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基本契約書とは?作り方から必要な理由まで解説

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基本契約書とは?作り方から必要な理由まで解説

基本契約書とは?作り方から必要な理由まで解説

今回のテーマは「基本契約書」です。
以前、契約書に関連するテーマとして契約締結日を題材に、そもそも契約書とは、といった観点も含めてご紹介しておりました。
(参考)契約締結日とは?定義から契約締結で注意する点まで解説
よく見られているコラムでも上位に来る事が多く、コラムをご覧いただいたお客様からは、契約書の書類作成に関してお問い合わせや資料のご請求も多く頂戴しております。
そこで、「契約書」「書類」「作り方や必要な理由」といった内容について、基本契約書をテーマにしながらご紹介できればと考えました。
お取引の基本となる契約書で大切な役割がございます。注意すべきポイントなどについてもご案内させていただきます。

基本契約書とは

基本契約書とは?作り方から必要な理由まで解説

「基本契約書」を一言で言うなら、取引の相手方と継続的な取引を行う際に締結する契約書、と言えます。
同じ取引相手と反復継続して行われる個々の取引において、共通で適用される内容をあらかじめ事業者間で合意しておく為の契約書です。
毎回の個別な取引ごとにその取引に定めるべき事項をまとめ、作成し、締結していくのは業務効率が低下しますので、予め、共通事項については基本契約書に定めておき、それ以外の個別の内容について「個別契約書」で定めていくというものです。
そうする事で、例えば、個別契約書にて実際に取引する内容を明示したり、発注書や発注請書にて個別契約を成立させたりする事が容易となります。その結果、取引も迅速に行うことができますし、取引先との契約条件などの管理もしやすくなるといったメリットもございます。
基本契約書も含めてですが、「契約書」という「書類」の性質上、抑えておくべきポイントについて、コラム:『契約締結日とは?定義から契約締結で注意する点まで解説』で一度ご紹介いたしましたが、ここでも簡潔に契約書の書類の性質上、記載すべきポイントについておさらいしておきます。

「契約書」には権利と義務を記載

本来、契約というのは口約束であっても当事者同士の意思表示をもって成立します。
契約書をあえて締結しておくには重要な目的がございます。
その一つが「権利」と「義務」を記載し明確にしておくという点です。
契約行為では当事者間で少なからず、「権利」と「義務」が発生します。自社の権利と義務は何か、相手方へ求める義務や相手方の権利は何か、という観点を記載するという点を抑えておく必要がございます。

「契約書」には紛争やトラブルを防止し、紛争を解決する基準を記載

「権利」と「義務」についてまとめたとはいえ、何かしら要因として紛争やトラブルが発生する事も想定されます。
こういった想定される「リスク」をカバーする為にも契約書は重要な役割を果たしております。
契約書に記載する項目として、紛争やトラブルを防止するための事項や紛争を解決する際の基準について明示しておく事も大切です。
リスクをカバーする為の書類としても、しっかりと契約書の記載事項を確認しておきましょう。

「契約書」には裁判における証拠として適用されるように記載

リスクをカバーするように記載しても、最終的な紛争の解決手段としては裁判がございます。
契約書は裁判所への証拠書類としても大切です。よって、裁判官でもわかる言葉を使って記載するというの大事なポイントです。
業界で特有な用語などもあるかもしれません。このような用語へ定義を規定するなど、証拠として適用されやすいよう意識して記載する事が大切です。

「契約書」「書類」についてもっと詳しく

契約書というビジネスにおいて大切な書類を作成するには様々な注意点がございます。
上記のような記載事項を意識いただくだけでもある程度の要件は満たせるかもしれませんが、もっと詳しく確認したいという方へ向けて、無料でダウンロードいただける資料もご用意しております。
下記より無料でダウンロード頂けますので宜しければご参照ください。

取引時に基本契約書を作成すべき理由

ではお話を「基本契約書」に戻しましょう。
なぜ、取引において基本契約書を作成する必要があるのでしょうか。
実は、基本契約書は必ず作成しておかなければならない、というわけではございません。
それでも作成し締結しておく主な目的は、継続取引における業務の効率化と取引の迅速対応、契約内容や条件の管理、といった観点がございます。
継続取引における取引コストを削減し、契約条件の管理を容易にする、といった点が作成する理由として大きなポイントとなります。

