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商業・法人登記のオンライン申請とは?法務省が指定する電子契約サービスと電子証明書についても解説!

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商業・法人登記のオンライン申請とは?法務省が指定する電子契約サービスと電子証明書についても解説!

商業・法人登録のオンライン申請とは?法務省が指定する電子契約サービスと電子証明書についても解説!

電子契約サービス「DX-Sign」にて合意締結することによって付与される、サイバートラスト株式会社発行の電子証明書が、法務省の商業・法人登記のオンライン申請に利用可能な電子証明書として追加されました。
法務省指定のリストに指定された事により、DX-Signをご利用いただき電子署名を施した契約書面や取締役会議事録の電子ファイルを、法人・商業登記のオンライン申請の添付書類として提出いただく事が可能となります。
よって、取締役会議事録等においても「DX-Sign」をご利用いただく事ができます。
今回は、DX-Signにて電子署名を付与したPDFファイルを、商業・法人登録での添付書類として申請いただく際の注意点について解説いたします。

商業・法人登記とは

商業・法人登録のオンライン申請とは?法務省が指定する電子契約サービスと電子証明書についても解説!

株式会社や一般財団法人など、法人格を有する団体が、その法人名称や役員の氏名、所在地などを公示するための制度として商業・法人登記がございます。
そもそも登記とは、個人や法人が持つ権利や義務などを公示する制度をいい、「不動産登記」「商業登記」「法人登記」「債権譲渡登記」などが、それぞれ法律により定められております。
その中にある商業登記は、民法や商法によって規定されており、会社の設立時や会社の情報に重要な変更があった場合に行う登記となります。
そして法人登記は、会社以外の一般社団法人や一般財団法人、医療法人社団・学校法人などが法人を設立する時や法人情報へ重要な変更を加える場合に行う登記となり、民法や法人法にて規定されております。
登記申請後は法務局の審査を経て登記簿謄本に記録される事になり、企業や法人は、法務局より登記事項証明書の発行を受けることができます。

商業・法人登記のオンライン申請とは

商業・法人登録のオンライン申請とは?法務省が指定する電子契約サービスと電子証明書についても解説!

商業登記は書面による申請の他、オンラインでの申請も可能となっております。
申請に必要な要件や流れについてみてみましょう。

オンライン申請に必要な要件

オンライン申請では、申請書のほかに登記事項の証明として添付書類の提出が必要となります。
本店移転であれば、その変更を決議した取締役会の議事録などを提出します。
そして、これらの添付書類は登記事項を証明する為の書類となりますので、データが改ざんされていないことを確認できるように、法務省が定める電子証明書が必要となります。
取締役会議事録であれば、取締役を含む全員の電子署名と法務省が指定する商業登記電子証明書が必要な要件となっております。

オンライン申請の流れ

商業・法人登記をオンライン申請するには、まず事前準備として、申請用総合ソフトをインストールします。申請用総合ソフトは「登記・供託オンライン申請システム」のホームページからインストールいただけます。
申請用総合ソフトをインストールしましたら、申請用総合ソフトを軌道しログインします。
次に、申請情報の作成画面で必要事項を入力していきます。
そして、申請書情報に添付する書面へ申請用総合ソフトにて電子署名の付与を行います。この際に、電子証明書を取得しておく必要があり、使用できる電子証明書については法務局のホームページで定められておりますが、DX-Signによって締結した際に付与されるサイバートラスト株式会社が発行する電子証明書も使用することができるようになりました。
商業・法人登記のオンライン申請にあたっては、添付書類へDX-Signを通じて電子証明書を発行いただければと思います。

商業・法人登記をオンラインで行う際の注意点

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DX-Signの電子証明書発行を商業・法人登記のオンライン申請でご利用いただくにあたって、以下の点にご留意いただきますようお願いいたします。ご利用の際はご注意願います。

商業登記電子証明書による電子署名を行う

添付書類として取締役会議事録を提出する場合は、DX-Signで署名した電子ファイルに商業用登記署名を上書きしていただく必要がございます。流れとしましては、代表者を含む取締役や監査役がDX-Signを通じて電子署名をし合意締結完了の状態にします。
次に、先ほどオンライン申請の流れでご紹介しました、申請用総合ソフトを使用して、商業登記署名を上書きいただきます。
詳しい方法は法務省のホームページでご確認いただければと思いますが、無料の申請用総合ソフトをインストールしご利用いただくようお願いいたします。

取締役個人の実印や電子証明書提出が必要な場合がある

オンライン添付書面に市町村の印鑑証明書が必要とされているものや添付書面に認証者の認証が必要とされている場合は、従来型の方法で、取締役個人の実印、または個人の電子証明書提出が必要となってまいります。例としては、代表権を持つ取締役になる際の就任承諾書などです。
こちらは詳しくは法務局等でご確認いただければと思います。

まとめ

登記や行政上の手続きにおいてもオンライン化は進んでおります。
オンライン化はペーパーレス社会の実現にもつながり企業においても業務効率化等のメリットがございます。
DX-Signは電子契約サービスを通じペーパーレス社会やオンライン化の進む社会へ貢献できるよう取り組んでまいります。
また商業・登記におけるオンライン申請においてもDX-Signまでお気軽にご相談ください。

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記事執筆者 / 記事監修者

DX-Sign メディア編集室

記事執筆者 / 記事監修者
DX-Sign メディア編集室
ITbook XCloud株式会社マーケティング部 時田

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