは電子保存する必要がございます。
電子契約書も電子取引における対象書類となりますので、どのように保管・管理するのか、この機会に社内で検討してみるのも良いでしょう。
電子契約サービスでは、電帳法に沿った書類の管理機能が付いているサービスもございます。
無料のトライアルなどで試してみて、自社でも電子契約の導入を進めてみるのもおすすめです。

電帳法については以下のコラムで詳しく解説しておりますのでよろしければご参考ください。

締結する際の注意点

注意点

電子契約で契約締結を実際に行う際にご注意いただきたいポイントについても確認しておきましょう。

アカウント登録が必要な場合もある

電子契約サービスの中では、契約の相手先となる受信者側でもアカウント登録を求められる場合もございます。
この場合は、アカウントの開設や必要な社内手続きに時間がかかってしまい、締結が滞ってしまう可能性もございます。
アカウント登録が必要なサービスの場合は、早めに社内の調整を進めていただくか、依頼をいただいた企業様へ、アカウント登録不要な電子契約で対応いただけないか問い合わせるようにしましょう。

当事者型には電子証明書の費用がかかる

当事者型の電子契約の場合は、契約者となるご自身で必要な電子証明書などを用意しておく必要がございます。
その際には取得に所定の費用が発生する場合もございます。締結時に必要なものとなりますので、事前に確認をしておき締結の操作をするまでに準備しておくようにしましょう。

受信者側のよくある質問

質問

最後に受信者様からよく寄せられるご質問にお答えします。

Q1:受信者も操作マニュアルをもらえるのでしょうか。

はい。基本的にマニュアルが用意されているサービスがほとんどなので、締結の前に取引先かサービス事業者に確認しておくとよいでしょう。
DX-Signのように受信者様専用にカスタマイズしたマニュアルを用意している事業者もあります。

Q2:アカウント登録をしないと締結ができないのでしょうか。

いいえ。DX-Signのように、アカウント登録が不要で締結可能なサービスもございますので、そのようなサービスであれば登録は要りません。サービス提供者によってアカウント登録の有無は異なりますので、気になる場合は担当者にご確認ください。

ただ、アカウント登録をすれば締結後の書類が便利に保存できたり、ご利用可能な幅が広がることがございます。よって、無料で作成できるアカウントであれば試しに登録してみるのもおすすめです。

Q3:締結後の書類の正しい保存方法が分かりません。

電子帳簿保存法(通称、電帳法)対策を意識した保存方法を心がけましょう。電帳法とは国税関係の帳簿や書類を電磁的記録で保存する際に守るべきことがかかれた法律で、該当書類はその定められた区分の中で保存しなければなりません。
電子契約で契約した書類を受け取った場合は「電子取引」区分に該当し、特に「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目を検索で取り出せるように電子上に保存しておく必要がございます。
よって、もし社内にそのように保存できるツールが無ければ、外部の文書管理ツールや電子契約ツールを検討してみてください。無料で使えるツールもございますのでまずは試してみることをおすすめします。

DX-Signは改正電帳法に対応した電子契約サービスです。電帳法の解説やDX-Signの文書管理機能については以下にて詳しくご紹介しておりますので合わせてご覧ください。

Q4:複数の取引先から違う電子契約サービスで依頼が来ました。その際、それぞれの締結書類を一つの場所に管理しておきたいのですが可能でしょうか。

可能です。ここでは主に3つの方法をご紹介します。

①文書管理ツールで管理
外部の文書管理ツールを使い、締結した書類はその中に保存するという方法です。今の時期、文書管理ツールを検討される場合は、電帳法対策として検索項目が充実しているものを選ぶようにしてください。

②電子契約サービスのアカウントを作成して管理
無料の電子契約サービスのアカウントを1つ作成し、そこにまとめて保管する方法です。
ただし、アカウントを作っても基本的にそのアカウントで締結した書類しか保存はできません。
例えば、Aサービスのアカウントを作っても、Bサービスで締結した書類はAサービスには保存できません。他社の書類も保存したい場合は「インポート機能」を使う必要があります。この機能はオプションとしている所もありますので慎重に利用してください。

③自社のやり方で管理
パソコン上の会社の共有ファイルに保存しておく方法もあります。
ただし、社内で保存上のルールを定めておかないと、統一感なく保存されてしまい過去の文書の確認が困難になります。さらに今後は電帳法を意識した保存方法が求められますので、もし社内に有効なツールがないようでしたら、ぜひ文書管理ツールを検討してみてください。

Q5:締結にあたり、受信者側に費用が発生する場面はあるのでしょうか。

いいえ。基本的に受信者様が負担する費用はございません。
ただし、当事者型の電子契約の場合、電子証明書を取得するにあたり費用が発生します。通常発行者が負担することが一般的ですが、誰が負担するのかを予め確認しておいた方が安心です。

まとめ

電子契約の普及と合わせて、電子契約で締結したいと依頼を受ける場合も、予め確認しておくべきポイントを押さえておくことで関係部門との調整も進めやすく手続きしやすいかと思います。
また電子契約サービスを導入しておくメリットも大いにございますので、締結の依頼を受けたことをきっかけとして、自社での導入も検討してみるのも良いでしょう。
DX-Signであれば、無料でのお試しも可能となります。その他、運用面や導入にあたってのサポートは無償で行っておりますのでお気軽にお問合せください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

株式会社クロスベイターマーケティング部 時田・秋山

 
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