基本契約と個別契約の違い

では、「基本契約書」と「個別契約書」の違いについても詳しくご案内いたします。
繰り返しにはなりますが、基本契約にて定めるのは取引における共通事項です。継続取引を前提とした場合に、共通で取り決めておくべき事項をまとめたのが基本契約書です。例えば、支払い方法や支払期限など毎回同じ内容になるであろう事項を取り決めておく役割がございます。
それに対して、個別契約では、取り引きの個々における具体的な内容を定めるものです。例えば、注文する商品の具体的な内容や個数、納期など、個々の内容で変わる項目を明確にする役割がございます。
また、個別契約書と基本契約書の関係性については、基本契約書の条項で定めておくのが一般的です。個々の取り引きの中では、基本契約と個別契約に矛盾が生じる場合も考えられます。その場合に、「個別契約に基本契約との矛盾がある場合は個別契約の内容を優先するものとする」といった規定をしておく事で、その関係性を明確にし、取り引きを円満に進める事ができます。取り引きを迅速化し柔軟に対応するには、個別契約を優先する記載が適します。
しかし、個別契約を優先する事で、現場の担当者により自社にリスクのある取り決めがなされたりする可能性も否めません。契約書はリスクをカバーする目的も大切ですので、このように想定されるリスクへも対応できるよう確認のうえ、基本契約書と個別契約書の作成を進めるようにしましょう。

基本契約書の作成方法

基本契約書とは?作り方から必要な理由まで解説

基本契約書の作り方ですが、以前にコラム:『契約締結日とは?定義から契約締結で注意する点まで解説』でも、契約書作成のポイントについてはご紹介をさせていただきました。今回のコラムのテーマは「基本契約書」についてですので、基本契約書の作り方にフォーカスして、まずは記載すべき項目を以下にまとめさせていただきます。

作成方法①記載すべき項目例

①契約の目的
②適用範囲
③個別契約の成立
④納入及び検品(検収)
⑤所有権の移転
⑥危険負担
⑦代金支払
⑧契約不適合責任
⑨期限の利益喪失
⑩秘密保持
⑪契約の解除
⑫損害賠償
⑬契約期間
⑭中途解約
⑮合意管轄

作成方法②製本と契印、割印

基本契約書は上述の通り、記載事項が多岐に渡る為、複数枚になる場合がございます。
契約書のページが複数になる場合は製本テープなどで袋とじ(製本)しておく必要もございます。
製本は、契約書を本のような状態に留める作業です。袋とじした部分へ押印する「契印」により契約書の改ざん防止が大きな目的となりますが、製本しない場合は押印する箇所が各見開きページ単位になってしまう為、作業効率の観点でも製本と契印は大切な役割となる作成ポイントです。
また、2部以上になる契約書へ、同一ものとして示す役割を果たす割印がございます。複数の契約書にまたがって押印する事で、文書が離れても、印鑑が半分ずつに残り、その同一性や関連性を証明する事ができるという、契約書の作成プロセスの一つです。
印鑑が二つに割れる事から「割印」と呼ばれます。
契約書は取り引きにおいて大切な書類となりますが、契約書という書類を作成するにあたっては上述のようないくつかの抑えるべきポイントがございます。

作成方法③収入印紙を貼り消印をする

継続的取引の基本契約書として、売買取引基本契約書、代理店契約書、業務委託契約書などを締結する場合は、印紙税法に定められる課税文書の第7号文書に該当し、収入印紙の貼付けが必要となる場合がございます。
課税文書に該当した場合は、収入印紙を貼り、消印をする事で納税の義務を果たす事ができます。課税文書に該当する契約書へは収入印紙を貼る事と、消印をする事を忘れないようにしましょう。
なお、課税文書の定義や収入印紙が必要となるケース、不要とできる場合、など以下のコラムでもご紹介しておりますので宜しければご参照ください。
(参考)契約書に収入印紙は必ず必要?条件や金額について解説!

