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出納帳とは?書き方や作成する必要性・メリットを解説

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出納帳とは?書き方や作成する必要性・メリットを解説

出納帳とは?書き方や作成する必要性・メリットを解説

今回のテーマは、契約業務や法律、電子契約とは少し離れて「出納帳」について解説したいと思います。
電子帳簿保存法では出納帳といった帳簿書類に関しての電子データとしての保存の要件や保存方法について定めております。
契約業務の電子化を推奨しておりますDX-Signでも関連した問合せをいただく機会もございましたので、今回、出納帳をテーマに解説できればと思いました。

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出納帳とは?

事業においては人の管理や物の管理の他に必要となる「お金の管理」がございます。
出納帳は、現金の管理のために、会社や事業におけるお金の入出金を記録する帳簿です。
いつ、どこで、何の目的で、そのお金が流れているのか、正しく把握しておく事は事業の経営にとってとても大切なことです。
そこで使用されるのが出納帳という帳簿となります。

出納帳は2種類に分けられる

出納帳を区分するとすれば大きく2種類に分けることができます。
ここでは、「現金出納帳」と「預金出納帳」について解説させていただきます。

①現金出納帳

現金出納帳は現金の流れを管理する帳簿となります。
わかりやすい例ですと小売店等のレジや金庫でしょうか。入出金のあった日付ごとに、勘定科目や適用、収支について記載するものです。
現金売上における流れ以外にも、預金を引き出して金庫に入れたりする際にも、そのお金の流れを記載しておきます。

②預金出納帳

現金出納帳が現金の管理をするのに対し、銀行口座における入出金を記載し管理するのが預金出納帳となります。
記載する内容としては、現金出納帳と変わりはないのですが、会社によっては銀行口座を複数設けてたりしますので、その場合は、口座別に預金出納帳を作成し管理するという点を注意しましょう。

出納帳を作成する必要性

出納帳とは?書き方や作成する必要性・メリットを解説

出納帳は、事業の状況をお金の流れの面で把握するにあたって必要な帳簿となります。
帳簿には出納帳の他に代表的なものとして、売掛帳や買掛長、固定資産台帳などがございますが、確定申告で使用したりする際の資料としても必要となって参ります。
ここでは、出納帳を作成する必要性についていくつかご紹介いたします。
まずは、お金の流れを可視化する為の帳簿であるという点です。
家庭で言えば家計簿になりますが、現金が思っていたよりも不足している、何に使ってしまったのか思い出せない、というように日々動きのあるお金について、記録がなければ曖昧な状態になってしまうという問題がございます。
また逆に管理できていれば、毎月どのような現金を必要とするのか、どのような収支があるのかと、予測を立てながら運用していく事が可能となります。
現金取引が多い場合は特に、お金の流れを可視化する為に、現金出納帳を作成する必要がございます。
また、社内の不正防止にも出納帳を作成する必要性もございます。
帳簿上の残高と現金の残高の確認は不正の早期発見につなげられます。また管理された状態であれば不正の抑止効果も期待できます。
どのように注意しても人間である以上、社員の不正の可能性をゼロにはできないかもしれません。不正を防止し会社と社員を守る為にもしっかりと出納帳を作成し管理するようにしましょう。

出納帳の書き方

出納帳とは?書き方や作成する必要性・メリットを解説

それでは出納帳の作成について、項目ごとに書き方を見てみましょう。

日付

現金の動き方には入金と出金がございます。
日付の箇所へは、入金(収入)であれば現金を受け取った日付を記入し、出金(支出)であれば現金を支払った日付を記入します。
現金出納帳の日付は、動きのあった日付を記入するものであり、領収書の記載日付とは異なる場合がある点について注意しましょう。
また、記入は日付順に行い日付が前後することのないようにしましょう。

勘定科目

現金を動かした内容を示すための会計科目を記入するのが勘定科目です。
入金(収入)であれば売掛金、出金(支出)であれば旅費交通費や消耗品費、水道光熱費、などがございます。会社での会計基準に従い記載するようにします。

摘要

摘要は具体的な取引の内容となります。
勘定科目で書いた内容を更に具体化したり、取引先や支払先について明記したりします。
後から振り返ってわかるような言葉で記載しておくのがポイントです。

入金

収入金額を記載します。
売掛金を現金回収した場合などに使用します。

出金

支出金額を記載します。
支払いなどで現金で実際に支出した金額を記入します。

残高

入金や出金等の取引の結果による残高を記入します。
こちらの残高の金額と実際の現金の残高が一致する事が必要となります。
帳簿の残高と実際の現金残高がずれている場合は、記帳に漏れがないか、誤りがないか、あるいは現金の受け渡しで誤りがなかったか、調査確認する必要がございます。
調査の結果、金額が合わなかった場合は、科目に現金過不足と記載し実際の現金残高と帳簿の残高を合致させ、決算処理においては雑損失、雑収入として処理する事になります。

出納帳の作成方法

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会計用ノートを利用して作成する

会計用のノートで現金出納帳を作成している方もいらっしゃいます。
簡単で手軽に作成できますが、電卓での計算にミスがないかなどの確認は、より必要となって参ります。
ミスが発覚した場合の訂正も書き直すのが面倒だったりしますので、現金取引が多い場合には不向きな作成方法かもしれません。

アプリや会計ソフトを利用して作成する

表計算ソフトのエクセルでも簡単に作成する事ができます。無料のテンプレートも様々用意されてますので手軽に記帳をはじめられます。
PC以外でもスマホやタブレットなどの端末からも記帳するには専用の会計ソフトを利用するのも良いです。月額の固定費が発生したりはしますが、ミスの低減や作業効率の向上には良いツールとなります。

出納帳を記入する際の注意点

出納帳とは?書き方や作成する必要性・メリットを解説

残高マイナス

現金の流れを管理する現金出納帳の場合は、残高がマイナスになるという事はございません。
記帳に誤りがないか、マイナスになるという場合にはよく確認する必要がございます。
また、そもそも帳簿上の残高と現金の残高に差異がないか、記帳しながら確認するのも大切です。

科目の誤り

勘定科目についても、認識の違いであったり誤った記載がされていないか注意するようにしましょう。科目ごとの管理ができるように、前月と当月で同じ内容の経費処理があるのであれば、同じ勘定科目で記載しておくなど、運用を徹底するのも大切です。

日付の順番

現金出納帳の場合は、日付が大切になります。日々の現金の流れですので日付順に記帳していくという事を徹底する必要がございます。作成方法として表計算ソフトや会計ソフトを利用しているのであれば、行の挿入や並び替えが容易ですが、会計ノートなどで作成している場合には特に注意が必要となります。
日々の貴重漏れが無いようにする事で日付の順番を徹底していく事ができます。

まとめ

お金の管理は事業を適切に経営していくにあたってとても大切です。
その為に出納帳はその役割とルールをしっかりと認識し作成していくようにしましょう。

お金の流れを可視化し、記録として振り返る事ができ、将来の収支予測や社内の不正防止にも役立ちます。
しっかりと出納帳でお金の管理ができるよう、自社に最適なツールをご用意いただければと思います。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

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ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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