民法改正による基本契約書への影響

基本契約書とは?作り方から必要な理由まで解説

2020年4月に改正民法が施行され大きな話題となりました。
その際に基本契約書への影響もございましたので改めてそのポイントについて2点ほどご紹介いたします。

瑕疵担保責任(契約不適合責任)

改正前の民法では「瑕疵担保責任」という言葉が使われておりましたが、改正民法より「契約不適合責任」と表現が改められております。
契約不適合とは、取り引きにおける納品物の品質などに問題があった場合や数量の不足などがあった際に、売主が負担する責任です。改正民法で、「瑕疵」という表現は使われなくなり、また、品質不良や種類違い、数量不足があった時に、追完(履行の追完)する方法について買主の権利を制限する規定が設けられたりしております。
後者について、具体的には、改正民法第562条1項但書の規定となります。
「売主は買主に不相当な負担にならない範囲で、買主が請求した方法と異なる方法による追完をすることができる」とされますので、買主として基本契約書を作成する際には適用しない旨を記載するなど注意が必要です。
以下の記載例の末尾のように、契約不適合責任の条項へ追記しながら、履行方法や減額請求、損害賠償や契約解除について定めたりしておきます。

(記載例)
第〇〇条(契約不適合責任)
甲は~中略~乙に対し~中略~
民法第562条1項但書は本契約には適用しない。

危険負担

危険負担とは、双務契約において一方の債務が履行できない場合に、もう一方の債務についてどちらが負担するかを定める論点となります。
双務契約とは、2つの債務それぞれが対価関係にある契約で、危険負担により、当事者双方の責に帰することができなり事由によって債務を履行することができなくなったときについての処理を定めます。
民法改正でのポイントとしては、債権者主義を廃止し、すべて債務者が負担する事になった点と、危険の移転時期について「引き渡し時」と明文化されたという点です。
危険負担の債権者主義とは、消滅しなかった他方の債務が消滅せずに、債権者が危険を負担する事を意味しており、買主は取り引きにおける目的の商品に天災などがあって入手できなかったとしても、代金を支払う必要がございました。
改正民法により、この債権者主義は廃止されております。ただし、危険の移転が引き渡し時と明文化されますので、引き渡された後の天災による破損などは買主側の責任となります。

基本契約書における様々な負担

基本契約書を作成する際に、どちらが負担するのか、というコスト面も確認すべき点としては重要です。
例えば、前述した印紙代などです。その他にも、送付する際の郵送代や返送時の郵送代、といったのも金額の大小はございますが経費に変わりはありません。
契約を締結する際には、このような様々負担についても予め取り決めておく事も大切かもしれません。
なお、このような印紙代や郵送代などの物理的コストを削減する方法として電子契約サービスや電子署名による契約締結を導入するのもポイントです。

電子署名導入のポイント

電子契約サービスとは、電子署名という暗号化処理により、書面契約における押印と同様の法的効力をもたらす事ができるクラウト型の契約締結サービスです。オンライン上ですべて簡潔できますので、押印の為の出社などの必要性はなく、わずか1分ほどでの契約締結も実現可能です。
更に、電子化する事で印紙代も削減できますし、郵送にかかるコストも不要となります。
基本契約書における様々な負担について検討するのが面倒、というのであれば、電子契約サービスを導入し、電子署名によって契約締結を進めるのもお勧めです。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

電子契約サービスをはじめるなら、DX-Signがおすすめです。
DX-Signでは、電子署名やタイムスタンプ、電子印鑑や文書管理といった、電子契約に必要な機能はもちろん、契約書への権限設定や紙の書類のインポート機能といった、より便利に電子契約を利活用できる機能が標準搭載されております。
更に、有料のプランであっても、実質2カ月間は無料で利用できたり、契約件数がそもそも少ない、という企業様に向けた無料プランなども充実させていたり、電子契約の導入検討初期に大変おすすめなサービスです。
無料でお試しいただく前に、ますは資料で詳しく確認したい、という方は以下より無料でダウンロードいただける資料もご参照いただければと思います。

まとめ

基本契約書をテーマに、契約書という書類を作成する際のポイントであったり、基本契約書の役割と注意事項についてご紹介いたしました。
基本契約書は取引の基本となる契約書ですので取り交わす機会も多いかもしれません。面倒な手続きや業務の時間短縮、負担するコストの軽減、の為には電子契約サービスの導入がお勧めです。
この機会に一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

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ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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